Privacy Policy · Política de privacidad

Last updated: November 2026. · Versión en español

At Kairux we handle personal data with the utmost care and in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and Spanish Organic Law 3/2018 (LOPDGDD). This policy explains what data we process, why, for how long and what rights you have.

1. Data controller

Owner	KAIRUX TECH, SOCIEDAD LIMITADA
Trade name	Kairux
Tax ID (CIF)	B93933331
Registered address	Paseo de la Castellana 194, Piso 0, Puerta B, 28046 Madrid, Spain
Email	kairuxadministracion@gmail.com
Phone	+34 621 095 495
Website	https://kairux.es
Registration	Registered in the Madrid Companies Register (Registro Mercantil de Madrid), sheet M-895341, 1st entry, dated 13/08/2026
Activity	CNAE 6210 — Computer programming activities

2. What data we process and why

We use artificial intelligence models to score the interest of each enquiry and prioritise who to attend first. It is an aid to organise ourselves: no automated decisions with legal effects on people, or that significantly affect them, are made, and you can always ask to be attended by a person.

3. WhatsApp conversations of our clients

When a business subscribes to Kairux, we act as data processor for the conversations between that business and its customers: the controller is the business itself. We process those messages solely to provide the contracted service and following its instructions, under a data processing agreement (Art. 28 GDPR).

To provide the service, those conversations may be processed with the providers listed in section 5, including the artificial intelligence models that generate the replies and those that score the interest of each conversation to help the business organise itself.

If you are a customer of a business that uses Kairux and wish to exercise your rights over your conversations, please contact that business first. You can also write to us at kairuxadministracion@gmail.com and we will forward your request to the controller.

4. Retention periods

• Sales contact data: up to 1 year from the last contact, unless a relationship is formalised or you request deletion earlier.
• Client data: for the duration of the contract and 3 years after.
• Messages and conversations: 12 months, unless deleted earlier at the client’s request.
• Meta access tokens: deleted immediately when the account is disconnected.
• Connected TikTok accounts: the access tokens and account data are deleted immediately when the account is disconnected. The videos the client uploads for posting are deleted from our server as soon as they are sent to TikTok.
• Voice assistant calls: the voice provider does not store the audio and deletes the transcript after 30 days; in our system, the text and the summary are kept together with the rest of the conversation.
• Blocking: when data are no longer needed but may be required to handle possible liabilities, they are kept blocked for the legal limitation periods (for example, 5 years for personal actions, Art. 1964 of the Spanish Civil Code) and then deleted.
• Anonymised and aggregated data: no time limit, as they no longer identify anyone.
• Billing data: 5 years (Spanish General Tax Law) and 6 years (Spanish Commercial Code), as applicable.

5. Recipients and international transfers

We do not share your data with third parties unless required by law. We do use providers that act as data processors, with a signed contract and appropriate safeguards:

• Meta Platforms Ireland Ltd. — WhatsApp Business Platform (Cloud API), to send and receive messages.
• Meta Platforms Ireland Ltd. — ad measurement (Conversions API): if you send the form on our pages or create a free trial account and accept it, we tell Meta that you sent a request or started the trial, with your phone number, name or email hashed, so we know which ads work.
• Hetzner Online GmbH — infrastructure hosting, in data centres in the European Union (Germany).
• OpenAI Ireland Ltd. — language models that generate the assistant’s replies, transcribe voice notes and recorded sales calls, and analyse conversations (tags and content moderation).
• Anthropic PBC — alternative language models to generate the assistant’s replies.
• TypeSafe AI (Jev model) — scores the interest of each conversation and suggests the next step. It receives the text of the conversation and the summary of calls, without the phone number or email.
• Twilio — telephone network for the voice assistant calls.
• ElevenLabs — real-time voice and transcription for the voice assistant calls. It does not store the audio and deletes transcripts after 30 days.
• Google Ireland Ltd. — Google Calendar and Google Meet, to create and check appointments when the business connects its calendar; Gmail, for email; and Gemini, as the backup voice model for calls.
• Stripe Payments Europe Ltd. — payment processing.
• Tax and accounting advisers — compliance with legal obligations.
• Data protection consultancy — advice on regulatory compliance.

Some of these providers (including OpenAI, Anthropic, ElevenLabs, Twilio, Meta and Google) may process data outside the European Economic Area, mainly in the United States. In those cases, transfers are covered by the EU-US Data Privacy Framework (European Commission adequacy decision of 10 July 2023), where the provider is certified, or by the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.

When the client connects its TikTok account and posts a video from the dashboard, that video, its title and the chosen settings are sent to TikTok (TikTok Technology Limited, Ireland), which processes them under its own privacy policy.

Internal analysis (data dashboards, conversation search and prediction models) is done with tools installed on our own Hetzner server, in the European Union, without sending the data to third parties.

6. Your rights

You can exercise at any time your rights of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and withdraw any consent you have given. To do so, write to kairuxadministracion@gmail.com stating the right you wish to exercise; we may ask you to prove your identity.

We will reply within one month at the latest. If you only want your data deleted, the detailed procedure is in Delete my data.

If you believe your rights have not been properly addressed, you can file a complaint with the Spanish Data Protection Agency (www.aepd.es).

7. Security

We apply appropriate technical and organisational measures: HTTPS/TLS encryption in all communications, encrypted storage of credentials and tokens, role-based access control, activity logging and regular backups. We only use the official WhatsApp API, never unofficial methods.

8. Cookies

The use of cookies and local storage technologies on this site is described in the Cookie policy.

9. Minors

Kairux services are aimed exclusively at professionals and businesses. We do not knowingly collect data from children under 14, and only people over 18 can contract our services.

10. Changes to this policy

We may update this policy to adapt it to regulatory or service changes. The version in force is always the one published on this page, with its last updated date.

Artificial intelligence assistant

Kairux and the businesses that use Kairux handle their WhatsApp, Instagram, phone and email with an assistant based on artificial intelligence. In line with Article 50 of Regulation (EU) 2024/1689 on Artificial Intelligence:

• The assistant states from the first message, or at the start of the call, that it is an artificial intelligence assistant, which business it belongs to and why it is contacting you. It never pretends to be a person.
• You can ask to be attended by a person at any time.
• You can ask us not to write to you or call you again, for example by replying “BAJA” (stop) or saying it in your own words, and we will stop.
• The assistant only asks for the data needed to handle your request.
• In Kairux’s case, the assistant only writes to you or calls you if you left us your details for that purpose (for example, in a form) or if you wrote to us first.

Conversations are recorded so we can attend to you and book your appointments. When the assistant attends to the customers of a business that uses Kairux, the controller of the data is that business and Kairux acts as data processor (section 3): you can ask the business for access to, rectification or erasure of your conversations at any time.

Source of the data

You provide the data we process: when you write to us, fill in a form on our website or in our Facebook and Instagram ads (Meta sends them to us when you submit it) or talk to us. The data in our clients’ conversations come from the business that hires us, which is their controller.

Social networks

Kairux has profiles on Facebook, Instagram and TikTok. We are the controller of the data of people who follow us, comment or write to us there, which we process to inform them about our activity and attend to them through the means each network allows, based on their consent, which they can withdraw by unfollowing us. We do not extract data from social networks unless the person expressly consents to it for a specific purpose.

Confidentiality and accuracy of data

The information you give us is confidential and is not used for purposes other than those described in this policy. You undertake that the data you give us are true and to let us know if they change, so we can keep them up to date.

TikTok accounts connected to the dashboard

The Kairux dashboard has a TikTok section where a business can connect its TikTok accounts, post its videos to them and see their stats. Accounts are connected through TikTok’s official Login Kit, where you see and authorize the permissions you grant.

Data we receive from TikTok: the account’s identifier, display name and profile picture; the account’s numbers (followers, following, likes and video count); and the list of its videos with their title, cover image, link, date, duration, views, likes, comments and shares. We also check the account’s posting options: the available privacy levels, whether comments, duets and stitches are allowed, and the maximum video length.

How we use it: only to show it to you in your dashboard and to post the videos you choose, with the title, privacy and settings you decide for each post. Kairux never posts anything to your account unless you ask it to, does not sell this data, does not use it for advertising, does not share it with third parties and does not send it to artificial intelligence models.

How we store it: we store the account’s identifier, display name and profile picture, and the access tokens in encrypted form, on our servers in the European Union. Stats and the video list are requested from TikTok each time you open the section and are not stored. For each post we keep a record of its title, the chosen privacy level and the result. The video file is kept only while it is being sent to TikTok and is deleted afterwards.

How to remove access: you can disconnect an account at any time from the TikTok section of the dashboard: we revoke access on TikTok and immediately delete the account’s tokens and data. You can also remove the permission from your TikTok account’s security and permissions settings, or email us at kairuxadministracion@gmail.com.

Account bans on third-party platforms

Kairux uses the official WhatsApp, Instagram and Facebook platforms. Kairux is not liable for any block, restriction, suspension or ban of the client’s accounts or numbers on those platforms, whatever the cause, including decisions by Meta, the content of the messages or the way the client uses the service. Each client is responsible for complying with the policies of each platform.

Política de privacidad (versión en español)

Última actualización: noviembre de 2026. · English version

En Kairux tratamos los datos personales con el máximo cuidado y conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Esta política explica qué datos tratamos, para qué, durante cuánto tiempo y qué derechos tiene usted.

1. Responsable del tratamiento

Titular	KAIRUX TECH, SOCIEDAD LIMITADA
Nombre comercial	Kairux
CIF	B93933331
Domicilio	Paseo de la Castellana 194, Piso 0, Puerta B, 28046 Madrid, España
Correo	kairuxadministracion@gmail.com
Teléfono	+34 621 095 495
Sitio web	https://kairux.es
Datos registrales	Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, hoja M-895341, inscripción 1ª, con fecha 13/08/2026
Actividad	CNAE 6210 — Actividades de programación informática

2. Qué datos tratamos y con qué finalidad

Usamos modelos de inteligencia artificial para puntuar el interés de cada consulta y priorizar a quién atender antes. Es una ayuda para organizarnos: no se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas ni que les afecten de forma significativa, y siempre puede pedir que le atienda una persona.

3. Conversaciones de WhatsApp de nuestros clientes

Cuando un negocio contrata Kairux, nosotros actuamos como encargado del tratamiento respecto de las conversaciones entre ese negocio y sus clientes: el responsable es el propio negocio. Tratamos esos mensajes únicamente para prestar el servicio contratado y siguiendo sus instrucciones, conforme a un contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD).

Para prestar el servicio, esas conversaciones pueden tratarse con los proveedores del apartado 5, incluidos los modelos de inteligencia artificial que generan las respuestas y los que puntúan el interés de cada conversación para ayudar al negocio a organizarse.

Si usted es cliente de un negocio que utiliza Kairux y desea ejercer sus derechos sobre sus conversaciones, diríjase en primer lugar a ese negocio. También puede escribirnos a kairuxadministracion@gmail.com y trasladaremos su solicitud al responsable.

4. Plazos de conservación

• Datos de contacto comercial: hasta 1 año desde el último contacto, salvo que se formalice la relación o usted solicite antes su supresión.
• Datos de cliente: mientras dure el contrato y 3 años después.
• Mensajes y conversaciones: 12 meses, salvo supresión anterior a petición del cliente.
• Tokens de acceso de Meta: se eliminan de inmediato al desconectar la cuenta.
• Cuentas de TikTok conectadas: los tokens de acceso y los datos de la cuenta se eliminan de inmediato al desconectarla. Los vídeos que el cliente sube para publicar se borran de nuestro servidor en cuanto se envían a TikTok.
• Llamadas del asistente de voz: el proveedor de voz no guarda el audio y borra la transcripción a los 30 días; en nuestro sistema, el texto y el resumen se conservan junto con el resto de la conversación.
• Bloqueo: cuando los datos ya no son necesarios pero pueden hacer falta para atender posibles responsabilidades, se conservan bloqueados durante los plazos de prescripción legales (por ejemplo, 5 años para las acciones personales, art. 1964 del Código Civil) y después se suprimen.
• Datos anonimizados y agregados: sin plazo, porque ya no identifican a nadie.
• Datos de facturación: 5 años (Ley General Tributaria) y 6 años (Código de Comercio) según corresponda.

5. Destinatarios y transferencias internacionales

No cedemos sus datos a terceros salvo obligación legal. Sí recurrimos a proveedores que actúan como encargados del tratamiento, con contrato firmado y garantías adecuadas:

• Meta Platforms Ireland Ltd. — WhatsApp Business Platform (Cloud API), para el envío y recepción de mensajes.
• Meta Platforms Ireland Ltd. — medición de anuncios (API de Conversiones): si envías el formulario de nuestras páginas o creas una cuenta de prueba gratis y lo aceptas, le comunicamos que has enviado una solicitud o empezado la prueba, con tu teléfono, tu nombre o tu correo cifrados, para saber qué anuncios funcionan.
• Hetzner Online GmbH — alojamiento de la infraestructura, en centros de datos de la Unión Europea (Alemania).
• OpenAI Ireland Ltd. — modelos de lenguaje que generan las respuestas del asistente, transcriben las notas de voz y las llamadas comerciales grabadas, y analizan las conversaciones (etiquetas y moderación de contenido).
• Anthropic PBC — modelos de lenguaje alternativos para generar las respuestas del asistente.
• TypeSafe AI (modelo Jev) — puntúa el interés de cada conversación y propone el siguiente paso. Recibe el texto de la conversación y el resumen de las llamadas, sin el teléfono ni el correo.
• Twilio — red telefónica de las llamadas del asistente de voz.
• ElevenLabs — voz y transcripción en tiempo real de las llamadas del asistente de voz. No guarda el audio y borra las transcripciones a los 30 días.
• Google Ireland Ltd. — Google Calendar y Google Meet, para crear y consultar las citas cuando el negocio conecta su calendario; Gmail, para el correo; y Gemini, como modelo de voz de reserva para las llamadas.
• Stripe Payments Europe Ltd. — procesamiento de pagos.
• Asesoría fiscal y contable — cumplimiento de obligaciones legales.
• Consultoría de protección de datos — asesoramiento para cumplir la normativa.

Algunos de estos proveedores (entre ellos OpenAI, Anthropic, ElevenLabs, Twilio, Meta y Google) pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, sobre todo en Estados Unidos. En esos casos las transferencias se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (decisión de adecuación de la Comisión Europea de 10 de julio de 2023), cuando el proveedor está adherido, o en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Cuando el cliente conecta su cuenta de TikTok y publica un vídeo desde el panel, ese vídeo, su título y las opciones elegidas se envían a TikTok (TikTok Technology Limited, Irlanda), que los trata conforme a su propia política de privacidad.

Los análisis internos (paneles de datos, búsqueda en las conversaciones y modelos de predicción) se hacen con herramientas instaladas en nuestro propio servidor de Hetzner, en la Unión Europea, sin enviar los datos a terceros.

6. Sus derechos

Puede ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, así como retirar el consentimiento prestado. Para ello, escriba a kairuxadministracion@gmail.com indicando el derecho que desea ejercer; podremos solicitarle que acredite su identidad.

Responderemos en el plazo máximo de un mes. Si desea únicamente eliminar sus datos, en Eliminar mis datos tiene el procedimiento detallado.

Si considera que sus derechos no han sido debidamente atendidos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas: cifrado HTTPS/TLS en todas las comunicaciones, almacenamiento cifrado de credenciales y tokens, control de accesos por roles, registro de actividad y copias de seguridad periódicas. Utilizamos exclusivamente la API oficial de WhatsApp; nunca métodos no oficiales.

8. Cookies

El uso de cookies y de tecnologías de almacenamiento local en este sitio se detalla en la Política de cookies.

9. Menores

Los servicios de Kairux se dirigen exclusivamente a profesionales y empresas. No recogemos conscientemente datos de menores de 14 años, y solo pueden contratar nuestros servicios personas mayores de 18 años.

10. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios normativos o del servicio. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con su fecha de última actualización.

Asistente de inteligencia artificial

Kairux y los negocios que usan Kairux atienden su WhatsApp, su Instagram, su teléfono y su correo con un asistente basado en inteligencia artificial. Conforme al artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial:

• El asistente dice desde el primer mensaje, o al empezar la llamada, que es un asistente de inteligencia artificial, de qué negocio es y para qué te contacta. Nunca se hace pasar por una persona.
• En cualquier momento puedes pedir que te atienda una persona.
• Puedes pedir que no te escribamos ni te llamemos más, por ejemplo respondiendo «BAJA» o diciéndolo con tus palabras, y dejaremos de hacerlo.
• El asistente solo pide los datos necesarios para atender tu solicitud.
• En el caso de Kairux, el asistente solo te escribe o te llama si nos has dejado tus datos para ello (por ejemplo, en un formulario) o si nos has escrito tú antes.

Las conversaciones quedan registradas para poder atenderte y agendar tus citas. Cuando el asistente atiende a los clientes de un negocio que usa Kairux, el responsable de los datos es ese negocio y Kairux actúa como encargado del tratamiento (apartado 3): puedes pedir al negocio el acceso, la rectificación o la supresión de tus conversaciones en cualquier momento.

Procedencia de los datos

Los datos que tratamos los facilitas tú: al escribirnos, al rellenar un formulario de nuestra web o de nuestros anuncios en Facebook e Instagram (Meta nos los envía cuando lo envías) o al hablar con nosotros. Los datos de las conversaciones de nuestros clientes proceden del negocio que nos contrata, que es su responsable.

Redes sociales

Kairux tiene perfiles en Facebook, Instagram y TikTok. Somos responsables de los datos de quienes nos siguen, comentan o nos escriben en ellos, que tratamos para informarles de nuestra actividad y atenderles por los medios que permite cada red, con su consentimiento, que pueden retirar dejando de seguirnos. No extraemos datos de las redes sociales salvo que la persona lo consienta de forma expresa para algo concreto.

Confidencialidad y veracidad de los datos

La información que nos facilitas es confidencial y no se usa para fines distintos de los descritos en esta política. Te comprometes a que los datos que nos das sean ciertos y a avisarnos si cambian, para que podamos mantenerlos actualizados.

Cuentas de TikTok conectadas al panel

El panel de Kairux tiene un apartado de TikTok en el que un negocio puede conectar sus cuentas de TikTok, publicar en ellas sus vídeos y ver sus estadísticas. La conexión se hace con el inicio de sesión oficial de TikTok (Login Kit), donde usted ve y autoriza los permisos que concede.

Qué datos recibimos de TikTok: el identificador de la cuenta, el nombre visible y la foto de perfil; las cifras de la cuenta (seguidores, seguidos, me gusta y número de vídeos); y la lista de sus vídeos con su título, portada, enlace, fecha, duración, visualizaciones, me gusta, comentarios y compartidos. También consultamos las opciones de publicación de la cuenta: los niveles de privacidad disponibles, si admite comentarios, dúos y stitch, y la duración máxima de los vídeos.

Para qué los usamos: solo para mostrárselos en su panel y para publicar los vídeos que usted elige, con el título, la privacidad y las opciones que usted decide en cada publicación. Kairux nunca publica nada en su cuenta sin que usted lo pida, no vende estos datos, no los usa para publicidad, no los comparte con terceros y no los envía a modelos de inteligencia artificial.

Cómo los guardamos: guardamos el identificador, el nombre y la foto de la cuenta, y los tokens de acceso cifrados, en nuestros servidores de la Unión Europea. Las estadísticas y la lista de vídeos se piden a TikTok cada vez que abre el apartado y no las almacenamos. De cada publicación conservamos un registro con el título, la privacidad elegida y el resultado. El archivo de vídeo solo se guarda mientras se envía a TikTok y después se borra.

Cómo retirar el acceso: puede desconectar la cuenta en cualquier momento desde el apartado de TikTok del panel: revocamos el acceso en TikTok y borramos de inmediato los tokens y los datos de la cuenta. También puede retirar el permiso desde los ajustes de seguridad y permisos de su cuenta de TikTok, o escribirnos a kairuxadministracion@gmail.com.

Bloqueos de cuentas en plataformas de terceros

Kairux utiliza las plataformas oficiales de WhatsApp, Instagram y Facebook. Kairux no se responsabiliza de los posibles bloqueos, restricciones, suspensiones o baneos de las cuentas o números del cliente en esas plataformas, sea cual sea su causa, incluidas las decisiones de Meta, el contenido de los mensajes o el uso que el cliente haga del servicio. Cada cliente es responsable de cumplir las políticas de cada plataforma.