CRM a medida para detectives privados: encargos y confidencialidad

Un CRM a medida para detectives privados es un programa que guarda cada encargo como un expediente confidencial, con permisos por rol y con los plazos que marca el cliente o el juzgado. Un CRM personalizado evita que un caso dependa de la libreta de una sola persona.

Una agencia de investigación no vende un producto: recibe consultas delicadas, firma un encargo y entrega un informe que a veces acaba ante un juez. Por ejemplo, si entran 20 consultas al mes y solo 6 acaban en encargo, saber de dónde vino cada una y por qué se perdieron las otras 14 ordena el trabajo comercial.

Según el RGPD, cada dato necesita una finalidad, así que primero se define qué se guarda durante 12 meses o más; además, se decide quién puede verlo; por último, se programan los avisos de plazos, desde WhatsApp Business o desde la agenda, en menos de 2 minutos por ficha.

¿Cómo es el recorrido de un encargo de investigación?

El recorrido de un encargo es la secuencia de etapas desde la primera consulta hasta el informe entregado, y cada una tiene sus propios documentos. Quien consulta suele estar nervioso y escribe fuera de horario, así que la primera respuesta marca la confianza.

1. Consulta confidencial: el cliente cuenta su caso por encima.
2. Entrevista: llamada o videollamada de unos 30 minutos para acotar el encargo.
3. Hoja de encargo: se firma el alcance y se paga una provisión de fondos.
4. Investigación en curso: vigilancias, comprobaciones y notas.
5. Informe entregado: con fotografías y fechas.
6. Ratificación: si hay juicio, el detective declara.

Según el estudio Lead Response Management (MIT e InsideSales.com, 2007), llamar en los primeros 5 minutos multiplica por 21 la probabilidad de cualificar un lead, es decir, a alguien que ha pedido información.

¿Qué datos lleva la ficha de un encargo?

La ficha de un encargo es el expediente donde se anota quién contrata, qué se investiga y qué documentos se han generado. En una agencia, los datos de terceros investigados son delicados, así que la ficha separa lo comercial de lo operativo.

• Tipo de encargo: laboral, familiar, empresarial o localización.
• Quién contrata: particular, empresa o abogado que lo deriva.
• Fecha límite, por ejemplo la de un juicio señalado.
• Provisión de fondos recibida y horas imputadas.

Pongamos que un despacho deriva 4 encargos al trimestre y la agencia atiende 12 consultas al mes. Primero se mira el tipo; además, la fuente; por último, el estado. La ficha muestra de un vistazo cuáles tienen informe pendiente. Según el RGPD, solo se trata lo necesario para la finalidad del encargo, y el CRM de Kairux guarda los datos en servidores de la Unión Europea con copias cifradas.

¿Quién puede ver cada expediente?

Un permiso por rol es una regla que decide qué ve cada persona del equipo, y en una agencia de detectives es la parte más importante. El administrativo que lleva las citas no necesita abrir el informe, y el detective de campo solo debe ver los casos que lleva.

Según el caso, se puede construir un reparto así: el titular ve todo, cada investigador ve sus expedientes y la persona de administración ve solo contactos y cobros. Además, el acceso con doble factor protege el CRM si alguien pierde el móvil.

Por ejemplo, una agencia con 5 personas puede dejar a 2 investigadores sin acceso a los casos de empresa. En la práctica, el historial de quién abrió qué ficha ayuda a demostrar que la agencia cuida la confidencialidad ante un cliente exigente o ante la AEPD.

¿Qué se puede construir a medida en una agencia de detectives?

Construir a medida es adaptar el sistema al método de la agencia, y no cambiar el método para encajar en el programa. Por ejemplo, con 3 clics se puede enviar una hoja de encargo a firma. Además, según el caso, se puede construir una plantilla de hoja de encargo que se rellena con los datos de la ficha y se envía para firma.

Otras piezas posibles, siempre según el caso:

• Cronología del caso con fecha y hora de cada actuación.
• Carpeta de pruebas con acceso restringido y registro de descargas.
• Aviso al investigador 7 días antes de una ratificación.
• Cálculo de horas y gastos para la factura.

Los despachos que derivan casos son una fuente estable de trabajo. Para entender cómo organizan ellos sus fichas, mira CRM para despachos de abogados. Lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos con tu forma de trabajar delante.

¿Qué hace la IA en una agencia de detectives?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la agencia al momento, con el número de siempre. En este sector su papel es modesto y prudente: recoger el motivo general de la consulta, preguntar la ciudad y proponer una llamada con el detective.

Por ejemplo, una persona escribe a las 23:00 que sospecha de una baja laboral falsa. El asistente no pide detalles íntimos ni promete resultados: agenda una llamada en Google Calendar para el día siguiente y avisa a quien la atenderá. El equipo puede entrar en cualquier conversación.

El asistente se presenta como IA, porque la normativa europea pide transparencia. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que el seguimiento posterior se prepara con ellas. Con 10 consultas nocturnas a la semana, ninguna espera más de 1 minuto una primera respuesta.

¿Cómo se empieza con un CRM a medida para detectives privados?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu agencia. Primero contamos qué tipos de encargo llevas y quién trabaja contigo. Además, vemos qué documentos firmas y dónde los guardas hoy.

Después se diseña la ficha, los permisos y los avisos de plazos, durante unas 2 semanas de ajustes. Según el RGPD, la agencia debe informar a las personas sobre el uso de sus datos, y esa información se prepara a la vez. Por último, se prueba con 10 consultas reales, por ejemplo desde WhatsApp Business, antes de abrirlo al equipo.

Si quieres el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos y lo vemos con tu agencia delante.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM guardar el informe final con acceso restringido?

El informe final es el documento que se entrega al cliente al acabar la investigación, y se puede guardar en la ficha con acceso restringido. Primero se define qué roles lo ven. Además, el sistema anota quién lo abrió y cuándo, para que la agencia conserve un rastro. Según el RGPD, el acceso debe limitarse a quien lo necesita para su trabajo.

Imagina un informe de 40 páginas con fotografías, que antes tardaba horas en localizarse. En lugar de circular por correo entre 3 personas, vive en un solo sitio, con servidores en la Unión Europea y copias diarias cifradas. Por último, el cliente puede recibir un enlace temporal en vez de un adjunto. Cómo se monta se decide en la videollamada, según el caso.

¿Sirve para controlar los plazos de un juicio?

El plazo es una fecha que el detective no puede perder, como la entrega de un informe antes de una vista. Se puede construir un campo de fecha límite en cada ficha y un aviso que sale 7 y 2 días antes. Además, la vista queda en Google Calendar con el nombre del investigador.

Por ejemplo, un despacho te encarga un informe para un juicio señalado, y la agencia lo prepara con Google Calendar abierto. Según Meta, las plantillas aprobadas sirven para avisar al cliente pasadas 24 horas. El CRM filtra los encargos con vista en las próximas 3 semanas y los ordena por fecha. Así quien lleva la agencia ve primero lo que arde, y el resto del trabajo no se mezcla con ello. Los avisos internos viajan por el propio CRM, sin exponer datos del caso en WhatsApp.

¿Puedo cobrar la provisión de fondos desde el CRM?

La provisión de fondos es el pago por adelantado con el que el cliente cubre los primeros gastos del encargo. Según el caso, se puede construir un registro de cobros en la ficha, con el importe recibido y las horas ya imputadas, para que se vea cuándo conviene pedir otra provisión. La conexión con el programa de facturación se ve en la videollamada.

Según el caso, la conexión llega hasta el programa de contabilidad. En la práctica, una agencia con 15 encargos abiertos y 3 provisiones pendientes ve en una lista cuáles han consumido más de lo cobrado. El aviso llega al responsable, que decide si llama al cliente. Además, la factura final puede generarse desde los datos de la ficha. Los pagos se gestionan con la pasarela o el banco que ya uses, sin cambiar de proveedor, y la ficha anota cada cobro con su fecha. El aviso lleva solo el recordatorio, y los datos delicados no viajan por WhatsApp.

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