CRM a medida para puertos deportivos: amarres y abonados
Un CRM a medida para puertos deportivos es un programa que guarda, por cada barco, su amarre, sus medidas y a su propietario, y avisa de renovaciones y de huecos libres. Un CRM personalizado trata el puerto como lo que es: un conjunto de plazas con dueños, esloras y temporadas, no una lista de contactos.
La ficha de un cliente de puerto no se parece a la de una tienda. Importa la eslora y la manga del barco, el tipo de contrato y la fecha de renovación. Por ejemplo, un puerto con 300 amarres necesita saber qué plazas quedan libres en julio para barcos de 12 metros. Una consulta que llega por WhatsApp Business a las 22:00 debería tener respuesta antes de 5 minutos.
Aquí ves cómo es el recorrido de un abonado, qué lleva la ficha y qué avisos ahorran trabajo en la oficina. Primero el abonado; además, el tránsito; por último, cómo lo construimos en Kairux.
¿Qué necesita un CRM a medida para puertos deportivos?
La necesidad central es el cruce de dos cosas que un programa genérico no cruza: la plaza y el barco. Un amarre tiene medidas máximas y un barco tiene medidas reales, y asignar uno a otro es el trabajo diario de la oficina. El CRM guarda ambas y propone qué plaza encaja con quién.
Un día cualquiera de mayo, una persona escribe por WhatsApp Business: tiene un velero de 11 metros y quiere amarre fijo. La oficina consulta el mapa de plazas, ve 3 libres que valen y responde en 10 minutos, con una visita agendada en Google Calendar para el sábado.
Además, el CRM distingue, con Google Calendar de apoyo, tres tipos de cliente: el abonado anual, el de temporada y el de tránsito, que llega por unas noches. Cada uno entra por una puerta distinta y se trata con reglas distintas. Por ejemplo, el de tránsito paga por noches y el anual por temporadas, y el CRM no mezcla ambos recibos.
¿Cómo es el recorrido de un cliente en un puerto deportivo?
El recorrido es la lista de etapas que va desde la consulta hasta el abono renovado, y cambia según el tipo de cliente. Para un amarre fijo, un puerto suele seguir estas etapas:
- Consulta: el propietario pregunta por plaza, medidas y servicios.
- Visita al puerto: conoce el pantalán y la plaza posible.
- Propuesta: contrato, fianza y condiciones de la plaza.
- Alta como abonado: documentos del barco y seguro en regla.
- Renovación: se repite cada año, o cada temporada.
Si hay lista de espera, la ficha entra en una cola por eslora. Por ejemplo, en cuanto queda libre una plaza de 10 metros, el CRM avisa a las 5 primeras personas de esa cola, por orden de llegada. Si nadie contesta en 48 horas, el aviso pasa a las siguientes. Primero se avisa; además, se anota la respuesta; por último, se asigna.
¿Qué datos lleva la ficha de un barco y su propietario?
La ficha de un abonado lleva dos bloques: los del propietario y los del barco. Primero, el propietario con sus contactos y su forma de pago. Además, el barco con nombre, matrícula, eslora, manga, calado y tipo (vela, motor o neumática), más el seguro y la fecha en que caduca.
Por ejemplo, el seguro de un barco caduca en octubre, y sin él no debería seguir en su amarre. La ficha avisa 30 días antes para pedir la póliza renovada, con un mensaje de WhatsApp Business y un recordatorio a las 2 semanas.
Por último, la ficha guarda el historial del amarre: desde cuándo lo ocupa, qué servicios ha usado y qué incidencias ha tenido. Según el RGPD, solo se guardan los datos que hacen falta para gestionar el contrato, y el abonado puede pedir ver lo que consta. Por ejemplo, el DNI del propietario se guarda, pero las fotos del barco no hacen falta para cobrar.
¿Qué avisos ahorran trabajo en la oficina del puerto?
Un aviso es un mensaje que el CRM lanza solo cuando una fecha, un documento o un estado lo piden. En un puerto, con poco personal y mucha estacionalidad, los útiles se pueden construir según el caso:
- Renovación del amarre, 60 días antes del vencimiento.
- Caducidad del seguro o de la revisión del barco.
- Plaza libre para quien está en lista de espera.
- Recibo pendiente tras 15 días sin pagar.
Los avisos salen por WhatsApp Business o por correo. Por ejemplo, 500 abonados pueden recibir el recordatorio de renovación en 1 hora, con el nombre de cada uno. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas por Meta, y el coste de esas plantillas lo asume el puerto, nunca el abonado. Con Meta como proveedor de la API oficial, los envíos son trazables. Además, un puerto con 300 abonados puede avisar a todos en 1 hora.
¿Cómo se construye un CRM personalizado para un puerto deportivo?
Se construye empezando por tu mapa de pantalanes y tus tipos de contrato. En una videollamada de 45 minutos sin compromiso vemos tus plazas, tus tarifas por eslora y tus temporadas, y te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Según el puerto, se puede construir una conexión con tu programa de facturación. Si hoy llevas las plazas en Google Sheets, también se puede importar ese archivo al CRM en pocos días.
La IA ayuda con lo repetitivo: contesta el WhatsApp de quien pide plaza, recoge las medidas del barco y agenda la visita con Google Calendar en menos de 1 minuto. El personal puede entrar en cualquier conversación, por ejemplo cuando un abonado reclama por una avería.
Si trabajas también con escuelas o alquiler de barcos, mira el CRM para empresas náuticas. El marco general está en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se gestiona la lista de espera de amarres por eslora?
La lista de espera es una cola de fichas del CRM ordenada por la eslora que busca cada persona y por la fecha en que se apuntó. Cuando queda libre una plaza, el CRM filtra a quienes encajan en esas medidas y avisa al primero. Si no contesta en el plazo que fijes, pasa al siguiente. Un plazo habitual puede ser de 48 horas, aunque cada puerto elige el suyo.
Por ejemplo, con 40 personas esperando y una plaza de 9 metros libre, el sistema saca solo a las que buscan entre 8 y 9 metros. Además, cada aviso se envía con WhatsApp Business y la respuesta queda en la ficha, de modo que ninguna persona tarda más de 2 días en saber si ha llegado su turno. Según el puerto, la regla de prioridad es por antigüedad o por tipo de contrato, y se define antes de construirla.
¿Qué hace el CRM con los barcos que llegan de tránsito?
Un barco de tránsito es un visitante que pasa unas noches, y su gestión es rápida y de mucho volumen en verano. Un puerto con 20 plazas de tránsito puede recibir 30 consultas en un solo fin de semana. El asistente de IA contesta con WhatsApp Business a quien pregunta por plaza en una fecha, pide la eslora, la manga y las noches, y deja la solicitud anotada en el CRM para la capitanía del puerto.
Primero se confirma si hay hueco esos días. Además, se pide la documentación mínima por adelantado, de modo que a la llegada el trámite dura 10 minutos. Por último, la ficha del visitante queda guardada: si vuelve el año siguiente, el puerto ya sabe su barco. Quien asigna la plaza concreta es siempre una persona, por ejemplo la capitanía, con Google Calendar abierto para ver las llegadas.
¿Puede el puerto avisar a los abonados de una avería o un temporal?
Un aviso masivo es un mensaje enviado a un grupo de fichas filtradas, por ejemplo a todos los abonados de un pantalán. Se puede construir para que la oficina elija el grupo, escriba el texto y lo envíe por WhatsApp Business o correo en un par de minutos, sin copiar números a mano.
Imagina que se prevé un temporal y hay que pedir que refuercen amarras en los 80 barcos del pantalán norte. El CRM filtra el pantalán y manda el aviso en menos de 3 minutos. Según Meta, fuera de la ventana de 24 horas hacen falta plantillas aprobadas, así que se dejan preparadas con antelación. Además, quien responde queda marcado, y a los demás se les llama. Por último, con Google Calendar se reparten las llamadas entre 3 personas del equipo.
Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.
