CRM a medida para empresas de trasteros: ocupación y contratos

Un CRM a medida para empresas de trasteros es un programa que une en una ficha al cliente, el trastero que alquila, su contrato mensual y el estado de sus pagos. Un CRM personalizado resuelve un negocio donde el ingreso depende de cuántos trasteros están ocupados cada mes y de cuánto tiempo se quedan.

Piensa en un local con 80 trasteros de varios tamaños. Alguien escribe un domingo por la tarde porque se muda el lunes y necesita sitio para unas cajas. Si nadie contesta en 15 minutos, alquila el del local de al lado, que sí responde por WhatsApp Business.

Además, un lead, es decir, alguien que ha pedido información, casi nunca compara precios con calma durante más de 2 días. Compara quién tiene un hueco libre hoy y quién le deja entrar mañana. La ficha tiene que decir en un segundo qué trasteros están libres y de qué medida.

¿Qué datos lleva la ficha en un CRM a medida para empresas de trasteros?

La ficha de un cliente de trasteros es un registro con el trastero asignado, su tamaño, la fecha de entrada y la cuota mensual. Primero va el motivo del alquiler: mudanza, reforma, negocio con stock o estudiante. Además, se anotan la fianza, el método de pago y el preaviso que exige el contrato.

Por ejemplo, una tienda online que guarda 40 cajas de producto no se comporta como una familia con muebles de una abuela. La primera se queda 18 meses y pide más metros; la segunda se va en 3 meses y deja el trastero a otro cliente. El CRM guarda esa diferencia y el comercial sabe a quién ofrecer un trastero mayor.

Según el caso, se puede construir un plano con colores por estado: libre, reservado, ocupado y en baja. Así el encargado ve el local con Google Sheets o desde el móvil, sin ir pasillo por pasillo.

¿Cuáles son las etapas de un alquiler de trastero?

El embudo de un trastero es una secuencia que acaba en un contrato mensual y no en una venta puntual. La etapa final no es «cerrado», es «ocupado», y de ahí salen dos caminos: renovar cada mes o causar baja. Un recorrido habitual, que se revisa cada 30 días con el encargado, es este:

1. Consulta: el cliente cuenta qué guarda y desde cuándo lo necesita.
2. Recomendación de medida: se propone el tamaño adecuado.
3. Reserva: se aparta el trastero durante unos días.
4. Contrato y fianza: firma y primer pago.
5. Ocupado: cuota mensual y acceso con código o llave.
6. Preaviso y baja: el cliente avisa y se libera el espacio.

Por ejemplo, una reserva sin contrato a los 3 días vuelve sola a «libre». Además, el CRM avisa al comercial, que escribe a esa persona en menos de 10 minutos.

¿Cómo se controlan los impagos y las renovaciones?

El control de cuotas consiste en saber cada mes quién ha pagado, quién se retrasa y quién ha pedido la baja. En un negocio de cuota recurrente, un retraso de 10 días se arregla con un mensaje amable; uno de 60 días ya es un problema de contrato. El CRM separa los dos casos.

Imagina un local donde 65 de sus 80 trasteros están ocupados y hay que saber cada mes qué cuotas siguen pendientes. Primero se marcan. Además, un WhatsApp programado desde la ficha recuerda el pago a los 5 días del vencimiento, con un tono tranquilo. Por último, si pasan 30 días sin respuesta, la ficha sube a una persona y no sigue sola.

Lo que se hace con un impago grave depende de tu contrato y de tu abogado, no del CRM. El sistema solo ordena fechas, mensajes y pruebas de contacto, con un resumen semanal desde Google Sheets para contabilidad.

¿Se conecta con el control de acceso y la facturación?

Un CRM personalizado se conecta con el control de acceso, la domiciliación y la facturación que ya usas, siempre según el caso, sin tocar lo que ya funciona. Cada sistema guarda una pieza: quién entra, quién paga y qué factura se emite. El CRM las junta en la ficha del cliente.

En la práctica, se puede construir que al cobrar la fianza se active el código de la puerta, y que al llegar una baja se desactive a las 24 horas. También un aviso para el encargado cuando un cliente entra 3 veces en una semana, algo que a veces anuncia una mudanza o una baja inminente.

Lo viable depende de la cerradura y del programa de cada local, y se ve en la videollamada. Si hoy apuntas los códigos de 80 puertas con Google Sheets, el primer paso es llevarlos a la ficha.

¿Qué puede hacer la IA en un negocio de trasteros?

La IA de un negocio de trasteros es un asistente que contesta al momento por WhatsApp Business y recomienda el tamaño según lo que el cliente va a guardar. Por ejemplo, alguien escribe a las 22:00 que tiene un sofá y 12 cajas. El asistente le propone una medida, le dice si hay hueco libre y le ofrece visitar el local.

Además, puede dar cita de visita con Google Calendar y avisar a una persona cuando el cliente pide algo fuera de lo normal, como guardar un vehículo. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite escribir con plantillas aprobadas, así que los recordatorios de cuota se preparan con ellas.

Si además haces mudanzas, lee CRM para empresas de mudanzas. Para ver el marco general, entra en CRM a medida con agentes de IA. En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tu local delante.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sabe el CRM qué tamaño de trastero necesita un cliente?

El tamaño es una recomendación que sale de lo que el cliente cuenta que va a guardar, y el CRM la prepara con una tabla que tú defines. Primero se pregunta qué guarda: muebles, cajas, herramientas o stock. Después se suman los volúmenes aproximados y se propone una medida, siempre según el caso. El cliente la recibe con WhatsApp Business en menos de 5 minutos.

Por ejemplo, un cliente con una cama, 15 cajas y una bicicleta recibe una propuesta de tamaño pequeño. Si dentro de 3 meses lleva más cosas, la ficha avisa al comercial con WhatsApp Business para ofrecerle un cambio a una medida mayor. La tabla de equivalencias la escribes tú, porque conoces mejor que nadie cuánto cabe en cada trastero. El asistente solo la aplica con coherencia a cada una de las consultas que llegan cada semana.

¿Se puede reservar un trastero sin que lo haya visto antes?

Se puede, y es habitual cuando el cliente tiene prisa. La reserva es un estado de la ficha que aparta el trastero durante los días que tú decidas y lo devuelve a libre si no se firma el contrato. Así dos personas no acaban prometidas al mismo espacio por error, ni 2 veces el mismo fin de semana.

Imagina que una persona reserva un viernes por la noche con una señal pequeña. Primero el CRM bloquea el trastero. Después envía el contrato para firmar y avisa al encargado. Si en 72 horas no hay firma, el trastero se libera y la ficha anota el motivo. Además, ese dato de por qué no siguió adelante te sirve para ajustar la medida o la oferta de la semana siguiente, y lo ves en un panel con Google Sheets o dentro del CRM.

¿Qué datos del cliente conviene guardar y cuáles no?

Conviene guardar solo lo que sirve para el contrato y el cobro: nombre, contacto, trastero, cuota, fianza y fechas. Con 65 clientes activos, son pocos datos por ficha y se rellenan en 3 minutos. Lo que el cliente guarda dentro no tiene que aparecer en la ficha, salvo que lo declare por una razón concreta, como una mercancía con exigencias propias. El RGPD pide recoger solo los datos necesarios para cada finalidad.

En la práctica, el CRM aplica permisos por rol: el encargado ve el trastero y el código, y contabilidad ve las cuotas. Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y doble factor de acceso. Además, si un cliente pide borrar sus datos tras la baja, la ficha permite hacerlo salvo lo que debas conservar por ley. Según el caso, un mensaje de WhatsApp Business confirma al cliente que la baja y el borrado se han hecho, y la ficha guarda la fecha de ese aviso.

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