Formularios de tu web que llegan al CRM y se contestan al momento

Conectar los formularios web al CRM significa que cada consulta que alguien rellena en tu página entra sola en una ficha, con sus datos y su origen, y recibe respuesta al momento. Se acabó copiar correos de «Nuevo mensaje desde la web» a una hoja de cálculo, o perder consultas en una bandeja llena.

Un formulario sin conexión es una cola de espera: la persona escribe, nadie lo ve hasta mañana y mientras tanto pregunta a otro negocio. Por ejemplo, si llegan 30 formularios al mes y se contestan con 1 día de retraso, la mitad ya habrá hablado con otro.

En el punto 1 verás cómo llega la consulta; además, qué campos pedir y, por último, cómo se contesta al momento, con WhatsApp Business y Google Calendar como apoyo. Según el caso, la conexión se prueba en 1 tarde.

¿Cómo llega un formulario web al CRM?

Un formulario web llega al CRM mediante una conexión que recoge los datos y crea la ficha en cuanto se envía. La persona no nota nada; el equipo ve aparecer un lead nuevo, es decir, alguien que ha pedido información.

Primero, el formulario guarda los campos. Después, el CRM crea la ficha con nombre, teléfono, mensaje y origen. Por último, se avisa al equipo y se activa la respuesta automática. Según el caso, la conexión se construye a medida con tu web.

Los leads de formularios de Facebook e Instagram ya entran solos en el CRM, y la IA les escribe y les llama en menos de un minuto. En la práctica, el formulario de tu página funciona igual: Meta o tu web envían el dato, y la ficha nace en segundos con 4 campos: nombre, teléfono, correo y mensaje. Por ejemplo, 3 de cada 4 consultas llegan fuera de horario. Un formulario es un envío de datos que el CRM recoge al instante.

¿Qué campos conviene pedir en el formulario?

Conviene pedir pocos campos, porque cada campo extra hace que alguien abandone. Con nombre, teléfono y una pregunta abierta suele bastar para empezar la conversación; lo demás se pregunta después por WhatsApp.

• Nombre, para saludar como se debe.
• Teléfono, que es el dato que más sirve para contestar.
• Qué necesita, en una frase libre o con opciones.
• Permiso para contactar, con un texto claro.

Imagina un formulario de 4 campos frente a otro de 10. El corto se rellena en 30 segundos y el largo en 3 minutos. Según el RGPD, solo se piden los datos necesarios y se informa de para qué se usan. Además, el formulario debe incluir la casilla de consentimiento, con un enlace a tu política de privacidad. Primero nombre, además teléfono y, por último, el motivo. Por ejemplo, 3 campos se rellenan en 30 segundos desde el móvil con WhatsApp Business.

¿Cómo se contesta al momento a un formulario?

Contestar al momento significa que la persona recibe un mensaje en menos de un minuto, aunque sean las 22:00 de un domingo. El asistente de IA escribe por WhatsApp, saluda por su nombre y pregunta lo mínimo para cualificar.

Según Harvard Business Review, en un estudio de 2011 sobre 2.241 empresas, la respuesta media a un lead de internet tardaba 42 horas. Y el estudio Lead Response Management (MIT e InsideSales.com, 2007) concluyó que llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo.

En la práctica, el asistente se presenta como asistente virtual, cualifica y propone una cita en Google Calendar. Si hay teléfono y consentimiento, el agente de llamadas también puede llamar. Por ejemplo, un formulario a las 22:10 recibe su WhatsApp a las 22:11, y a las 9:00 el equipo ya tiene la cita en la agenda.

¿Qué hacer con el origen de cada consulta?

El origen de la consulta es el dato que dice de dónde viene cada lead: tu web, un anuncio, una recomendación o una red social. Guardarlo en la ficha permite saber qué canal trae clientes buenos y no solo curiosos.

Primero se añade al formulario un campo oculto con la página de origen. Además, se anota la campaña si viene de un anuncio. Por último, se mira cada mes cuántas consultas de cada origen acaban en cita y en cliente. Con 40 consultas al mes, ya se ven diferencias.

Lo que pasa en el CRM (lead cualificado, cita, cliente) puede enviarse a Meta, para que los anuncios aprendan a buscar clientes parecidos a los buenos. Más sobre esto en leads de Meta Ads al CRM. Según el caso, se construyen cortes propios a medida. Imagina 2 orígenes con 20 consultas cada uno: el CRM dice cuál trae más citas, y con Google Calendar se ve cuántas se cumplen.

¿Qué errores evitar al conectar un formulario?

Los errores más comunes son tres: pedir demasiado, no avisar a nadie y no probar el formulario de principio a fin. Los tres se detectan en media hora con una prueba real.

1. Rellena tu propio formulario como lo haría un cliente.
2. Comprueba que la ficha se crea con todos los datos.
3. Verifica que llega el aviso al equipo y la respuesta al cliente.
4. Revisa el mensaje en el móvil, que es donde se leerá.

Por ejemplo, un formulario que falla en móvil pierde la mitad de las consultas sin que nadie lo sepa. Haz la prueba 1 vez al mes, con Google Calendar para recordarla. Mira también qué es un lead y cómo gestionarlo y el CRM a medida con agentes de IA; hay una videollamada de 45 minutos sin compromiso.

Preguntas frecuentes

¿Funciona con cualquier página web?

Funciona con la mayoría, aunque depende de cómo esté hecha. Una web es un sitio que puede tener formularios propios, plugins o servicios externos, y cada uno se conecta de una forma. Según el caso, se mira en la videollamada qué usas y se plantea la conexión más sencilla posible.

Por ejemplo, si tu web está en WordPress con un formulario estándar, la conexión suele ser directa. Primero se identifica el formulario, después se hace la prueba con 5 envíos y, por último, se activa. En el paso 1 solo hace falta saber qué plugin usas, y con WhatsApp Business conectado, la respuesta ya sale por el canal que prefiere el cliente. Según el caso, también se puede usar un formulario nuevo. Un formulario es un bloque de campos que se coloca en la página. Con Google Tag o similares se mide el origen, y 2 pruebas bastan.

¿Y si el cliente no deja teléfono?

Si no deja teléfono, se puede contestar por correo, pero la respuesta suele ser más lenta. Por eso conviene que el teléfono sea un campo obligatorio, explicando para qué se usa. Un número de móvil permite escribir por WhatsApp, que es el canal donde la gente contesta antes.

En la práctica, un formulario con teléfono obligatorio recibe menos envíos, pero de más calidad. Primero se prueba con 40 consultas, además se compara con la versión anterior y, por último, se decide. Según el RGPD, se avisa de que el dato se usa para contestar la consulta, y si no hay consentimiento, no se llama ni se escribe. El teléfono es lo que permite escribir por WhatsApp Business. Un campo obligatorio es una regla clara, y 1 frase de explicación basta.

¿Se puede llamar al lead que rellenó el formulario?

Sí, si ha pedido información y ha dado su consentimiento. En España, desde la Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones (artículo 66), las personas tienen derecho a no recibir llamadas comerciales no deseadas; se puede llamar a quien ha dado su consentimiento o ha pedido información. Según el caso, el agente se presenta como asistente virtual.

Por ejemplo, un formulario a las 12:00 con teléfono y casilla marcada puede recibir la llamada a las 12:01. Primero se comprueba el consentimiento, además se respeta la lista de no llamar y, por último, la llamada queda transcrita en la ficha. En el punto 2 se agenda la cita con Google Calendar, y con WhatsApp Business se confirma por escrito 5 minutos después.

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