Alternativas a Sellsy en español: CRM y facturas
Las alternativas a Sellsy para una pyme que lleva clientes, presupuestos y facturas en español son tres: un programa de gestión comercial de suscripción, un CRM que se conecte con tu programa de facturación o un CRM a medida que prepare los presupuestos y las facturas. Sellsy es un programa de gestión comercial que reúne CRM y facturación. Funciona bien si quieres todo dentro de un mismo paquete.
La duda real no es la marca, sino cuántas piezas necesitas. Si tu facturación sigue unas reglas sencillas, un paquete cerrado sirve. Si cada presupuesto depende de una visita, un cálculo o una aprobación, conviene un sistema ajustado a tu proceso.
Por ejemplo, una empresa de reformas emite 25 presupuestos al mes y factura 12. Entre una cosa y otra se pierden horas copiando datos. Según Harvard Business Review (2011), las empresas tardaban de media 42 horas en contestar a un lead de internet.
¿Por qué buscan alternativas a Sellsy las pymes españolas?
El motivo habitual es el ajuste: el programa debe adaptarse a las costumbres del negocio, como el idioma, los impuestos, el soporte o el flujo de aprobación. Un paquete pensado para varios países obliga a ajustes que, en España, se notan en cada factura.
Por ejemplo, una gestoría con 8 personas en plantilla quiere que el presupuesto salga de la ficha del cliente y que la factura se cree con un clic al aceptarlo. Si hay que repetir datos en dos pantallas, el equipo vuelve a la hoja de cálculo. Los motivos más habituales de cambio son estos:
- La ficha del cliente no recoge los datos propios del sector.
- Las conversaciones de WhatsApp Business no quedan guardadas.
- El presupuesto y la factura exigen escribir lo mismo dos veces.
- El soporte llega en otro idioma o en otro horario.
Con 25 presupuestos y 12 facturas al mes, repetir 8 datos en dos pantallas suma 3 horas a la semana, y ni WhatsApp Business ni el calendario resuelven ese doble trabajo.
¿Qué opciones hay para llevar clientes y facturas en español?
La primera opción es un programa de gestión comercial de suscripción, un paquete con CRM, presupuestos y facturas ya integrados. La segunda es un CRM de ventas conectado con el programa de facturación que ya usas. La tercera es un CRM a medida que prepara presupuestos y facturas desde la propia ficha.
En la práctica, la segunda opción resulta práctica si tu contable ya trabaja con un programa concreto y no quieres cambiarlo. El CRM se ocupa de captar, contestar y hacer seguimiento, y la factura sigue donde está.
Puedes leer más en integrar el CRM con tu programa y en CRM o ERP. Con 100 clientes activos, la diferencia entre las tres opciones se nota enseguida en las horas de administración.
Por ejemplo, con 100 clientes, 4 usuarios y un contable externo, la segunda opción suele ser la más rápida de poner en marcha desde cero, con Excel como punto de partida.
¿Cómo se pasa del presupuesto a la factura sin repetir datos?
Se evita repetir datos cuando el presupuesto y la factura salen de la misma ficha. El presupuesto copia los datos del cliente y las líneas, y al aceptarlo se convierte en factura con un clic. Es lo que se puede construir según el caso, y lo explicamos en facturar desde el CRM.
Pongamos que un instalador envía 30 presupuestos al mes. El orden es este: 1) el CRM los registra con su importe; 2) avisa a los 3 días si el cliente no ha respondido; 3) al aceptar el presupuesto, crea la factura con la numeración de tu serie. Ningún dato se escribe dos veces.
Según el RGPD, solo debes guardar los datos que necesitas para esa finalidad. Una ficha ordenada ayuda a cumplirlo.
Por ejemplo, con 30 presupuestos al mes, la conversión automática ahorra 15 minutos por factura frente a copiar los datos a mano desde Excel.
¿Qué comparar antes de cambiar de programa?
La comparación es un repaso de seis cosas con un expediente real, de la primera consulta a la factura cobrada. Reúne a 2 personas durante 45 minutos y repasa un cliente de punta a punta, con las pantallas delante.
- Cómo entran las consultas: formulario, WhatsApp, llamada o Instagram.
- Si la ficha guarda las conversaciones y las llamadas.
- Cómo se prepara un presupuesto con líneas y condiciones.
- Cómo se pasa a factura y cómo se numera.
- Dónde se guardan los datos y cómo sales con ellos.
- Quién da soporte y en qué horario.
Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite escribir con plantillas aprobadas por Meta, así que el seguimiento de los presupuestos se prepara con ellas.
Por ejemplo, con 2 personas, 45 minutos y un cliente real, la comparación descarta enseguida lo que no encaja. Hazla con Google Calendar abierto y las citas del mes delante.
¿Cuándo compensa un CRM a medida con agentes de IA?
Compensa cuando tu forma de presupuestar y facturar tiene reglas propias y quieres que la IA haga el trabajo repetitivo. En un CRM a medida, los agentes de IA contestan el WhatsApp, llaman a los leads, los cualifican y agendan citas con Google Calendar, y la ficha guarda todo.
Por ejemplo, una empresa recibe 60 consultas al mes desde Meta. Cada una recibe respuesta en menos de un minuto, y los presupuestos pendientes aparecen en una lista que el equipo revisa cada lunes. La conexión con tu programa de facturación se puede construir según el caso.
En Kairux hacemos una videollamada de 45 minutos sin compromiso para ver tu caso. Antes, repasa CRM a medida con agentes de IA y CRM a medida o CRM estándar.
Por ejemplo, con 60 consultas y 20 presupuestos al mes, 1) la IA responde, 2) el CRM prepara el presupuesto y 3) el equipo revisa solo los casos dudosos.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con los presupuestos antiguos al cambiar de programa?
Los presupuestos antiguos son un histórico que conviene trasladar con cuidado. Los que siguen abiertos se cargan en el sistema nuevo con su importe, su fecha y el estado en que estaban. Los ya cerrados pueden quedarse como consulta, sin convertirlos en facturas nuevas.
Pongamos que un instalador tiene 60 presupuestos abiertos y 400 cerrados. El orden es este: 1) carga los 60 abiertos con su fecha; 2) anota el motivo de los que se perdieron; 3) revisa 10 de ellos a mano antes de apagar el programa anterior. Con Google Calendar, además, las visitas pendientes siguen en su sitio. Si un cliente acepta un presupuesto antiguo, el nuevo sistema lo convierte en factura con la numeración de tu serie, siempre revisada con tu asesor.
¿Cómo se numeran las facturas si cambio de sistema?
La numeración es una serie correlativa, y no debe romperse al cambiar de sistema. Lo habitual es anotar el último número emitido y continuar desde el siguiente en el programa nuevo, o mantener la serie en el programa que ya emite las facturas.
Imagina que cierras el año con la factura 480. El orden es este: 1) anota esa cifra; 2) haz una factura de prueba que no se envíe; 3) comprueba con tu gestor que la serie sigue sin saltos. Si dudas, consulta con tu asesor fiscal antes del cambio, porque las obligaciones de facturación las fija la normativa tributaria y no un programa. En Kairux, la facturación se plantea según el caso, y la numeración se revisa siempre con quien lleva tu contabilidad.
Con 480 facturas emitidas al cierre del año, por ejemplo, la siguiente es la 481. Hazlo siempre con tu asesor y deja anotadas 2 fechas: el último día del sistema anterior y el primero del nuevo.
¿Qué datos del cliente debe guardar un CRM con facturas?
Un CRM con facturas debe guardar el nombre o la razón social, el NIF, la dirección fiscal, el correo y el teléfono, además de la etapa y el origen de la consulta. Los demás datos dependen del sector y se añaden como campos propios.
Por ejemplo, una empresa de climatización añade el tipo de equipo y la fecha de instalación, y recibe un aviso a los 11 meses. El orden es este: 1) guarda lo imprescindible; 2) anota la base legal del tratamiento; 3) revisa cada año qué datos sobran. El principio de minimización del RGPD pide guardar solo lo necesario para la finalidad. Hay más detalle en CRM y RGPD, con ejemplos de lo que conviene pedir y de lo que mejor no recoger.
Un CRM con facturas es un sistema que guarda los datos fiscales del cliente junto a su historial. Con 200 clientes, la ficha mínima tiene 8 campos, y WhatsApp Business o el correo añaden el resto.
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