CRM a medida para empresas de animación y DJ

Un CRM a medida para empresas de animación y DJ es un programa que ordena cada evento contratado: la fecha, el cliente, la señal, el equipo y el repertorio. Cada fecha del calendario tiene su ficha. Un CRM personalizado evita dos desastres típicos del sector: vender la misma fecha dos veces y presentarse sin el equipo adecuado.

Una empresa de animación vive de fines de semana, bodas, comuniones y fiestas de empresa. Las consultas llegan de madrugada, después de que una pareja o una familia ha hablado con otros proveedores. Por ejemplo, con 12 consultas para el mismo sábado y 1 equipo disponible, quien contesta primero y bloquea la fecha se queda con el trabajo. En este artículo verás:

• qué lleva la ficha de un evento;
• cómo se ordenan fecha, señal y repertorio;
• qué se puede construir según el caso.

¿Qué necesita un CRM a medida para empresas de animación y DJ?

La ficha de un evento es un registro de una fecha concreta, con quién contrata, qué se ha pactado y qué equipo se necesita. Un programa genérico no entiende de fechas bloqueadas ni de material. La ficha del evento incluye:

• el tipo de evento: boda, comunión, cumpleaños o fiesta de empresa;
• la fecha, el horario y el lugar, con la distancia al almacén;
• el equipo necesario: sonido, luces y pantallas;
• el repertorio, las canciones imprescindibles y las prohibidas.

Además, la ficha del cliente guarda cómo se enteró de la empresa y con quién contrató antes. Por ejemplo, una pareja con 120 invitados que pide música para ceremonia, cóctel y baile tiene 3 tramos con su equipo, y el CRM los une en una ficha con WhatsApp Business para las dudas del día de la boda. Además, en una temporada de 40 fines de semana, el CRM guarda 40 calendarios sin que ninguno se mezcle con otro.

¿Cómo se ordena un evento, de la consulta a la actuación?

El embudo de una empresa de animación es la secuencia de etapas de cada evento, y se juega a una sola fecha. Una versión posible, que se ajusta según el caso, es esta:

1. Consulta: el cliente pregunta por una fecha y un tipo de evento.
2. Disponibilidad confirmada: se comprueba el calendario.
3. Presupuesto: con equipo, horas y desplazamiento.
4. Señal pagada: la fecha queda bloqueada.
5. Preparación: repertorio, horarios y material.
6. Evento y cierre: actuación y pago final.

En la práctica, la cuarta etapa decide el negocio. Una fecha sin señal no está vendida, y 2 clientes pueden querer el mismo sábado. Además, el CRM muestra el calendario en Google Calendar con las fechas pagadas, las provisionales y las libres, cada una de su color. Además, la lista de fechas se revisa cada lunes en 5 minutos, con 4 eventos del fin de semana.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una empresa de animación?

Un aviso es un recordatorio que sale solo según la fecha del evento y la etapa de la ficha. En animación hay mucha preparación en pocas semanas, y todo depende de que el cliente conteste a tiempo. Los avisos más útiles son estos:

• aviso a los 3 días de un presupuesto sin respuesta;
• recordatorio de señal con la fecha límite para bloquear;
• petición del repertorio 30 días antes del evento;
• confirmación de horarios 48 horas antes.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, y estos avisos se preparan con ellas. Los paga la empresa, nunca el cliente. Por ejemplo, una familia recibe la petición de repertorio y responde con una lista por WhatsApp Business en 1 día.

¿Qué hace la IA en una empresa de animación y DJ?

El asistente de IA es un agente que contesta el WhatsApp de la empresa a cualquier hora, incluso de madrugada, cuando suelen llegar las consultas de un sábado. Por ejemplo, un novio escribe a las 1:30, recibe respuesta en 1 minuto y el asistente comprueba si esa fecha está libre en Google Calendar. Además, recoge lo necesario:

• tipo de evento, fecha, lugar y número de invitados;
• tramos que necesita: ceremonia, cóctel o baile;
• si la fecha está libre u ocupada, según tu calendario.

El asistente no confirma presupuestos si no se los indicas, ni promete equipos que no tengas. Se presenta como asistente virtual, porque la normativa europea de IA pide transparencia. Para otros servicios de celebraciones, mira CRM para bodas y eventos, donde se cuenta el lado de la organización. También, con 2 equipos de sonido disponibles, el CRM impide asignar 3 eventos al mismo sábado y avisa en 1 minuto.

¿Qué se puede construir a medida y cómo se empieza?

Lo propio de una empresa de animación es el calendario de fechas y el material, y eso se puede construir. Además, cada empresa tiene su equipo y su forma de repartir los eventos, así que lo viable se concreta contigo. Según el caso, se puede hacer lo siguiente:

• un calendario con fechas pagadas, provisionales y libres;
• una hoja de material por evento, para no olvidar nada;
• un formulario de repertorio que el cliente rellena desde el móvil;
• un reparto de eventos entre varios DJs y animadores.

Para empezar, hacemos una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso, por ejemplo con 10 consultas reales de tu última temporada. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. Primero se decide cuántos equipos hay y, después, se prueba durante 2 semanas con 10 eventos reales. Además, el reparto se revisa 1 vez por semana, y cada DJ recibe su agenda por WhatsApp Business el jueves.

Preguntas frecuentes

¿Cómo evito vender dos veces la misma fecha?

Una fecha bloqueada es un día del calendario que ya tiene un evento con señal pagada, y el CRM lo marca como ocupado. Cuando otro cliente pregunta por esa fecha, el asistente contesta que no está disponible, sin que nadie tenga que revisar el cuaderno. Por ejemplo, 2 consultas para el mismo sábado se resuelven en 1 minuto.

Además, las fechas provisionales caducan. Primero se ofrece la fecha. Después se espera la señal durante 3 días. Por último, si no llega, la fecha vuelve a quedar libre y avisa a quien estaba en lista de espera por WhatsApp Business. Según el caso, el plazo de espera y el número de equipos se configuran a medida con Google Calendar.

¿Se puede gestionar a varios DJs y animadores a la vez?

Un reparto de eventos es una vista que asigna cada fecha a un profesional según su disponibilidad y su especialidad. La empresa ve cuántos eventos tiene cada DJ en la semana y quién está libre. Así no se asignan 2 eventos a la misma persona el mismo día.

Imagina 4 DJs y 3 animadores infantiles con 12 eventos en un fin de semana. El calendario enseña a cada uno su agenda, y el cliente recibe el nombre de la persona que irá. Además, cada profesional ve solo sus eventos, con permisos por rol. Según el caso, se pueden registrar también las horas trabajadas para calcular pagos con Google Sheets. También se anotan las horas de cada evento, por ejemplo 5 horas de baile, para calcular el pago de cada profesional por semanas. También el cliente ve su fecha en Google Calendar, y el equipo ahorra 15 minutos por evento en confirmaciones.

¿Puede el cliente rellenar su repertorio desde el móvil?

Un formulario de repertorio es una página sencilla donde el cliente elige canciones imprescindibles y prohibidas, y se puede construir según el caso. Las respuestas llegan a la ficha del evento y el DJ las lee antes de preparar la sesión. Por ejemplo, una pareja con 120 invitados rellena su lista en 10 minutos.

Además, el CRM envía el enlace 30 días antes de la boda y recuerda a los 7 días si no se ha rellenado. Según el RGPD, solo se recogen los datos necesarios para el servicio. Si el cliente prefiere hablar, el equipo recoge las canciones por WhatsApp Business y las anota en la ficha, sin perder nada.

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