CRM a medida con control horario: fichajes, ausencias y obras

Un CRM a medida con control horario es un sistema que registra a qué hora entra y sale cada persona del equipo y lo relaciona con los clientes y los trabajos del día. Sirve para que el registro de jornada y la gestión de clientes vivan en el mismo sitio, en lugar de en dos programas que nunca coinciden.

No todas las empresas lo necesitan. Compensa cuando el equipo trabaja en sitios distintos, cuando se factura por horas o cuando hay que saber cuánto tiempo se dedica a cada cliente. Por ejemplo, una empresa de limpieza con 25 personas repartidas en 12 locales no puede apuntar los fichajes en un cuaderno.

Un CRM personalizado nace de esas reglas y no obliga a la empresa a comprar un módulo que le sobra. Aquí ves qué es, cómo se construye y qué conviene preguntar antes de empezar. Un equipo de 25 personas ficha unas 50 veces al día con WhatsApp Business o con el móvil.

¿Qué es un CRM a medida con control horario?

Un CRM con control horario es un programa que une dos mundos: el de los clientes y el de la jornada del equipo. Cada fichaje queda apuntado con su hora, su persona y, si la empresa lo decide, el cliente o el trabajo al que corresponde. El registro de jornada deja de ser un papel para convertirse en un dato más de la ficha.

Primero, el equipo ficha entrada y salida desde el móvil o desde un puesto fijo. Además, el sistema calcula las horas de cada día y de cada semana. Por último, ese dato se cruza con los trabajos para saber cuánto cuesta realmente atender a cada cliente.

En la práctica, el responsable abre una pantalla y ve quién ha fichado, quién falta y cuántas horas lleva cada uno esta semana. Por ejemplo, desde Google Calendar y el panel ve los 3 datos que importan: presencia, horas y ausencias. Con 25 personas, la pantalla se lee en 1 minuto y no hace falta llamar a nadie. Las horas se suman por semana laboral de 5 días.

¿En qué negocios compensa tener el fichaje dentro del CRM?

El fichaje dentro del CRM compensa cuando la hora trabajada tiene una consecuencia comercial. En una empresa de limpieza, las horas por local deciden si un contrato es rentable. En un taller, el tiempo de cada reparación se cruza con lo presupuestado. En una clínica, la presencia de cada profesional condiciona las citas que se pueden dar.

Por ejemplo, una clínica con 8 profesionales ve en el CRM quién está en consulta y propone citas con Google Calendar solo cuando hay alguien. Una empresa de montajes con 10 operarios ve qué cuadrilla ha llegado a la obra. Según el caso, la ventaja es más control, menos papeleo o ambos.

Si la plantilla es de 3 personas en una sola oficina, quizá baste con un registro sencillo. La decisión se toma en la videollamada con las cuentas en la mano, y suele depender de 2 cosas: cuántas personas fichan y cuántos sitios hay. Un equipo de 3 personas y 1 oficina rara vez necesita más.

¿Cómo se construye un control horario a medida?

Un control horario a medida es un módulo que se diseña con las reglas de cada empresa: turnos, pausas, horas extra, ausencias y vacaciones. Se puede construir según el caso con una pantalla de fichaje para móvil, un código personal por empleado y un panel de responsable, con avisos por WhatsApp Business. Los cálculos los fija la empresa; el sistema solo los aplica.

El orden de trabajo es sencillo. Primero se recogen las reglas del convenio y de la empresa. Después se diseñan los turnos y los permisos de cada rol. Por último, se prueba durante 2 semanas con parte del equipo antes de extenderlo.

Por ejemplo, un empleado ficha con su código en el móvil a las 8:00 y el responsable lo ve al momento en Google Sheets o en el propio panel. Lo viable se ve en la videollamada.

¿Qué datos guarda y quién puede verlos?

Los datos de un control horario son personales, y por eso conviene limitar quién los ve. El empleado ve sus propias horas, el responsable ve las de su equipo y administración ve el resumen del mes. Con permisos por rol, ninguna persona accede a más de lo necesario. Hay más sobre esto en roles y permisos en un CRM.

Según el RGPD, los datos se recogen para una finalidad concreta y se guardan solo lo necesario. Un fichaje con ubicación, por ejemplo, exige informar al equipo y justificar por qué se pide. Muchas empresas deciden no registrar la ubicación y se quedan con la hora. Con 2 datos por fichaje, persona y hora, basta.

Además, cada corrección de un fichaje debería dejar rastro: quién la hizo, cuándo y por qué. En un equipo de 20 personas, un registro así evita discusiones. Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor.

¿Cómo se relacionan los fichajes con las obras y los clientes?

La relación entre fichajes y clientes es la parte que más valor añade a un CRM, porque convierte horas en información comercial. Cada jornada puede asignarse a un cliente o a un trabajo, y al cerrar el mes se sabe cuánto tiempo ha costado cada uno. Un registro de jornada suelto no cruza horas y clientes.

Por ejemplo, una empresa de mantenimiento dedica 40 horas al mes a un cliente que paga por 25. El CRM lo muestra, y se puede renegociar el contrato con datos. Otra empresa que factura por horas pasa el informe del mes al cliente en un clic. Si ya usas hojas de Google Sheets, el CRM puede exportar el resumen.

Quien atiende el WhatsApp Business ve también cuántas horas lleva cada cliente. Para un caso de este tipo, tienes qué es un CRM a medida. La videollamada de 45 minutos sin compromiso empieza en CRM a medida con agentes de IA.

¿Qué preguntar antes de contratarlo?

Antes de contratar un control horario a medida conviene hacer unas pocas preguntas concretas, y las respuestas te dicen si la propuesta es seria. Estas son las más útiles:

1. Quién ve cada dato: empleado, responsable y administración.
2. Qué pasa cuando alguien olvida fichar o ficha mal.
3. Cómo se exporta el informe mensual para tu gestoría.
4. Dónde se guardan los datos y quién tiene copia.
5. Cómo se prueba antes de extenderlo a toda la plantilla.

Pongamos que tu plantilla es de 15 personas con dos turnos. La prueba de 2 semanas con 5 de ellas sirve para ajustar pausas y avisos antes del cambio completo. Además, conviene pedir una demostración con tus propios horarios, no con un ejemplo genérico, y revisar el resultado con WhatsApp Business o con el correo, según cómo se avise.

Preguntas frecuentes

¿Se puede fichar desde el móvil sin instalar una aplicación?

Sí, es una pantalla de fichaje que se puede construir según el caso y que se abre desde el navegador del móvil, sin instalar nada. El empleado entra con su código, pulsa entrada o salida y el sistema guarda la hora. También se puede usar una tablet fija en la puerta del local.

Por ejemplo, un camarero ficha desde el móvil en 5 segundos al llegar. En la práctica, el responsable recibe un aviso con WhatsApp Business si alguien no ha fichado 15 minutos después de su hora. Además, la pantalla funciona en cualquier móvil, sin depender de la marca del teléfono. Antes de elegir, se prueba con 3 o 4 modelos distintos de móvil, y se decide si se permite fichar solo dentro del local o también fuera. La explicación al equipo cabe en una reunión corta de no más de 15.

¿Quién puede corregir un fichaje equivocado?

Un fichaje equivocado es un dato que corrige el responsable del equipo o la persona de administración, nunca el propio empleado sin dejar rastro. El sistema guarda el valor original, el nuevo, quién lo cambió y el motivo. Así el registro sigue siendo fiable y se entiende cada cambio meses después.

Por ejemplo, un operario olvida fichar la salida a las 18:00 y el responsable la añade a la mañana siguiente con una nota, desde Google Calendar o el panel. Según el caso, el empleado recibe un aviso de la corrección por WhatsApp Business y puede estar o no de acuerdo. En una plantilla de 30 personas, suele haber 2 o 3 correcciones por semana. Con el historial a la vista, ninguna se pierde, y cada cambio indica quién lo hizo.

¿Se puede exportar el informe para la gestoría?

El informe para la gestoría es un resumen mensual de horas por persona que se puede exportar en el formato que pida cada gestoría, por ejemplo una hoja de Google Sheets o un archivo de Excel. Se define en la construcción, con las columnas que necesite quien lo recibe.

En la práctica, el último día del mes el sistema prepara el resumen con horas ordinarias, extras y ausencias. Además, el responsable lo revisa antes de enviarlo con WhatsApp Business o por correo. Con una plantilla de 12 personas, el trabajo baja de una tarde a 10 minutos. Si la gestoría usa su propio programa, se puede construir según el caso una conexión que evite reescribir datos. Lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos, con tu caso delante.

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