CRM a medida para movimiento de tierras: horas de máquina y viajes

Un CRM a medida para empresas de movimiento de tierras es un programa que une lo que se vende con lo que hacen las máquinas: excavaciones, explanaciones, zanjas y vaciados. Un CRM personalizado guarda cada obra con sus metros cúbicos, sus horas de máquina y sus viajes de camión, y compara lo presupuestado con lo gastado.

Tus clientes son constructoras, promotoras, ayuntamientos, agricultores y empresas de infraestructuras. Piden por teléfono o con WhatsApp Business, mandan una ubicación y quieren saber cuándo puedes empezar.

Por ejemplo, una obra presupuestada en 3 semanas puede tardar 5 si llueve durante 6 días. Sin un registro de partes diarios, el desvío se descubre al facturar. Con un sistema a medida se ve día a día, y el cliente recibe un aviso a tiempo en lugar de una sorpresa.

¿Qué lleva la ficha de una obra en un CRM a medida para empresas de movimiento de tierras?

La ficha de una obra es el registro de las condiciones que determinan el trabajo: parcela, tipo de terreno, volumen estimado, cota final y acceso para maquinaria. Según el caso, lleva también la distancia al vertedero y el destino de la tierra sobrante, porque el transporte pesa mucho en el precio. Un vaciado de 4.000 metros cúbicos suma cientos de viajes en 20 días, y un presupuestador atiende 10 obras a la vez.

• Los metros cúbicos presupuestados y los medidos.
• El plano o la medición topográfica adjunta.
• El contacto del encargado de obra y del propietario.

En la práctica, un vaciado de 4.000 metros cúbicos con vertedero a 8 kilómetros se factura distinto de otro con vertedero a 30. La ficha guarda esos datos y el presupuestador los consulta con Excel o desde el panel (Kairux), sin llamar al jefe de obra. Todo cabe en 1 ficha, y el equipo de 3 presupuestadores la comparte con Microsoft 365.

¿Cómo se controlan las horas de máquina, los camiones y los partes diarios?

El parte diario es el documento en el que el maquinista anota las horas trabajadas, la máquina usada y los viajes de camión hechos. Se puede construir un parte que se rellene desde el móvil en 2 minutos y que alimente la ficha de la obra sin que nadie lo pase a mano.

Imagina 3 excavadoras y 6 camiones en 4 obras distintas. Cada tarde, los partes suman las horas por obra y por máquina, y el responsable los revisa con Excel o desde Google Sheets. Con 12 partes al día, la revisión lleva 10 minutos. Además, el CRM compara lo anotado con lo presupuestado y avisa cuando una obra supera las tres cuartas partes de sus horas, según el caso, porque aún se puede hablar con el cliente.

1. Primero, el maquinista abre el parte del día.
2. Además, anota horas, viajes y observaciones.
3. Por último, el responsable lo revisa antes de cerrar la jornada.

¿Cómo afectan el clima y la planificación a las fechas de obra?

El clima es el factor que más desordena el calendario en movimiento de tierras: con terreno embarrado no se trabaja. Un CRM personalizado permite marcar días perdidos por lluvia en cada obra y reordenar la cola de trabajos sin perder el hilo de lo prometido a cada cliente.

Pongamos que una semana de lluvia retrasa 3 obras. Google Calendar las desplaza con 1 clic, enseña qué maquinaria queda libre y qué cliente debe recibir un aviso con WhatsApp Business, quizá 2 días antes de lo previsto. Una explanación de agricultor puede esperar; el relleno de una promotora con fecha de hormigonado, no. Con 6 días de lluvia, el aviso por WhatsApp Business a 3 clientes sale en 5 minutos.

• Días perdidos por obra y motivo.
• Obras con fecha comprometida.
• Maquinaria libre que se puede reasignar.

¿Qué hace la IA con las consultas que llegan durante la obra?

La IA es un asistente que contesta por WhatsApp a cualquier hora y recoge lo que necesita el presupuestador: ubicación de la parcela, tipo de trabajo, volumen aproximado y fecha deseada. Por ejemplo, un agricultor escribe a las 6:40, antes de salir al campo, para pedir una nivelación de 3 hectáreas, y el asistente le pide la ubicación y una foto.

Además, no da precios ni opina sobre la viabilidad técnica. Deja la ficha preparada para una visita, con una cita de Google Calendar. Responde en menos de 1 minuto con WhatsApp Business, aunque sean las 6:40 de un domingo. Según el estudio de MIT e InsideSales.com (2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo.

Para un negocio de obra cercano, mira el CRM para constructoras, y para el marco general, qué es un CRM a medida y CRM a medida con agentes de IA.

¿Qué se puede construir a medida y cómo se empieza?

Lo que se puede construir a medida es lo que tu empresa necesita para no depender de papeles y llamadas. Según el caso, un parte diario móvil, un panel de rentabilidad por obra, un control de mantenimiento de cada máquina y un aviso 15 días antes de que caduque un seguro o una revisión.

Por ejemplo, hacemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Además, preguntamos qué máquinas tienes, cómo calculas el precio por metro cúbico y qué programa de facturación usas, como Excel o Microsoft 365 (Outlook).

Lo viable de la conexión con tu facturación o con el GPS de las máquinas depende del modelo y se mira en esa llamada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo saber si una obra me está dando beneficio o pérdida mientras se hace?

La rentabilidad de una obra es la diferencia entre lo que cobras y lo que cuesta ejecutarla, y el CRM la calcula día a día con los partes. Por ejemplo, una obra presupuestada con 120 horas de máquina lleva 90 a mitad de plazo. Si el avance es menor, el panel lo marca en rojo antes de que sea tarde.

Además, se suman los viajes de camión y los gastos de vertido que registres cada semana, con Google Calendar para el cierre de los viernes. Primero se define qué costes se incluyen, después se carga el precio por hora de cada máquina y por último se compara con lo presupuestado, con 10 obras de ejemplo (Excel). Según el caso, los datos se exportan a Excel para tu gestoría. Con 10 obras abiertas, la tabla cabe en 1 pantalla. La lectura sirve para decidir con tiempo y no promete ningún resultado concreto.

¿Cómo se registran los vertederos y los permisos de transporte de tierras?

El vertedero es el destino donde se descarga la tierra sobrante, y cada uno tiene sus condiciones, su distancia y sus documentos. El CRM puede guardar una lista de destinos habituales con dirección, tarifa y persona de contacto, y asociar a cada viaje el vertedero usado. Por ejemplo, una obra de 20 días suma 150 viajes al mismo destino en 4 semanas.

Además, los albaranes de entrega se adjuntan al parte con una foto desde el móvil con WhatsApp Business. Primero el conductor la sube, después el responsable la revisa en 1 minuto y por último queda ligada a la obra (Albarán). Los permisos y la normativa concretos los conoce tu empresa; el sistema solo los recuerda con una fecha de caducidad y avisa 30 días antes por WhatsApp Business al responsable. El permiso de una obra de 3 semanas se revisa cada lunes, y el vertedero de cada viaje queda anotado.

¿Se puede enseñar al cliente cómo va su obra sin dar acceso a todo?

El informe de avance es un resumen que el cliente recibe sin entrar al sistema: metros cúbicos movidos, días trabajados, días parados por lluvia y fecha prevista de fin. Por ejemplo, una promotora recibe cada viernes un mensaje con el avance de la semana y 3 fotos de la parcela. Son 4 mensajes al mes con Google Sheets como origen.

Además, el cliente solo ve lo suyo y no los precios internos ni otras obras (RGPD). Primero se decide qué información se comparte, después se prepara una plantilla y por último se programa el envío semanal con WhatsApp Business o correo. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y el informe se prepara con ellas, según el caso.

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