CRM a medida para ortopedias: ayudas técnicas y alquiler

Un CRM a medida para ortopedias es un programa que sigue a cada persona con sus ayudas técnicas: la silla de ruedas, la cama articulada, la ortesis a medida o el andador. Recuerda qué producto lleva, si es de compra o de alquiler y cuándo toca revisarlo o devolverlo.

Una ortopedia atiende a personas en momentos delicados: una operación, una caída, una enfermedad o la vejez de un familiar. Quien escribe suele ser un hijo o una hija con prisa, a veces a las 22:00 desde el hospital, y necesita una respuesta clara sobre qué hace falta y cuándo puede llegar.

Un CRM personalizado ordena ese trato. Por ejemplo, imagina 30 consultas al mes por WhatsApp Business: con una ficha común, ninguna se pierde. Además, aquí te contamos qué datos necesita una ortopedia y cuáles no debe tocar la IA.

¿Qué datos debe guardar la ficha de una ortopedia?

La ficha de una ortopedia es el expediente de una persona y de sus ayudas técnicas. Los datos de salud son una categoría especial del RGPD, así que se guarda solo lo necesario, con permisos por rol y sin mezclarlo con lo que no hace falta.

• Producto: silla, cama, ortesis, andador o colchón.
• Régimen: compra o alquiler, con fechas de entrega y devolución.
• Medidas o ajustes hechos, cuando el producto es a medida.
• Contacto: la persona usuaria o el familiar o cuidador.

Por ejemplo, una familia alquila una cama articulada durante 8 semanas tras una operación. Además, la ficha guarda a la hija como contacto y avisa a la tienda 7 días antes de la devolución. Con 120 alquileres abiertos, esa vista ahorra repasar cuadernos. Con 120 alquileres y WhatsApp Business para avisar a las familias, 1 ficha por persona evita repasar cuadernos desde Google Calendar.

¿Cómo se gestionan los alquileres de ayudas técnicas?

Un alquiler de ayuda técnica es el préstamo temporal de un producto, como una silla o una cama, por un plazo acordado. El CRM guarda cada alquiler con el producto, la fecha de entrega, la de devolución y el estado en que sale.

1. Solicitud: la familia pide el producto, a menudo con urgencia.
2. Entrega: se lleva a casa o se recoge en tienda.
3. Seguimiento: se comprueba que el uso es correcto.
4. Devolución o compra: se recoge o se pasa a compra.

Pongamos que 15 sillas de ruedas están en alquiler y 4 vencen esta semana. El CRM las lista, y la tienda escribe con WhatsApp Business a cada familia para renovar o recoger. Además, se anota el estado de cada producto al volver, según el caso. Con 15 sillas en alquiler y 7 días de margen, el aviso sale a tiempo.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una ortopedia?

Un aviso es un mensaje programado según la ficha, y en una ortopedia protege al paciente tanto como a la tienda. Una revisión a tiempo evita que una ortesis mal ajustada se abandone, y un aviso de devolución evita un producto desaparecido.

• Revisión de una ortesis a medida pasadas las primeras semanas.
• Fin de un alquiler, con opción de renovar o comprar.
• Cambio de colchón antiescaras o de piezas con desgaste.
• Pedido especial listo para recoger.

En la práctica, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Los avisos se preparan con ellas y los paga la tienda, nunca la familia. Por ejemplo, 40 avisos de fin de alquiler al mes con WhatsApp Business se programan en 1 tanda. Además, con 6 semanas de alquiler medio, el recordatorio sale 1 semana antes.

¿Con qué programa de la ortopedia se conecta?

El programa de la ortopedia es el sistema donde se llevan las ventas, el almacén y las facturas, y el CRM no lo sustituye. El CRM lleva a las personas y la conversación; el programa de gestión sigue llevando las cuentas.

Según el caso, se puede construir una conexión para que la ficha vea qué productos hay en almacén o qué compró la persona. Primero se mira qué datos necesita quien atiende; además, qué datos conviene que no salgan del programa de gestión. Lo viable se ve en la videollamada.

• Existencias de productos de alquiler.
• Pedidos a proveedores en curso.
• Historial de ventas por persona.

El caso vecino es el de la farmacia, que también trata con salud y recurrencia: mira el CRM para farmacias. Con 2 locales, una sola ficha evita preguntar 2 veces lo mismo. Por ejemplo, con 30 productos pedidos al mes a 3 proveedores, la ficha muestra desde Google Sheets cuáles están en camino con WhatsApp Business.

¿Qué hace la IA en el WhatsApp de una ortopedia?

El asistente de IA es un programa que contesta el WhatsApp de la ortopedia a cualquier hora: horario, qué productos se alquilan, cómo pedir cita para una toma de medidas. Atiende lo repetitivo para que quien está en tienda atienda a quien tiene delante.

Por ejemplo, una hija escribe a las 22:00 desde el hospital preguntando si alquilan una cama articulada. El asistente recoge el producto, la fecha y la dirección de entrega, y deja la ficha preparada para la mañana siguiente. No aconseja qué producto necesita la persona ni hace valoraciones clínicas.

• Horario y productos de alquiler.
• Cita de toma de medidas con Google Calendar.
• Recogida de datos para la entrega.

El cliente sabe que habla con una IA, y el equipo puede entrar en cualquier conversación. Además, con 20 mensajes al día entre semana y 5 de noche, el asistente responde en menos de 1 minuto con WhatsApp Business.

¿Cómo se construye un CRM a medida para ortopedias?

Se construye siguiendo un caso real: una familia que pide una ayuda, la recibe, la usa y la devuelve o la compra. De ahí salen los campos, las etapas y los avisos, y se descarta lo que la ortopedia no necesita.

Un CRM personalizado para una ortopedia puede incluir, según el caso, estas piezas, que se acuerdan antes de construirlas:

• Ficha con producto, régimen y contacto del cuidador.
• Control de alquileres con fechas y estado.
• Permisos por rol para los datos de salud.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Para el marco general lee CRM para clínicas con IA, qué es un CRM a medida o CRM a medida con agentes de IA. Además, por ejemplo, un piloto de 2 semanas con 20 familias reales, con Meta como origen de los anuncios y WhatsApp Business para los avisos, ajusta las etapas.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden anotar las recetas o prescripciones médicas?

Una prescripción es el documento médico que puede acompañar a una ayuda técnica. El CRM no guarda el contenido clínico, solo si existe, su fecha y dónde está archivada, de modo que quien atiende sepa si falta algún papel sin ver más de lo necesario.

Por ejemplo, una ortesis a medida necesita un documento antes de la entrega. Primero, la ficha marca «prescripción recibida» o «pendiente». Además, avisa a la familia por WhatsApp Business si falta, con 3 días de margen. Por último, el documento se archiva donde la ortopedia lo guarda hoy. Según el RGPD, se aplica el principio de minimización: solo el dato necesario. La ficha concreta se decide en la videollamada.

• Prescripción: recibida o pendiente.
• Fecha y lugar de archivo.
• Aviso si falta antes de la entrega.

¿Qué pasa con las urgencias de un alta hospitalaria?

Una urgencia de alta hospitalaria es la petición de una ayuda técnica para el día siguiente porque la persona sale del hospital. El asistente recoge los datos, marca la ficha como urgente y avisa al responsable de la tienda en menos de 5 minutos.

Piensa en una familia que escribe el viernes a las 19:00 pidiendo una cama para el sábado. El asistente pide dirección, tipo de producto y teléfono, y la persona de guardia valora si es posible con 24 horas de margen. Además, la ficha guarda la hora de la petición, y cada decisión la toma el equipo, no la IA. Así nadie promete lo que luego no puede cumplir.

• Petición marcada como urgente.
• Datos de entrega recogidos.
• Decisión final de una persona.

Con 3 altas urgentes al mes y WhatsApp Business, la tienda responde en menos de 5 minutos, y la ficha guarda desde Google Calendar la hora de cada petición.

¿Se puede llevar el mantenimiento de los productos alquilados?

El mantenimiento de un producto de alquiler es la revisión y limpieza entre un cliente y el siguiente. El CRM anota cada revisión, qué se cambió y quién la hizo, para que ningún producto salga sin comprobar.

En la práctica, una silla vuelve tras 6 semanas. Primero, queda en estado «pendiente de revisión». Además, el técnico la revisa y marca «lista» en la ficha. Por último, el sistema impide ofrecerla a otra familia mientras no esté lista. Con 50 productos de alquiler, ese filtro evita entregar una pieza con un fallo sin detectar. Los detalles se acuerdan en la videollamada, según el tipo de productos que alquile cada ortopedia.

• Estado: pendiente de revisión o lista.
• Qué se revisó y qué se cambió.
• Disponible solo si está lista.

Con 50 productos y 8 vueltas a la semana, WhatsApp Business avisa a la familia, y el estado «lista» se marca desde Google Sheets o el propio CRM.

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