Cuánto cuesta un CRM a medida y de qué depende el precio

Cuánto cuesta un CRM a medida depende de lo que se construya, pero hay una referencia clara: la creación parte desde 2.000 € + IVA, una sola vez, y después hay una cuota mensual que depende de cada caso. Es un precio en dos partes, y conviene mirarlas por separado.

Un CRM a medida es un sistema construido para tu proceso, con agentes de IA dentro que contestan el WhatsApp, llaman a los leads y agendan las citas. El precio sube o baja según cuántas piezas lleve y cuántas conexiones con otros programas necesite.

Pongamos que dos negocios piden un CRM. Uno quiere fichas, embudo y asistente de WhatsApp Business. El otro quiere además permisos por rol, documentos con firma y conexión con su programa de facturación. El segundo cuesta más porque tiene más piezas, no porque cobremos más por lo mismo. Primero se lista lo que necesita cada uno; además, el paso 1 es contar durante 2 semanas los canales con WhatsApp Business.

¿Cuánto cuesta un CRM a medida y cómo se compone?

El precio de un CRM a medida es la suma de dos partes: la creación, que se paga una vez, y el mantenimiento, que se paga cada mes. La creación parte desde 2.000 € + IVA, y la cuota mensual depende de cada caso.

• Creación: diseño de fichas, etapas, avisos y asistente de IA.
• Conexiones: con el programa de facturación o gestión que ya usas, si hace falta.
• Mantenimiento: correcciones, mejoras, copias y vigilancia, cada mes.

Por ejemplo, un CRM sencillo para un equipo de 4 personas lleva menos piezas que uno con 12 usuarios y varios roles. Según el caso, el importe exacto se conoce tras la videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que vemos tu proceso. Por ejemplo, con 4 usuarios y WhatsApp Business conectado, la primera fase se prueba en 2 semanas.

¿Qué hace subir o bajar el precio?

Lo que hace subir o bajar el precio es la cantidad de piezas, las conexiones con otros programas y el número de roles. Cuanto más propio es el proceso, más se construye.

1. Número de etapas, campos y avisos que hay que diseñar.
2. Canales conectados: WhatsApp, Instagram, correo, llamadas.
3. Conexiones con el programa que ya usas.
4. Permisos por rol, documentos, firma y presupuestos en un clic.

Imagina un negocio que solo necesita contestar WhatsApp Business y dar citas en Google Calendar. Su CRM será más sencillo que el de otro que necesita cruzar oferta y demanda o buscar por dirección o teléfono. Todo eso se puede construir a medida, según el caso, y lo viable se ve en la videollamada. Por ejemplo, 3 canales y 2 conexiones, como el calendario y WhatsApp Business, suben el trabajo.

¿Hay que pagar por usuario?

El pago por usuario no es la norma aquí, a diferencia de una suscripción: el CRM a medida se crea una vez y la cuota mensual cubre el mantenimiento. Añadir una persona al equipo no multiplica la factura por sí solo.

En la práctica, un CRM de suscripción suele cobrar por usuario y por mes, y la factura crece con cada alta. Un equipo de 8 personas que paga por cada una suma una cifra anual considerable. En cambio, un CRM a medida mantiene una cuota según el caso, aunque cambie el número de usuarios.

La comparación honesta se hace a 2 o 3 años y con el número real de personas que usan el programa. Para ver otro enfoque, lee CRM a medida o CRM estándar. Por ejemplo, 8 personas con WhatsApp Business y Google Calendar conectados trabajan en el mismo sistema, según el caso, sin multiplicar la cuota por 8. En el punto 3, la cuota se revisa cada año.

¿Qué incluye el mantenimiento mensual?

El mantenimiento mensual es la cuota que cubre corregir fallos, mejorar el sistema y vigilar que todo funcione. Su importe depende de cada caso, según lo que se haya construido.

Primero se corrigen los errores que aparezcan; además, se ajustan las etapas y los avisos cuando el proceso cambia; por último, se vigilan las copias y la seguridad. Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor. El equipo del negocio no tiene que tocar nada técnico.

Aparte van las plantillas de Meta y los mensajes de más de WhatsApp Business, que paga el propio negocio, nunca sus clientes. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Para más detalle, lee el mantenimiento de un CRM a medida. Por ejemplo, si el negocio cambia sus etapas en 1 semana, el ajuste se hace sin rehacer las conexiones.

¿Cómo saber si el precio compensa?

El precio compensa cuando lo que ahorra o lo que vende supera lo que cuesta. Se calcula con números reales de tu negocio, no con medias, y se puede hacer en 30 minutos con tu equipo.

• Cuenta cuántos leads entran al mes y cuántos se pierden por contestar tarde.
• Calcula cuánto vale una venta media en tu negocio.
• Suma las horas semanales que se pierden copiando datos.

Según el estudio Lead Response Management (MIT e InsideSales.com, 2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Para profundizar, mira la rentabilidad de un CRM con IA y las preguntas antes de contratar un CRM. En Kairux lo vemos contigo en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, dentro del CRM a medida con agentes de IA. Por ejemplo, 20 leads sin respuesta al mes con una venta media alta pesan más que la cuota. Con WhatsApp Business y 30 minutos de cuentas en Google Sheets, el punto 1 sale claro.

Preguntas frecuentes

¿Hay un precio mínimo para un CRM a medida?

Sí, la creación parte desde 2.000 € + IVA, una sola vez, y después hay una cuota mensual que depende de cada caso. Es una referencia de partida, no un precio cerrado, porque cada proyecto lleva piezas distintas.

Para negocios que no necesitan un CRM, existe otra vía: el asistente de IA para WhatsApp e Instagram, desde 99 €/mes + IVA, con 1.000 mensajes de la IA al mes incluidos y sin permanencia. Primero se mide la necesidad; además, se prueba durante 2 semanas con 20 conversaciones reales; por último, se decide si compensa pasar al CRM. Las plantillas de Meta y los mensajes de más van aparte. Puedes ver todo en información y precios. Por ejemplo, con 30 conversaciones de prueba en WhatsApp Business se decide en 2 semanas. En el punto 1 se mide; en el punto 2 se compara.

¿Los datos son míos si dejo de pagar el mantenimiento?

La respuesta es que los datos de tus clientes son tuyos. Si decides dejar el mantenimiento, se acuerda cómo exportarlos y llevártelos, con contactos, notas e historial. Conviene aclararlo antes de empezar, y es una de las preguntas que merece la pena hacer a cualquier proveedor.

En la práctica, la exportación se hace en un fichero que puedes abrir en Google Sheets, y se revisan 30 fichas de muestra para comprobar que todo está. Según el RGPD, los datos personales exigen cuidado y respeto a quien los cede. En Kairux, los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas. Para más preguntas útiles, lee los requisitos de tu CRM en una página. En el paso 1 se acuerda; en el paso 2 se exporta; en el paso 3 se comprueba con 30 fichas. Con WhatsApp Business conectado, las conversaciones también se llevan.

¿Se puede empezar por algo más pequeño?

Sí, se puede empezar por lo esencial y ampliar después. Es la forma más prudente de invertir: una primera fase con fichas, embudo y asistente de WhatsApp, y una segunda con avisos, informes y conexiones, según lo que el negocio vaya necesitando.

Por ejemplo, en el paso 1 se pone en marcha el asistente con WhatsApp Business y Google Calendar; en el paso 2 se añaden las llamadas a los leads; en el paso 3 se conecta el programa de facturación. Cada fase se prueba con 10 o 20 mensajes reales antes de seguir. Así el equipo usa algo útil desde las primeras semanas y el gasto crece solo cuando el negocio lo pide. Todo funciona desde la primera semana.

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