CRM a medida para escuelas de teatro: grupos, cursos y funciones

Un CRM a medida para escuelas de teatro es un programa que gestiona alumnos de distintas edades, grupos por nivel, matrículas de curso y funciones de fin de año en un mismo sitio. Un CRM personalizado guarda para cada alumno su grupo, su experiencia y su familia, y recuerda cuándo se abre la matrícula del curso siguiente.

Una escuela de teatro trabaja por curso, de octubre a junio, con un pico de consultas en septiembre y otro a final de curso. Piensa en una escuela con 12 grupos infantiles, juveniles y de adultos, y 150 alumnos. En septiembre llegan 60 consultas en pocas semanas, y cada una pregunta por un horario distinto. Si la respuesta tarda 2 días, la familia ya ha escrito a otra escuela. Según el caso, el CRM contesta y ordena todas esas consultas. Además, desde WhatsApp Business la escuela responde a las familias con el horario de cada grupo, y en septiembre llegan hasta 15 consultas por día.

¿Qué necesita un CRM a medida para escuelas de teatro?

La ficha del alumno es el registro que necesita una escuela de teatro, y suele colgar de una familia en los grupos infantiles. En una escuela de teatro, quien consulta y quien paga muchas veces no es quien actúa, y el programa debe distinguir a los tres.

Una ficha útil recoge:

• Edad y grupo: infantil, juvenil o adultos, con su nivel.
• Experiencia previa y qué espera: ocio, formación o carrera.
• Tutor o familia, con el contacto de quien decide y paga.
• Horario preferido y días que no puede.
• Autorización de imagen para fotos y vídeos de las funciones.

Por ejemplo, un alumno de 9 años y su hermana de 12 comparten familia y pueden entrar en dos grupos distintos. Además, la autorización de imagen es especialmente importante con menores. Según el caso, se registra la fecha del permiso y cuándo caduca. Una escuela de 150 alumnos suma 40 familias con dos hijos.

¿Cómo es el embudo de una escuela de teatro?

El embudo de una escuela de teatro sigue el calendario del curso: se capta entre verano y septiembre, se matricula antes del primer trimestre y se retiene hasta la función de junio. Cada etapa tiene su momento fuerte, y el CRM ayuda a no perder ninguno.

1. Consulta: la familia o el adulto pregunta por grupos y horarios.
2. Clase abierta o entrevista: conoce al profesor y al grupo.
3. Matrícula: reserva plaza y paga la inscripción.
4. Curso: asiste, ensaya y participa en muestras.
5. Renovación: se matricula para el curso siguiente.

En la práctica, la renovación se decide antes de la función de junio. Pongamos que 40 alumnos no confirman su plaza para octubre. Un aviso 3 semanas antes del cierre de matrícula, desde WhatsApp Business, permite saber quién sigue. Si la plaza se libera, entra la lista de espera. Según el caso, la matrícula se cierra antes de octubre y la plaza se confirma con una señal. Los grupos se cierran en el punto 3 del calendario de matrícula.

¿Cómo se organizan las funciones, los ensayos y las pruebas de acceso?

La función de fin de curso es el acto en el que cada grupo enseña su trabajo ante familias y amigos, y es la mejor ocasión de retención de una escuela de teatro. El CRM ayuda a organizar quién actúa en qué obra, qué ensayos faltan y cuántas entradas necesita cada familia.

Además, algunas escuelas tienen pruebas de acceso para grupos avanzados o una compañía de alumnos. En ese caso la ficha lleva el estado de la audición: convocada, realizada o admitida. Por ejemplo, una compañía juvenil con 14 plazas recibe 30 solicitudes y programa audiciones en 2 sábados.

Por último, los talleres intensivos de verano o de Navidad son un producto aparte, con inscripción propia. Según el caso, el CRM los trata como otra línea y avisa a quienes asistieron al anterior. Un taller de 5 días puede llenarse con 20 alumnos desde Instagram.

¿Qué hace la IA en una escuela de teatro?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la escuela a cualquier hora, justo cuando las familias comparan opciones, por la tarde o por la noche. Se presenta como asistente virtual, pregunta la edad y el horario deseado y propone una clase abierta. Si alguien quiere hablar con una persona, el equipo entra en la conversación.

Por ejemplo, una madre escribe a las 22:10 desde WhatsApp Business para preguntar por teatro para su hijo de 8 años, tímido y con ganas de probar. El asistente le explica qué grupos hay por edad, le pide el horario que le viene bien y deja la ficha preparada. A la mañana siguiente, la escuela confirma la clase abierta.

El asistente no promete plazas: consulta lo que tú le indiques y, si el grupo está lleno, apunta a la lista de espera. Para el terreno cercano tienes CRM para escuelas de música y danza. Según el caso, se envían 2 avisos a las familias interesadas. Con WhatsApp Business y Google Calendar, la clase abierta se reserva en 2 minutos desde el móvil.

¿Con qué se conecta y qué se construye a medida?

Un CRM de escuela es un sistema que se conecta, según el caso, con el programa de cobros o de gestión de alumnos que ya usas, y con Google Calendar para el calendario de ensayos. No se cambia lo que funciona: el CRM se ocupa del contacto, la matrícula y el seguimiento. Lo viable se ve en la videollamada.

Entre las piezas que se pueden construir están:

• Lista de espera por grupo, con aviso automático cuando se libera una plaza.
• Comunicados a las familias de un grupo concreto.
• Control de asistencia con aviso a la familia tras 3 faltas.
• Reparto de entradas de la función por familia.

Además, los datos de menores piden cuidado: servidores en la Unión Europea, permisos por rol y copias cifradas. Por ejemplo, un profesor solo ve a los alumnos de sus 3 grupos. Por ejemplo, en 1 sola pantalla ves los 8 grupos de la tarde y sus 3 aulas.

¿Cómo se empieza?

El primer paso es una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, donde te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu escuela. Primero se decide qué momento del curso duele más, la captación de septiembre o la renovación de junio; después se construye esa parte, según el caso.

Conviene llevar tus números del último curso: cuántas consultas llegaron, cuántas acabaron en matrícula y cuántos alumnos no renovaron. Con 150 alumnos y 30 bajas, la propuesta parte de esas 30. Para el marco general, tienes CRM a medida con agentes de IA y qué es un CRM a medida. Con Meta como canal de anuncios, se mide septiembre. Por ejemplo, con 150 alumnos, 30 bajas y 60 consultas de septiembre, la primera propuesta ya está en cifras reales. Con Google Calendar, la agenda se ve entera en 1 pantalla.

Preguntas frecuentes

¿Puede avisar a las familias cuando se abre la matrícula del curso siguiente?

Sí, se puede construir un aviso que escriba a las familias de cada grupo cuando se abre la matrícula, con prioridad para quienes ya están. Según el caso, el mensaje lleva la fecha límite y un enlace para reservar plaza. La respuesta de cada familia queda registrada en la ficha del alumno, sin que nadie apunte nada en una hoja.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje de la familia, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que este aviso se prepara como plantilla. Por ejemplo, 150 alumnos pueden recibir el aviso en una tarde, y el equipo ve a los 90 que ya han respondido. Los mensajes de plantilla los paga la escuela, nunca la familia. Además, el aviso sale desde WhatsApp Business con 3 semanas de margen antes del cierre. Según el caso, el aviso de recordatorio sale cada martes a las 18.

¿Cómo se gestionan los alumnos que faltan mucho?

Las faltas se registran en la ficha y el CRM avisa al responsable cuando un alumno acumula varias seguidas, para que alguien hable con la familia. Según el caso, se fija un umbral, por ejemplo 3 clases seguidas. El aviso llega a la escuela antes de que la baja sea definitiva, no después.

Pongamos que una alumna adulta deja de venir tras el parón de Navidad. El aviso permite escribirle con tacto, desde WhatsApp Business, y saber si es por horario, por ánimo o por trabajo. Además, ese motivo se guarda en la ficha y ayuda a mejorar horarios del curso siguiente. De cada 30 faltas largas, suelen recuperarse unas 10. Además, con WhatsApp Business el mensaje a la familia sale con tono cercano en 1 minuto. El aviso a la familia sale antes de las 20.

¿Se pueden gestionar entradas para la función?

Se puede construir un reparto de entradas por familia, con un número máximo por alumno y una lista de espera para las que sobren. Cada familia confirma cuántas necesita, y el CRM lleva la cuenta del aforo de la sala. Según el caso, se envía un recordatorio 48 horas antes con la hora y el lugar.

Por ejemplo, un teatro de 120 butacas con 60 alumnos permite unas 2 entradas por alumno. Además, las familias con más de un hijo en funciones distintas reciben un solo mensaje. En la práctica, esto evita que el día de la función haya colas y discusiones. La lista de espera suele ser de 15 personas. Con Instagram como canal de aviso y WhatsApp Business para confirmar, las familias responden en 24 horas. Las familias reciben el recordatorio de la función la víspera, a las 19.

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