CRM a medida para estaciones de ITV: citas y vencimientos

Un CRM a medida para estaciones de ITV es un programa que guarda cada vehículo con su titular, su fecha de vencimiento y su historial de inspecciones. Una ITV trabaja con cita, y el CRM avisa al cliente cuando toca pasar la inspección y le ayuda a pedir hora.

Una estación de ITV atiende a particulares, autónomos y empresas con flotas. Cada vehículo tiene una fecha límite, y mucha gente se acuerda tarde. A las 21:00 llega un mensaje preguntando si hay hueco el lunes, y a la mañana siguiente el hueco ya no existe.

Un CRM personalizado ordena las citas y los avisos. Por ejemplo, imagina 60 consultas al mes por WhatsApp Business: con una ficha común, ninguna se pierde. Además, aquí te contamos qué lleva la ficha de un vehículo y qué se puede construir según el caso.

¿Qué datos lleva la ficha de un vehículo en una ITV?

La ficha de una ITV es el registro de un vehículo y de quien lo trae. Más importante que el nombre es la matrícula con su fecha de vencimiento, porque de ella nacen los avisos, las citas y la relación con el cliente.

• Matrícula, tipo de vehículo y fecha de la última inspección.
• Fecha de vencimiento de la siguiente.
• Titular o empresa, con teléfono para avisos.
• Resultado anterior: favorable, desfavorable o negativo, con defectos anotados.

Por ejemplo, una empresa con 25 furgonetas tiene 25 fichas con sus vencimientos repartidos durante el año. Además, el CRM agrupa los avisos para que el responsable de flota reciba una sola lista. Con 3 vencimientos por semana, evitar un olvido ya ahorra una multa. Con 3.000 vehículos en cartera y WhatsApp Business para los avisos, 1 ficha por matrícula evita 2 llamadas por cliente desde Google Calendar.

¿Cómo se gestionan las citas y las reinspecciones?

Una reinspección es la segunda visita que debe hacer un vehículo con un defecto que no superó la primera inspección. El CRM la guarda como una cita ligada a la anterior, con plazo para repetirla y aviso al titular.

1. Cita previa: el cliente pide hora por teléfono, web o WhatsApp.
2. Inspección: se pasa con la matrícula y los datos del titular.
3. Resultado: favorable o con defectos.
4. Reinspección: si procede, dentro del plazo marcado.

Pongamos que 12 vehículos al día no superan la primera visita. El CRM los lista y avisa a cada titular con WhatsApp Business del plazo para volver. Además, la agenda de Google Calendar reserva huecos de reinspección, según el caso, para que nadie espere semanas. Con 80 citas al día, 5 reinspecciones pendientes se localizan en 1 minuto.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una ITV?

Un aviso de vencimiento es un mensaje que llega al titular unas semanas antes de que caduque la inspección. Es la función más valiosa para una ITV, porque convierte un recordatorio en una cita sin que el cliente tenga que buscar nada.

• Aviso de vencimiento con enlace para pedir cita.
• Recordatorio de la cita el día anterior.
• Aviso de plazo de reinspección.
• Lista de vencimientos de una flota para el responsable.

En la práctica, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Los avisos se preparan con ellas y los paga la estación, nunca el cliente. Por ejemplo, 300 avisos de vencimiento al mes salen en 1 tanda con WhatsApp Business. Además, con 300 vencimientos al mes y 4 semanas de margen, el aviso sale a tiempo.

¿Cómo se atiende a las flotas y a los clientes de empresa?

Un cliente de flota es una empresa con varios vehículos que pasan la inspección en fechas distintas. El CRM agrupa sus vehículos bajo una sola ficha de empresa y envía al responsable una lista con los vencimientos próximos, en lugar de un aviso por matrícula.

Primero, la empresa tiene un contacto principal. Además, cada vehículo queda ligado a ella con su fecha. Por último, el CRM propone agrupar las citas en un mismo día, para que el conductor no pierda 5 viajes en una semana.

• Ficha de empresa con contacto principal.
• Vehículos con sus vencimientos.
• Citas agrupadas por día.

Con una flota de 40 vehículos, agrupar citas ahorra horas a la empresa y organiza la agenda de la estación. Lo viable se ve en la videollamada. Por ejemplo, con 25 vehículos de una empresa y 2 llamadas ahorradas por vencimiento, WhatsApp Business y Google Calendar agrupan las citas en 1 mañana.

¿Qué hace la IA en el WhatsApp de una estación de ITV?

El asistente de IA es un programa que contesta el WhatsApp de la estación a cualquier hora: horario, qué documentos llevar, cómo pedir cita y qué ocurre si la inspección es desfavorable. Atiende lo repetitivo para que el mostrador atienda a quien llega.

Por ejemplo, un cliente escribe a las 22:00 preguntando si puede venir sin cita el lunes. El asistente explica que la estación trabaja con cita, recoge la matrícula y propone horas libres con Google Calendar. No adelanta el resultado de ninguna inspección.

• Horario y documentación.
• Petición de cita con matrícula.
• Información sobre reinspecciones.

El cliente sabe que habla con una IA, y el equipo puede entrar en cualquier conversación. Además, con 60 mensajes al día y 10 de noche, el asistente responde en menos de 1 minuto con WhatsApp Business.

¿Cómo se construye un CRM a medida para estaciones de ITV?

Se construye partiendo del flujo real de la estación: cómo entra la cita, cómo se inspecciona y cómo se da el resultado. De ahí salen los campos, las etapas y los avisos, y se descarta lo que la estación no necesita.

Un CRM personalizado para una ITV puede incluir, según el caso, estas piezas, que se acuerdan antes de construirlas:

• Ficha por vehículo con vencimientos y resultados.
• Avisos de vencimiento con enlace para pedir cita.
• Conexión con la agenda de citas de la estación.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Para un negocio vecino mira el CRM para talleres mecánicos, y para el marco general qué es un CRM a medida o CRM a medida con agentes de IA. Por ejemplo, un piloto de 2 semanas con 200 vehículos reales, con WhatsApp Business y Google Calendar, ajusta el momento de cada aviso. Además, el equipo decide cuántos días antes del vencimiento escribir.

Preguntas frecuentes

¿Se puede conectar con el sistema de citas de la estación?

El sistema de citas es el programa donde la estación reserva las franjas de inspección, y el CRM no lo reemplaza. Según el caso, se puede construir una conexión para que el CRM lea los huecos libres y proponga hora al cliente en la misma conversación.

Por ejemplo, una estación con 80 citas al día recibe 30 mensajes de WhatsApp Business pidiendo hora. Primero, el asistente consulta los huecos del día. Además, propone 2 o 3 opciones y reserva la elegida. Por último, la cita aparece en Google Calendar y en la ficha del vehículo. Si la conexión no es posible, el equipo reserva a mano. Lo viable depende del sistema y se ve en la videollamada.

• Huecos libres leídos.
• Cita reservada.
• Ficha del vehículo actualizada.

¿Qué ocurre con los clientes que dejan caducar la inspección?

Un vencimiento superado es una inspección que ha caducado sin que el titular pidiera cita. El CRM lo marca en la ficha y la estación decide cómo contactar al cliente, siempre con tacto y sin tono de amenaza.

Piensa en 20 vehículos con la inspección vencida hace más de 1 mes. La lista permite escribir con una plantilla aprobada por Meta recordando que se puede pedir cita. Además, la ficha anota si el cliente ha vendido el coche o lo tiene parado, y deja de avisar a quien lo pida. Cada caso lo valora una persona, y el CRM solo ordena la lista.

• Lista de vencimientos superados.
• Motivo anotado: vendido, parado u otro.
• Respeto a quien pide no recibir avisos.

Por ejemplo, con 20 vencimientos superados, WhatsApp permite escribir a 10 por semana.

¿Cómo se evitan los mensajes duplicados a la misma persona?

Un mensaje duplicado ocurre cuando una persona es titular de varios vehículos y recibe un aviso por cada uno. El CRM reconoce al titular por su teléfono y junta los vencimientos próximos en un solo mensaje.

En la práctica, un cliente con 3 coches en la familia recibe 1 mensaje con 3 matrículas y fechas, en lugar de 3 avisos separados. Primero, la ficha enlaza los vehículos con el titular. Además, el sistema agrupa los avisos de las próximas 4 semanas. Por último, el cliente elige una sola cita por WhatsApp si quiere pasar los tres el mismo día. Así la estación también ahorra mensajes.

• Un titular, varios vehículos.
• Un solo aviso con las fechas.
• Cita conjunta si el cliente quiere.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.