CRM a medida para anticuarios: piezas únicas, procedencia y clientes

Un CRM a medida para anticuarios es un programa que guarda cada pieza como un objeto único, con su origen, su estado y su historia, y la enlaza con los clientes que la buscan. Un CRM personalizado evita que una vitrina, un cuadro o una lámpara se pierdan entre apuntes de papel y fotos del móvil.

A diferencia de una tienda con stock repetido, aquí no hay dos piezas iguales. Cada una se compra a un particular o a otro profesional, se limpia o se restaura, se fotografía y espera cliente durante meses.

Por ejemplo, si tienes 300 piezas en la tienda y el almacén y un decorador te pide un aparador de roble, recordar si lo tienes y dónde puede llevar 20 minutos. Una hoja de cálculo (Excel) tampoco ayuda. Un sistema a medida lo responde en 1 minuto y propone la pieza con WhatsApp Business.

¿Qué lleva la ficha de una pieza en un CRM a medida para anticuarios?

La ficha de una pieza es el registro de un objeto único: descripción, época, material, medidas, estado, fotos, precio de compra, precio de venta y ubicación. Según el caso, también lleva la procedencia, es decir, a quién se compró y cuándo, que da valor y confianza. Una pieza con 3 propietarios documentados se vende mejor que otra sin historia.

• El historial de restauración, con fecha, restaurador y coste.
• El estado de la pieza: en tienda, en almacén, reservada o vendida.
• Los clientes que han preguntado por ella o por otra parecida.

En la práctica, una pieza restaurada en 3 sesiones por un taller externo cambia de valor, y la ficha lo recuerda. El anticuario la consulta desde Excel o desde el panel (Kairux), y no depende de una libreta con anotaciones de hace años.

¿Cómo se registran las compras a particulares y la restauración?

La compra a particulares es el origen de buena parte del stock, y el CRM la trata como un proceso con sus datos: quién vende, qué pieza, cuánto se paga y qué documentos se firman. Se puede construir un formulario de entrada que el anticuario rellena en la visita.

Imagina que visitas un domicilio y compras 6 piezas a una familia. En 10 minutos quedan 6 fichas con fotos, precio de compra y datos del vendedor. El formulario se abre con Google Calendar al lado para fijar la siguiente visita. Además, cada pieza que necesita restauración pasa a una cola con restaurador, fecha de entrega y coste previsto. Una restauración de 3 semanas se ve en el panel (Kairux).

1. Primero, la visita y las fotos de cada pieza.
2. Además, el documento de compra con los datos del vendedor.
3. Por último, el destino: tienda, almacén o restauración.

¿Cómo se cruzan las piezas con los clientes que las buscan?

El cruce es la función que avisa a un cliente cuando entra una pieza de su interés, y es la parte que más vende en un anticuario. Cada cliente tiene en su ficha lo que busca: época, estilo, material, tamaño y presupuesto aproximado, según el caso.

Pongamos que un decorador busca sillas de comedor en madera para un proyecto de 8 plazas. Cuando entra un juego de 8 sillas, el CRM lo marca y el anticuario le manda una foto con WhatsApp Business. Si el decorador no contesta, se anota para volver a escribirle en 7 días. Con Instagram se enseña la foto, y con 200 clientes en la base el filtro acierta.

• Lista de búsqueda de cada cliente, con sus palabras clave.
• Aviso al entrar una pieza que encaja.
• Registro de a quién se enseñó y qué respondió.

¿Qué hace la IA y cómo se empieza?

La IA es un asistente que contesta por WhatsApp o Instagram a cualquier hora a quien pregunta por una pieza vista en una foto. Por ejemplo, alguien escribe un domingo a las 21:00 por un espejo que vio en Instagram, y el asistente comprueba en la ficha si sigue disponible, recoge sus datos y deja el aviso para el lunes.

No fija precios ni negocia: la conversación sobre el valor de una pieza la lleva el anticuario. Según el estudio de MIT e InsideSales.com (2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead es alguien que ha pedido información.

Primero hacemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, con tu inventario delante. Para otro negocio de piezas de valor, mira el CRM para joyerías, y para el marco general, qué es un CRM a medida y CRM a medida con agentes de IA.

¿Qué se puede construir a medida?

Lo que se puede construir a medida es lo que tu anticuario necesita y un programa de tienda no entiende. Según el caso, un registro de compras y ventas con los datos que pide tu actividad, un catálogo con fotos que se publique en tu web de WordPress y un informe de rotación de piezas por antigüedad en el stock.

• Piezas que llevan más de 12 meses sin venderse.
• Margen por pieza, de la compra a la venta.
• Calendario de ferias y mercados con las piezas llevadas.

Además, se puede conectar con una hoja de cálculo de Google Sheets que ya uses. Lo viable depende de cómo tengas hoy el inventario y se ve en la videollamada, con algunas de tus piezas en pantalla.

Preguntas frecuentes

¿Puedo llevar piezas en depósito de otros anticuarios o de particulares?

El depósito es una pieza que está en tu tienda pero sigue siendo de otra persona, y el CRM la distingue de tu stock con un estado propio. Por ejemplo, un colega te deja un reloj de pared 60 días a la espera de venta. La ficha guarda el precio acordado, la comisión y la fecha en que debe volver si no se vende.

Además, a los 50 días el sistema avisa de que el plazo se acaba. Primero se pregunta al dueño si prorroga, después se actualiza la fecha y por último se anota la respuesta. Según el caso, el aviso sale con WhatsApp Business o por correo (Outlook). Así ninguna pieza ajena se queda olvidada en un rincón del almacén ni se vende por error con la etiqueta equivocada.

¿Cómo se guardan las fotos y los certificados de cada pieza?

Las fotos y los certificados son archivos que se adjuntan a la ficha de cada pieza, con fecha y descripción. Por ejemplo, 6 fotos desde distintos ángulos, una de la firma y otra de un detalle de desgaste. El CRM las ordena, y el anticuario las envía a un cliente por WhatsApp Business en 2 minutos, sin buscar en la galería del móvil.

Además, si una pieza tiene un informe de un perito o un certificado, queda ligado a ella y a quien la compre. Primero se sube el documento, después se asocia a la pieza y por último se decide si se entrega al cliente. Los archivos se alojan en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas, y se pueden exportar a Google Sheets si necesitas un listado para el seguro.

¿Qué hago con los clientes que visitan la tienda y no compran?

Un visitante que no compra es una relación abierta, y el CRM te deja convertirla en un contacto si da su permiso. Por ejemplo, una pareja mira un sofá durante 20 minutos y pide pensarlo. Con su consentimiento, se anota su interés y se le avisa si entra algo parecido, o si baja el precio de esa pieza.

Además, se guarda el motivo de no comprar: precio, tamaño, estado o falta de decisión. Esa lectura ayuda a buscar mejor las piezas en la próxima compra. Por último, solo se escribe a quien ha dado su consentimiento o ha pedido información, según el RGPD. Con 40 contactos así al mes, el seguimiento deja de depender de la memoria y de apuntes en una libreta. La lista se filtra en segundos con Excel.

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