CRM a medida para organizadores de congresos: ponentes y sponsors
Un CRM a medida para organizadores de congresos es un programa que ordena, edición tras edición, a los asistentes, los ponentes y los patrocinadores de cada evento. Un CRM personalizado guarda a las mismas personas con papeles distintos: quien fue asistente en marzo puede ser ponente el año siguiente.
Un congreso tiene tres públicos que se cruzan y un calendario que no perdona. Por ejemplo, si el cierre de la inscripción temprana es dentro de 20 días y hay 400 contactos de la edición anterior, alguien tiene que saber a quién escribir y con qué mensaje.
En este artículo ves qué necesita un organizador, cómo es el embudo de cada edición y qué avisos evitan olvidos. Primero, las personas; además, las fechas; por último, cómo lo construimos en Kairux, con WhatsApp Business y Google Calendar. Según el caso, hay 2 formas de empezar, y la llamada de 45 minutos las aclara.
¿Qué necesita de un CRM un organizador de congresos?
La base de un CRM para congresos es una ficha por persona que sirve a todas las ediciones. Según el caso, la misma persona puede estar inscrita, ser ponente de una mesa y trabajar en una empresa patrocinadora, y un programa genérico la guarda tres veces en tres listas distintas. El CRM a medida la une en una sola ficha con tres papeles, y así el equipo ve su historial de 3 años.
Un día cualquiera, a 6 semanas del evento, el equipo quiere saber quién falta por enviar su resumen y quién no ha pagado su plaza. Abre la lista filtrada por edición y por estado, y escribe con WhatsApp Business a los 15 ponentes que faltan. En 30 minutos queda hecho.
Además, cada edición tiene su propia carpeta de fichas con el aforo, la sede y las fechas. Así la edición de este año nunca se mezcla con la anterior, y desde Google Calendar se ve el aforo por día.
¿Cómo es el embudo de una edición de congreso?
El embudo de un congreso es un recorrido doble: la venta al cliente que lo encarga, si organizas para terceros, y la captación de asistentes. Según el caso, las etapas de una edición son estas, con el nombre que uses tú en el día a día:
- Oportunidad: una asociación o empresa pide organizar su evento.
- Propuesta: sede, programa, presupuesto y calendario.
- Preparación: ponentes, patrocinadores y proveedores.
- Inscripción: apertura, plazo temprano y plazo normal.
- Evento: acreditación en puerta y control de acceso.
- Después: certificados, encuesta y propuesta de la siguiente edición.
Por ejemplo, si de 300 interesados 120 abren la inscripción y 80 pagan, la lista enseña dónde se cae cada persona. Además, la encuesta posterior queda en la ficha para preparar la próxima convocatoria con datos de verdad. Con Google Sheets se exportan las cifras de cada edición en 2 minutos, y con WhatsApp Business se avisa a quien quedó en lista de espera durante 3 días.
¿Qué datos lleva la ficha de un asistente o ponente?
La ficha de un asistente lleva sus datos de inscripción y de acceso, y la de un ponente añade su participación. Primero, el nombre, la empresa, el cargo y el tipo de entrada. Además, las sesiones elegidas, las necesidades de accesibilidad y si necesita factura a nombre de una empresa.
Por ejemplo, un asistente con una alergia alimentaria necesita que el catering lo sepa 7 días antes. Los datos de salud son una categoría especial del RGPD (artículo 9), así que solo se guardan con permiso expreso y para esa finalidad.
Por último, la ficha de un ponente guarda el título de su charla, su biografía, la fecha en que entrega la presentación y sus necesidades técnicas. Con Google Sheets se importan las listas de ediciones pasadas, y el equipo ve a quién se ha escrito en las últimas 2 semanas.
¿Qué avisos evitan olvidos antes del evento?
Un aviso es un mensaje programado que sale en un hito del calendario del congreso. Por ejemplo, con 10 hitos por edición nadie puede acordarse de todos a mano, y se pueden construir según el caso, con Google Calendar de apoyo:
- Cierre de la inscripción temprana, con 7 días de margen.
- Recordatorio al ponente para enviar su presentación.
- Información práctica 3 días antes: sede, horarios y acceso.
- Certificado de asistencia y encuesta al día siguiente.
Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del asistente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas. El coste de esas plantillas lo asume el organizador, nunca el asistente, y quien se da de baja no recibe más mensajes. Con Google Calendar, el equipo ve también los hitos del montaje. Además, 300 asistentes pueden recibir el programa en 1 hora, con el nombre de cada uno.
¿Cómo se construye un CRM a medida para organizadores de congresos?
Se construye alrededor de tu calendario de ediciones y de tus tipos de entrada, por ejemplo con 3 precios según la fecha. En una videollamada de 45 minutos sin compromiso revisamos cómo gestionas hoy inscripciones, ponentes y patrocinio, y te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Según el caso, se puede construir una conexión con tu web en WordPress o con tu plataforma de pago, como Stripe. Como proveedor tecnológico verificado por Meta, usamos la API oficial de WhatsApp Business.
La IA contesta el WhatsApp de quien pregunta por entradas, programa o llegada a la sede, a cualquier hora y en varios idiomas. Una persona del equipo puede entrar en la conversación cuando se complica, y la IA cualifica en menos de 5 minutos cada consulta.
Si organizas también bodas o eventos privados, mira CRM para bodas y eventos. El marco general está en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.
Preguntas frecuentes
¿Se puede reutilizar la lista de asistentes de la edición anterior?
La lista anterior es un activo valioso para el equipo, pero solo se puede usar si las personas aceptaron recibir información de futuras ediciones. El CRM guarda esa aceptación en cada ficha, con la fecha y la finalidad, y filtra a quienes pueden recibir el aviso de la nueva convocatoria.
Por ejemplo, de 500 asistentes, 320 personas pueden aceptar mensajes y 180 no, y el CRM las separa en segundos con Google Sheets o con sus filtros. Según el RGPD, cada persona debe saber para qué se usan sus datos y poder retirar su permiso. Además, el CRM incluye una baja sencilla en cada mensaje. Por último, el equipo revisa la lista antes de cada envío durante 2 días, con la ayuda de Google Sheets para depurar los duplicados de hace años.
¿Cómo se gestionan los patrocinadores durante la preparación?
Un patrocinador es una empresa que aporta dinero o material a cambio de visibilidad, y se gestiona con su propio embudo dentro de cada edición. La ficha guarda el nivel de patrocinio, lo prometido, lo entregado y la persona de contacto, y avisa cuando falta enviar un logo o una factura, por ejemplo 15 días antes del evento, según el contrato firmado.
Piensa en 12 empresas patrocinadoras y 4 niveles distintos, según el caso. Primero se anota qué incluye cada nivel; además, se programa un recordatorio por semana de lo pendiente; por último, se cierra con un resumen para ellos. Todo se comunica con WhatsApp Business o correo, y la negociación la lleva siempre una persona del equipo. Con Google Calendar se fijan las 2 reuniones de seguimiento antes del evento, y cada patrocinador sabe cuándo recibe su informe.
¿Qué hace el CRM con las inscripciones de última hora?
Una inscripción de última hora es la que llega en los 5 últimos días, cuando el aforo y el catering ya están cerrados. Según el congreso, se admite o no. El asistente de IA contesta en WhatsApp con el aforo que queda, el plazo para pagar y el modo de acreditarse, y el CRM actualiza el número de plazas al momento.
Por ejemplo, si quedan 15 plazas y entran 4 consultas en 1 hora, la ficha refleja cada una. Además, si se agota el aforo, la persona pasa a una lista de espera con aviso automático si se libera un sitio. El equipo puede entrar en cualquier conversación, con Google Calendar para ver el aforo del día. Primero se confirma el pago; después, se envía la acreditación; por último, se actualiza el catering con el número final de personas.
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