CRM a medida para empresas de domiciliación de sociedades

Un CRM a medida para empresas de domiciliación de sociedades es un programa que guarda cada sociedad domiciliada con su contrato, su representante, su correspondencia recibida y su fecha de renovación. Un CRM personalizado sirve cuando el negocio vive de cientos de contratos pequeños que se renuevan cada año.

Piensa en una empresa que domicilia 150 sociedades y atiende 20 consultas por semana. Cada mes llegan cartas, notificaciones y paquetes a nombre de cada una, y cada cliente quiere que se le avise el mismo día. Si un sobre de la Administración espera 3 días en una bandeja porque nadie sabe a quién avisar, el problema ya es del cliente.

Además, un lead, es decir, alguien que ha pedido información, suele ser un emprendedor o un extranjero que abre una sociedad y necesita dirección ya. Quien contesta con claridad en menos de 24 horas gana el contrato anual. La ficha tiene que guardar lo que pide cada persona, desde WhatsApp Business hasta el correo.

¿Qué lleva la ficha en un CRM a medida para empresas de domiciliación de sociedades?

La ficha de una sociedad domiciliada es un registro con la razón social, el representante, la fecha de alta, el tipo de servicio y la renovación. Primero va la documentación de identificación que pide tu proceso de alta. Además, se anotan las personas autorizadas a recoger correspondencia y el canal para avisarles, que casi siempre es 1 de los 3 contactos de la sociedad.

Por ejemplo, una sociedad con dos socios y un administrador tiene tres contactos con permisos distintos. El CRM guarda quién puede recibir cada tipo de aviso y manda el escaneo de una carta al administrador por WhatsApp Business, mientras el socio recibe solo los avisos importantes.

Según el caso, se puede construir un estado de documentación por sociedad. Con 150 contratos, ver en 10 segundos cuáles tienen papeles pendientes ahorra revisar fichas una a una durante 2 horas. Además, la lista se exporta a Google Sheets si tu asesor la pide.

¿Cuáles son las etapas de una domiciliación?

El embudo de una domiciliación es una secuencia que acaba en un contrato anual renovable, no en una venta única. Los nombres reales importan porque marcan cuándo se puede empezar a recibir correspondencia. Un recorrido habitual, de unos 7 a 10 días hasta el alta, es este:

1. Consulta: el cliente cuenta qué sociedad tiene y qué necesita.
2. Propuesta: servicio de dirección, recepción y escaneo.
3. Documentación: identificación del representante y datos de la sociedad.
4. Contrato y alta: firma y activación del servicio.
5. Servicio activo: recepción y aviso de cada carta.
6. Renovación: aviso antes del vencimiento.

Por ejemplo, una documentación incompleta a los 5 días del alta pasa a una lista de pendientes, y el administrativo escribe al cliente con WhatsApp Business para pedir lo que falta, antes de 48 horas.

¿Cómo se gestiona la correspondencia que llega a cada sociedad?

La gestión de correspondencia es el trabajo que más se repite en una domiciliación y el que más molesta cuando falla. Cada carta que entra se registra con fecha, remitente y sociedad destinataria, y el cliente recibe el aviso. Así nadie se entera de una notificación importante varias semanas tarde.

Imagina 150 sociedades y unas 60 cartas a la semana. Primero se escanea y se asigna cada carta. Además, el CRM manda el aviso con el canal que eligió cada cliente. Por último, se anota si lo ha leído o si hay que recordárselo en 24 horas. El seguimiento se ve con Google Sheets o desde la propia ficha.

Los plazos que corren desde una notificación dependen de cada trámite y no los decide el CRM. Lo que sí hace es dejar constancia de cuándo llegó cada carta y cuándo se avisó, algo útil si luego hay que explicar qué pasó.

¿Se conecta con la facturación y el control de identificación?

Un CRM personalizado se conecta con tu programa de facturación y con tu proceso de identificación de clientes, según el caso. La conexión es un puente que evita pasar los mismos datos a mano entre contrato, factura y expediente. Cada contrato renovado genera su factura sin escribirla de nuevo, ahorrando unos 5 minutos por cliente.

En la práctica, se puede construir un aviso de renovación a 60 y a 15 días del vencimiento, y que el cobro salga con Stripe o con tu programa habitual cuando el cliente acepta. Con 150 contratos, son 300 avisos al año que nadie tiene que recordar. Además, el administrativo ve en un panel quién ha renovado y quién no.

Las obligaciones de identificación de clientes de tu actividad las conoces tú y tu asesor. El CRM solo ordena la documentación y las fechas, y lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos con tus papeles delante.

¿Qué puede hacer la IA en una empresa de domiciliación?

La IA de una domiciliación es un asistente que contesta dudas frecuentes y recoge los datos del contrato. Por ejemplo, un emprendedor escribe a las 20:00 y pregunta si puede usar vuestra dirección como domicilio social de una sociedad nueva. El asistente responde con tu información, pide el tipo de sociedad y propone una llamada con Google Calendar.

Además, avisa a una persona cuando la consulta toca asesoramiento legal, algo que el asistente nunca hace. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas, así que los avisos de nueva carta se preparan con ellas.

Si tu negocio también alquila despachos, lee CRM para coworkings. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tus contratos delante.

Preguntas frecuentes

¿Se puede avisar al cliente de cada carta el mismo día?

Sí, y es la razón principal por la que un cliente elige un servicio u otro. El aviso es un mensaje que sale al registrar la carta, con la foto o el escaneo, el remitente y la fecha. El cliente lo recibe en WhatsApp o por correo, según lo que haya elegido al firmar, y en menos de 5 minutos.

Por ejemplo, llega una carta a las 11:00 y a las 11:05 el cliente tiene el escaneo en su móvil con WhatsApp Business. Además, la ficha anota que se avisó y por qué canal, con 1 registro por carta. Según el caso, las cartas urgentes, como las de la Administración, se marcan con un aviso especial y una segunda comunicación a las 24 horas, para que ninguna se quede sin leer en una bandeja.

¿Cómo se organizan las renovaciones anuales?

Las renovaciones son una cola de vencimientos que el CRM ordena por fecha. Cada contrato tiene su día de alta, y el sistema calcula cuándo avisar. A 60 días sale el primer mensaje, a 30 el segundo y a 15 una llamada si no hay respuesta, hecha por una persona de tu equipo.

Imagina 150 contratos con 12 vencimientos al mes. Primero se filtran los que vencen en 60 días. Después, el cliente recibe la propuesta de renovación con WhatsApp Business o por correo, en 1 clic. Por último, quien no responde queda en una lista para que alguien llame. Según el caso, el motivo de cada baja se anota, y con 12 meses de datos sabes por qué se van tus clientes.

¿Qué datos de los representantes se guardan y cuáles no?

Se guarda lo necesario para el contrato y para cumplir tus obligaciones de identificación: nombre, cargo, contacto y documento. Lo que no hace falta no se pide, ni a los 2 socios ni al administrador. El RGPD pide recoger solo los datos precisos para cada finalidad, y decir al cliente para qué se usan y cuánto tiempo se conservan.

En la práctica, el CRM aplica permisos por rol: el administrativo ve contratos y avisos, y el responsable de cumplimiento ve la documentación de identificación. Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y doble factor de acceso. Además, si un cliente se da de baja, la ficha permite borrar lo que ya no debes conservar y anota qué documentos debes mantener y durante cuánto tiempo, según tu asesor. Un aviso con WhatsApp Business confirma la baja al cliente.

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