CRM a medida para vuelos en globo: reservas, clima y pasajeros
Un CRM a medida para empresas de vuelos en globo es un programa que guarda cada reserva con su fecha, sus pasajeros y su plan B por clima, y reprograma los vuelos cuando el tiempo no deja volar. Un CRM personalizado ordena un negocio que depende del viento como ningún otro.
Un vuelo en globo se decide por la mañana. Por ejemplo, si el piloto cancela a las 6:00 una salida con 12 pasajeros, alguien debe avisar a todos antes de que lleguen al punto de encuentro, y ofrecerles otra fecha. Sin un sistema, eso son 12 llamadas con las manos ocupadas, o un solo mensaje de WhatsApp Business.
Aquí ves qué necesita la ficha de un vuelo, cómo es el recorrido de una reserva y qué avisos evitan viajes en balde. Primero, la reserva; además, el clima; por último, cómo se construye con Kairux, según el caso de tu empresa.
¿Qué necesita de un CRM una empresa de vuelos en globo?
La necesidad de una empresa de vuelos en globo es un CRM que reprograme tan bien como vende. Un programa genérico guarda una venta y una fecha, pero aquí la fecha es provisional hasta la víspera. El CRM a medida guarda varias fechas posibles por reserva y marca cuál se vuela según la previsión. Con 30 reservas en una semana de viento, ese orden ahorra 2 horas de llamadas cada mañana.
Por ejemplo, un día cualquiera de otoño, el responsable abre la lista de la mañana siguiente: 3 globos, 36 pasajeros. Si la previsión es dudosa, escribe con WhatsApp Business a todos con una pregunta sencilla: confirmar o cambiar de día. La respuesta queda guardada en cada ficha.
Además, el CRM diferencia a quien compra para sí mismo, a quien regala un vuelo y a quien contrata para un grupo o una empresa, con Google Calendar para cada tipo de salida. Cada uno tiene su trato y su plazo de 12 meses o de 2 semanas.
¿Cómo es el recorrido de una reserva de vuelo en globo?
El recorrido de una reserva es la secuencia que va de la compra al aterrizaje, con una fase de espera por el tiempo que no existe en otros negocios, y según el caso de 1 o 2 días. Las etapas con nombres del sector son estas:
- Consulta: fecha, número de pasajeros y tipo de vuelo.
- Reserva: pago y elección de fechas posibles.
- Confirmación meteorológica: el piloto decide la víspera.
- Vuelo: punto de encuentro, peso y datos de los pasajeros.
- Después: foto, opinión y compra de un vuelo de regalo.
Por ejemplo, si 5 de 20 reservas de un mes se reprograman por viento, la ficha guarda cada cambio. Según el caso, con WhatsApp Business se ofrece la nueva fecha en menos de 1 hora. Además, cada reprogramación queda anotada, y por último se cierra la reserva cuando el pasajero ya ha volado, unas 3 semanas después de la primera fecha.
¿Qué datos lleva la ficha de un pasajero y de un vuelo?
La ficha de un vuelo es el expediente de una salida, y la de un pasajero recoge lo necesario para volar con seguridad. Primero, el nombre, el contacto, la edad y el peso aproximado, porque el reparto de la cesta lo exige. Además, si hay alguna limitación de movilidad, mareos o embarazo, que el piloto debe conocer.
Por ejemplo, un grupo de 4 personas con una de movilidad reducida cambia la cesta y el orden de subida, y el piloto lo sabe con 24 horas de margen. También se guarda quién ha comprado el vuelo, porque a veces es un regalo y el pasajero es otra persona.
Por último, la ficha anota la fecha del vuelo y de las reprogramaciones. Los datos de salud son categoría especial del RGPD (artículo 9), así que solo se piden los imprescindibles y con permisos por rol, y con Google Sheets se importan las reservas anteriores.
¿Qué avisos evitan viajes en balde y reclamaciones?
Un aviso es un mensaje que el CRM lanza solo cuando se acerca el vuelo o cambia su estado, y ahorra 30 llamadas en una mañana. En una empresa de globos, donde el tiempo manda, esos avisos se pueden construir según el caso:
- Recordatorio de la reserva 3 días antes, con consejos de ropa.
- Aviso de «vuelo en duda» la tarde anterior.
- Confirmación o cancelación a las 5:30 del día del vuelo.
- Oferta de nueva fecha en cuanto se cancela.
Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, y el coste lo asume la empresa. Por ejemplo, 36 pasajeros reciben la cancelación en 2 minutos, y los que contestan quedan marcados para reprogramar con Google Calendar. Además, la tarde anterior, el aviso de «vuelo en duda» evita viajes en balde de hasta 2 horas.
¿Cómo se construye un CRM a medida para empresas de vuelos en globo?
Se construye a partir de tus rutas, tus globos y tu forma de reprogramar, no de una plantilla. En una videollamada de 45 minutos sin compromiso vemos cómo llevas hoy las reservas y te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Según el caso, se puede construir una lista de pasajeros por cesta y un aviso masivo por vuelo, que se envía en menos de 5 minutos.
La IA contesta el WhatsApp de quien pregunta por precios o fechas, recoge los datos y propone la reserva con Google Calendar. Una persona de tu equipo puede entrar en cualquier conversación, por ejemplo cuando un cliente tiene una necesidad especial. La IA contesta a cualquier hora, y la decisión de volar la toma siempre el piloto.
Si ofreces también otras experiencias, mira el CRM para empresas de turismo. El marco general está en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se avisa a todos los pasajeros cuando se cancela por viento?
Un aviso de cancelación es un mensaje que sale a todas las fichas de un mismo vuelo con un solo gesto. El CRM filtra por fecha y por globo, con Google Calendar como apoyo, escribe el texto con la nueva propuesta y lo envía por WhatsApp Business o correo en un par de minutos, antes de que nadie salga de casa.
Por ejemplo, el responsable decide a las 5:30 que no se vuela y lanza el aviso a 24 pasajeros. Además, quienes responden con una nueva fecha quedan reprogramados al momento. Según el caso, los que no contestan en 30 minutos pasan a una lista para llamar, y la política de cambios y devoluciones la fija siempre la empresa. Con 3 globos en una mañana, la lista de llamadas queda ordenada por hora de salida.
¿Se puede gestionar el peso y el reparto de pasajeros en la cesta?
El reparto de peso es un dato de seguridad que decide el piloto, y la ficha del pasajero puede guardar el peso aproximado para ayudarle. El CRM suma los pesos de cada cesta y avisa al responsable si un grupo se acerca al límite que él haya fijado.
Imagina una cesta de 12 plazas y un grupo de 4 personas que pide ir junto, con 2 niños entre ellas. Primero se registran los pesos; además, se asignan los compartimentos; por último, el piloto revisa y ajusta. Según el caso, los datos se piden con una pregunta amable en WhatsApp, con Google Sheets como copia, y nadie los ve fuera del equipo que los necesita. Con 36 pasajeros, la suma de pesos por cesta se calcula en segundos.
¿Qué hace el CRM con los vuelos que se regalan?
Un vuelo de regalo es una reserva comprada por una persona para otra, y tiene dos fichas relacionadas: la del comprador y la del pasajero. El CRM guarda el código del regalo, su caducidad y la fecha en que el pasajero elige el día, y le recuerda que debe reservar.
Por ejemplo, un bono comprado en diciembre puede canjearse durante 12 meses, según las condiciones que fije tu empresa. Además, el CRM avisa al pasajero a los 3 meses y a los 9 de que el bono sigue vigente. Con WhatsApp Business, el pasajero elige fecha en minutos, y según el caso el comprador recibe la confirmación del vuelo, sin sorpresas ni bonos olvidados. Con Google Calendar, el equipo ve los vuelos de regalo que caducan en los próximos 30 días y llama a esas 5 o 6 personas.
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