CRM a medida para alquiler de mobiliario para eventos: stock y fechas
Un CRM a medida para alquiler de mobiliario para eventos es un programa que cruza cada pedido con el stock disponible en sus fechas, y guarda la entrega, la recogida y las roturas de cada alquiler. Un CRM personalizado evita prometer 200 sillas el sábado cuando 150 ya están reservadas para otra boda.
Piensa en una empresa con 600 sillas, 80 mesas y 10 carpas. Un viernes por la tarde entran 8 consultas en 2 horas, y cada una pide cosas distintas para fechas que se solapan. El encargado mira una hoja de cálculo, otra de transportes y el chat de WhatsApp, y aun así acaba prometiendo lo mismo dos veces.
Además, un lead, es decir, alguien que ha pedido información, casi siempre pregunta tres cosas: si hay stock, cuánto cuesta el transporte y si montáis. Quien contesta primero con un presupuesto cerrado se lleva el evento, porque el cliente pide cuatro precios en 1 día. La ficha tiene que mostrar el stock real.
¿Qué necesita un CRM a medida para alquiler de mobiliario para eventos?
La ficha de un alquiler es un registro del pedido con fechas de entrega y recogida, lista de artículos, lugar y persona de contacto en el evento. Primero va el inventario por artículo, con cantidad total y cantidad libre cada día, y el comercial lo consulta en 10 segundos. Además, se anotan la fianza, el transporte y si incluye montaje.
Por ejemplo, una boda de 120 invitados pide 120 sillas, 12 mesas redondas y un mostrador. El CRM descuenta esas cantidades de las fechas de la boda y avisa con WhatsApp Business al comercial si otro cliente quiere lo mismo el mismo sábado.
Según el caso, se puede construir un calendario de disponibilidad por artículo. Con 600 sillas repartidas en 5 modelos, el encargado ve en 10 segundos cuántas quedan libres cada fin de semana, desde Google Sheets o desde el móvil. Además, el cliente recibe la respuesta en 1 mensaje.
¿Cuáles son las etapas de un pedido de mobiliario?
El embudo de un alquiler es una secuencia cuyo final no es la venta sino la devolución del material. El equipo necesita ver tres momentos: reserva, entrega y recogida. Un recorrido posible, que dura entre 3 y 15 días, es este:
- Consulta: fecha, lugar, invitados y artículos.
- Presupuesto con disponibilidad: precio y stock confirmado.
- Reserva con señal: se aparta el material.
- Entrega y montaje: se carga, se entrega y se revisa con el cliente.
- Recogida y revisión: se cuenta lo devuelto y se anotan roturas.
- Cierre: factura y devolución de fianza.
Por ejemplo, un presupuesto sin respuesta a los 4 días libera el stock reservado de forma provisional, y el comercial recibe un aviso con Google Calendar para llamar al cliente esa misma semana. Además, el cliente puede aceptar por WhatsApp Business.
¿Cómo se controlan las roturas, las pérdidas y las fianzas?
El control de devoluciones consiste en comparar lo que salió con lo que volvió, artículo por artículo. Primero se firma un albarán de entrega con la lista, que el cliente recibe en 5 minutos. Además, en la recogida se cuenta y se anotan roturas, y el CRM calcula la diferencia contra la fianza según tu tarifa.
Imagina un evento con 120 sillas entregadas y 117 recogidas. La ficha marca 3 sillas pendientes, guarda la foto del albarán y avisa al cliente con un mensaje de WhatsApp Business ese mismo día. Por último, la fianza se devuelve descontando solo lo anotado, en 7 días y sin discusiones de memoria.
Lo que se cobra por una rotura lo decide tu contrato. El CRM solo guarda la prueba y calcula el importe con tu tabla, para que cualquier persona del equipo responda igual en 5 minutos, aunque haya 2 turnos distintos en el almacén.
¿Se conecta con el inventario y las rutas de reparto?
Un CRM personalizado se conecta con el inventario y con la planificación de rutas, según el caso. La conexión es un puente que evita contar sillas en dos sitios y repartir con un camión por cada pedido. Cada dato se actualiza una vez y se ve en todas partes, sin 3 hojas distintas.
En la práctica, se puede construir una vista de reparto por día que agrupe entregas por zona. Con 8 pedidos un sábado, ordenar las rutas a mano lleva 30 minutos; con un panel en Google Sheets o dentro del CRM, queda hecho en 5 minutos. Además, el conductor recibe la hoja de ruta en el móvil.
Lo viable depende de cómo lleves hoy el inventario y se ve en la videollamada. Si hoy cuentas el stock con 3 hojas distintas, el primer paso es unirlas en una lista única con cantidades y fechas. Con 600 sillas, son 1 o 2 días de trabajo.
¿Qué puede hacer la IA en un negocio de alquiler de mobiliario?
La IA de un alquiler de mobiliario es un asistente que contesta consultas a cualquier hora y comprueba la disponibilidad que tú le das. Por ejemplo, alguien escribe un domingo a las 21:00 para pedir 80 sillas y 8 mesas el sábado siguiente. El asistente pregunta el lugar y si necesita montaje, y deja la ficha lista para el presupuesto.
Además, ofrece hueco para visitar el almacén con Google Calendar en 2 clics y avisa a una persona cuando el pedido es grande o raro. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas, así que los avisos de recogida se preparan con ellas.
Si trabajas sobre todo con bodas, lee CRM para bodas y eventos. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tu almacén delante.
Preguntas frecuentes
¿Cómo evita el CRM que se alquile dos veces el mismo material?
El CRM descuenta del stock cada pedido en sus fechas y bloquea lo que ya no está libre. Cada artículo tiene una cantidad total y una cantidad libre por día, y la reserva resta de la segunda. Si alguien pide más de lo que queda, el sistema avisa antes de enviar el presupuesto, con 1 mensaje al comercial en WhatsApp Business.
Por ejemplo, con 600 sillas y 450 reservadas para el sábado, una consulta de 200 sillas recibe el aviso de que solo quedan 150. Además, el comercial puede ofrecer otro modelo parecido o mover la entrega al viernes, con un margen de 24 horas. Según el caso, se tiene en cuenta el tiempo de limpieza entre alquileres, por ejemplo 1 día, para no prometer material que aún no ha vuelto del evento anterior.
¿Puede el cliente ampliar el pedido a última hora?
Sí, y es muy habitual: el número de invitados cambia hasta la víspera. La ficha admite ampliaciones, y el CRM comprueba el stock antes de aceptarlas, incluso a 24 horas del evento. Si hay material, se actualiza el presupuesto; si no, se propone una alternativa y queda constancia de lo que se ofreció.
Imagina una fiesta que pasa de 80 a 100 invitados el jueves. Primero el cliente escribe por WhatsApp Business. Después, el asistente comprueba si quedan 20 sillas y 2 mesas para ese día. Por último, avisa al encargado, que confirma y actualiza el transporte. Con ese flujo, un cambio de última hora se resuelve en 10 minutos y no en una tarde de llamadas entre el almacén y el conductor, que son unas 4 horas.
¿Se puede saber qué artículos se alquilan más?
Se puede, porque cada alquiler guarda los artículos y sus fechas. Primero, el CRM suma cuántas veces salió cada modelo en 12 meses y cuánto tiempo estuvo parado. Además, calcula cuántos días al año no se alquiló nada. Con ese dato decides qué comprar, qué retirar y qué subir de precio en temporada alta.
En la práctica, un negocio con 5 modelos de silla puede ver que dos concentran casi todos los alquileres. Es solo un ejemplo para entender el tipo de informe, no un dato real de ningún negocio. Según el caso, el informe se prepara con Looker Studio o con Google Sheets, y se actualiza cada semana. En 12 meses, son 52 fotos de tu almacén. Así las compras se deciden con datos del propio almacén, y no con intuición.
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