CRM a medida para agencias de traducción: presupuestos y plazos

Un CRM a medida para agencias de traducción es un programa que guarda cada solicitud con su par de idiomas, su volumen en palabras y su plazo, y sigue el encargo desde el presupuesto hasta la entrega. Un CRM personalizado conecta también a cada cliente con los traductores que trabajan sus textos.

Una agencia vende un servicio que se mide en palabras y en horas. Por ejemplo, si llegan 30 solicitudes de presupuesto a la semana con documentos adjuntos, cada una necesita contar palabras, comprobar si hay traductor libre y fijar un plazo antes de contestar.

Primero se registra la solicitud; además, se asigna el idioma al traductor adecuado; por último, se controla la entrega con WhatsApp Business o el correo. Según el estudio de Harvard Business Review de 2011, las empresas tardaban de media 42 horas en responder a un lead, y en traducción el cliente suele pedir presupuesto a varias agencias.

¿Qué datos lleva la ficha de una solicitud de traducción?

La ficha de una solicitud es el registro de lo que el cliente necesita traducir y de las condiciones del encargo. En una agencia, el idioma y el volumen condicionan el precio, el plazo y la elección del traductor, así que son los primeros campos. Un texto de 2.000 palabras no se organiza como uno de 20.000.

• Par de idiomas, por ejemplo español a alemán.
• Volumen en palabras y tipo de texto: jurídico, técnico o web.
• Plazo de entrega pedido y si es urgente.
• Si la traducción debe ser jurada, es decir, firmada por un traductor habilitado para ello.
• Glosario o instrucciones del cliente.

En la práctica, un bufete envía un contrato de 6.000 palabras en inglés. La ficha guarda el archivo, el glosario del bufete y el traductor que lo hizo la vez anterior. Según el RGPD, los documentos con datos personales se guardan solo mientras hacen falta, por ejemplo 30 días tras la entrega. Meta no recibe el contenido de los documentos.

¿Cómo se organiza el recorrido de un encargo?

El recorrido es la secuencia de etapas de un encargo, desde la solicitud hasta la factura, y en una agencia hay más intermediarios que en otros negocios: cliente, gestor de proyecto y traductor. El CRM muestra en qué etapa está cada uno.

1. Solicitud: llega por correo, formulario o WhatsApp.
2. Presupuesto: se calcula según palabras e idiomas.
3. Aceptado: el cliente da el visto bueno.
4. En traducción: el traductor trabaja con su plazo interno.
5. Revisión: otra persona lee el texto.
6. Entregado y facturado.

Imagina que 12 encargos están en traducción un viernes. El gestor filtra por esa etapa, ve que 3 vencen el lunes y avisa a los traductores con 2 días de margen. Desde Google Calendar, el equipo comparte las entregas de la semana. Pasadas 24 horas desde el último mensaje, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que los recordatorios a clientes se preparan con ellas.

¿Cómo se gestionan los traductores y los plazos?

Un traductor externo es un profesional que colabora con la agencia por encargos, y su disponibilidad cambia cada semana. La ficha del traductor guarda sus idiomas, sus especialidades y su carga actual, para proponer a la persona adecuada.

Por ejemplo, con 40 traductores en la base, un texto médico en francés se propone solo a los traductores con esa especialidad. Además, el CRM avisa cuando un plazo se acerca y el estado no ha cambiado. Con Google Calendar, el gestor ve las entregas de la semana en una sola pantalla. Además, el CRM avisa 24 horas antes de que venza un plazo si el estado no ha cambiado, y los traductores trabajan con 2 o 3 encargos a la vez.

Según el caso, se puede construir un reparto semiautomático: el CRM sugiere 3 traductores y el gestor elige. Primero se filtra por idioma; después, por especialidad; por último, por disponibilidad. Los datos de los traductores se tratan según el RGPD, con acceso solo para el equipo de proyectos.

¿Qué se puede construir a medida en una agencia de traducción?

Construir a medida es adaptar el CRM al método de trabajo de la agencia, que cambia según sea generalista o especializada en un sector. Según el caso, se puede construir una tarifa por palabra y par de idiomas que genere el presupuesto desde la ficha. Por ejemplo, un texto de 1.500 palabras se presupuesta en 2 minutos. Según Meta, la API oficial de WhatsApp Business permite enviar la oferta al cliente. Además, la ficha guarda cada versión.

Otras piezas posibles, siempre según el caso:

• Presupuesto con recargo automático por urgencia.
• Panel de encargos por traductor y por semana.
• Conexión con el programa de facturación.
• Cuenta de cliente recurrente con sus glosarios y sus contactos.

Para el marco general de una empresa que vende servicios profesionales, lee CRM para empresas de servicios. Lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos, con 2 o 3 encargos reales y con Google Sheets si hoy llevas ahí las tarifas.

¿Qué hace la IA en una agencia de traducción?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la agencia al momento y a cualquier hora, con el número de siempre. Recoge lo que el gestor necesita para presupuestar: idiomas, tipo de documento, número aproximado de palabras y fecha límite. Según Meta, la API oficial de WhatsApp Business es la vía para contestar con IA. Con 30 consultas al mes, el gestor recibe los datos ya ordenados en la ficha.

En la práctica, un cliente escribe a las 19:00 pidiendo una traducción jurada de un título para el día siguiente. El asistente anota el par de idiomas y el plazo, y avisa al gestor de que es urgente. Si el cliente manda el archivo, queda en la ficha. El equipo puede entrar en cualquier conversación.

El asistente se presenta como IA, porque la normativa europea pide transparencia, y no traduce ni fija precios: eso lo hace la agencia. Con 20 solicitudes semanales de empresas nuevas, ninguna espera más de 1 minuto una primera respuesta, y el lead de un formulario recibe mensaje desde WhatsApp.

¿Cómo se empieza con un CRM a medida para agencias de traducción?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu agencia. Primero contamos qué idiomas y sectores cubres y cuántos traductores tienes, por ejemplo 10 o 50. Además, vemos con qué herramienta presupuestas y cómo facturas, según el RGPD y según el tamaño de la agencia.

De ahí sale la ficha, las etapas y los avisos. Por último, se prueba con 10 encargos reales, por ejemplo con WhatsApp Business, antes de abrirlo al equipo. Si quieres el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos y lo vemos con tu agencia delante.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM calcular un presupuesto por número de palabras?

El presupuesto por palabras es el cálculo del importe a partir del volumen del texto y de la tarifa de cada par de idiomas, y se puede construir en la ficha. Primero se registra el número de palabras. Además, el CRM aplica la tarifa que fije la agencia y suma el recargo por urgencia, si lo hay. El resultado sale en un documento listo para enviar, según Meta por la API oficial de WhatsApp Business o por correo.

Por ejemplo, un texto de 4.000 palabras en inglés con entrega en 3 días se presupuesta en minutos, con Google Sheets o con el propio CRM. El gestor revisa la cifra antes de mandarla. Según el caso, el conteo de palabras puede venir de otra herramienta que ya uses, y la conexión se estudia en la videollamada. Las tarifas las define siempre la agencia.

¿Cómo se protegen los documentos confidenciales de un cliente?

Un documento confidencial es un archivo que el cliente entrega con la condición de que no se difunda, como un contrato o un informe médico. Se puede construir un acceso por rol, de modo que solo el gestor y el traductor asignado abran ese archivo. Según el RGPD, la agencia limita el acceso a quien lo necesita para su trabajo.

En la práctica, una agencia con 8 traductores externos da acceso al archivo solo a quien trabaja el encargo, y lo retira al entregar. Además, el CRM anota quién abrió cada ficha. Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y doble factor de acceso. Con 15 clientes de sectores sensibles, el acceso se revisa cada 3 meses. Cuánto tiempo se guardan los archivos lo decide cada agencia.

¿Se puede avisar a un cliente cuando su traducción está lista?

El aviso de entrega es un mensaje que sale cuando el encargo pasa a la etapa de entregado, y se puede construir con el enlace al archivo. Primero el gestor marca el encargo como terminado. Además, el CRM escribe al cliente por WhatsApp Business o por correo, según el canal en que pidió el presupuesto.

Imagina que 5 encargos se cierran un mismo día. El CRM envía 5 avisos en minutos, y cada cliente responde con un sí o con una duda. Si han pasado más de 24 horas desde el último mensaje, según Meta se usa una plantilla aprobada, y su coste lo asume la agencia, nunca el cliente. Después la ficha sugiere pedir una reseña a los 3 días, con un mensaje desde WhatsApp Business.

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