CRM a medida con Looker Studio: informes sin copiar datos

Un CRM a medida con Looker Studio es un CRM cuyos datos se envían a informes visuales de Looker Studio, la herramienta de informes de Google. Así, la gerencia ve gráficos de leads, citas y ventas sin entrar al CRM ni copiar cifras a una hoja.

La conexión compensa cuando alguien más allá del equipo comercial necesita ver números: un socio, una asesoría, una agencia de anuncios o el propio dueño desde el móvil. Un informe visual se entiende en 30 segundos, y una tabla de cientos de filas no. Por ejemplo, un dueño abre el informe desde el móvil a las 8:00 y ve cuántos leads entraron ayer con WhatsApp Business y con Instagram.

Esta función no viene ya hecha: se puede construir según el caso. Aquí te explicamos qué datos salen, cuándo tiene sentido y qué preguntar antes de pedirla.

¿Qué es conectar el CRM con Looker Studio?

Conectar el CRM con Looker Studio es dejar que el informe lea una copia de los datos del CRM y los dibuje en gráficos. El CRM sigue siendo el sitio donde se trabaja; el informe solo muestra y no modifica nada.

• El CRM expone una tabla ordenada con los datos que decidas.
• Looker Studio la lee a través de una conexión, por ejemplo con Google Sheets como paso intermedio.
• El informe se actualiza solo cada cierto tiempo.

Por ejemplo, un negocio con 200 leads al mes envía a Looker Studio la fecha, el canal, la etapa y el motivo de pérdida. En la práctica, el informe responde en un gráfico cuántos llegaron por Instagram, cuántos agendaron y cuántos compraron. Además, cada persona ve el informe con un enlace, sin usuario del CRM.

¿Cuándo compensa usar Looker Studio con un CRM?

La conexión es un extra que compensa cuando los números tienen que llegar a gente que no usa el CRM a diario, o cuando quieres cruzar datos del CRM con otras fuentes. Según el caso, si solo los mira una persona, el panel de métricas del propio CRM suele bastar. Tres situaciones típicas:

1. El dueño quiere ver el estado del negocio desde el móvil.
2. Una agencia de anuncios necesita saber qué leads acabaron en cliente.
3. Se quiere cruzar el gasto de Google Ads con las ventas reales.

Pongamos que inviertes en Google Ads y recibes 80 consultas al mes. Looker Studio puede juntar el gasto de la campaña con los clientes que salen del CRM, y así ver cuánto cuesta cada cliente de verdad. Para el panel interno, mira panel de métricas de ventas, que cubre lo que se ve dentro del CRM. Además, con 3 usuarios del informe y 1 fuente más, ya compensa.

¿Qué datos del CRM conviene sacar a un informe?

Conviene sacar solo los datos que alimentan una decisión, nunca el CRM entero. Cuantos menos campos viajen, más fácil es cuidar la privacidad y más claro queda el informe.

Primero, los datos de embudo: origen del lead, etapa y fecha de cada cambio. Además, los resultados: citas agendadas, ventas cerradas y motivo de pérdida. Por último, los costes asociados, si los conoces, para calcular el coste por cliente.

Los datos personales, como el nombre, el teléfono o una nota de salud, normalmente no hace falta enviarlos. Según el RGPD, se aplica el principio de minimización: solo se tratan los datos necesarios para la finalidad. Por ejemplo, un informe de 5 gráficos se construye con identificadores internos y sin ningún teléfono. Si el informe lo ve un tercero, como una agencia, la regla pesa aún más. Además, con 50 leads al mes basta una tabla con Google Sheets de 5 columnas, y con WhatsApp Business o Instagram como origen del lead.

• Origen del lead y fecha.
• Etapa y fecha de cada cambio.
• Motivo de pérdida o de compra.

¿Qué preguntar antes de pedir el informe?

Una lista de preguntas previas es lo que evita un informe sin dueño, que acaba siendo una pantalla bonita que nadie mira. Según el caso, hay que acordar quién lo ve, qué decide con él y con qué frecuencia se actualiza. Primero, estas cuatro:

• ¿Qué pregunta tiene que contestar cada gráfico?
• ¿Quién puede verlo y quién solo recibe una captura?
• ¿Cada cuánto se actualiza: cada hora, cada día, cada semana?
• ¿Qué datos personales no deben salir nunca del CRM?

En la práctica, un negocio de servicios suele empezar con 4 o 5 gráficos y ampliar después. Con una plantilla de 10 personas, basta un informe de embudo para el equipo y otro de resultados para la gerencia. Cada uno se prueba durante 4 semanas antes de añadir más. Por ejemplo, una gerente con 10 comerciales empieza por un solo gráfico de embudo con Google Sheets como base y mira si lo usa de verdad.

¿Cómo se construye un CRM a medida con Looker Studio?

Se construye en tres pasos: elegir los datos, preparar la conexión y diseñar los gráficos. Los dos primeros se hacen en el CRM; el tercero, en Looker Studio, que es de Google y no requiere instalar nada.

Según el caso, la conexión se hace a través de Google Sheets, de una base de datos o de un fichero que se actualiza cada día. Cuál conviene depende del volumen de datos y de quién mantiene el informe, y se ve en la videollamada. Por ejemplo, con 5.000 leads al año y un informe que se mira cada lunes, una actualización diaria desde Google Sheets es más que suficiente.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Para el marco general, lee cuánto cuesta un CRM a medida o la página de CRM a medida con agentes de IA. Además, con 3 pasos y 2 semanas de prueba se ve si el informe se usa.

• Elegir los datos.
• Preparar la conexión.
• Diseñar los gráficos.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta saber de datos para mantener el informe?

Un informe de Looker Studio es un panel que se mantiene con conocimientos básicos si la conexión está bien hecha, según el caso. Cambiar un título, añadir un filtro por fechas o duplicar un gráfico lo hace cualquier persona con un par de horas de práctica.

Por ejemplo, una gerente quiere ver también las ventas por comercial. Primero abre el informe. Además, añade un gráfico con el campo que ya existe. Por último, lo comparte con un enlace. Lo que sí requiere ayuda es añadir un dato nuevo que el CRM aún no envía, o cambiar la forma de la conexión. En la videollamada se acuerda qué parte queda a cargo del negocio y cuál de Kairux, con tu caso delante. Con 3 personas que consultan el informe cada semana, la formación lleva menos de 1 hora, con ejemplos de tus propios datos de Looker Studio. Además, con 1 hora de práctica, desde Google Sheets se cambia casi todo.

• Cambiar un título.
• Añadir un filtro por fechas.
• Duplicar un gráfico.

¿Puede la agencia de anuncios ver los resultados de los leads?

El informe para una agencia es un panel con el origen y el resultado de cada lead, sin datos personales, según el caso de cada negocio. Así la agencia sabe qué campañas traen clientes y cuáles solo traen mensajes que no avanzan. Además, ve el resultado de cada mes en 1 pantalla.

En la práctica, el CRM ya envía a Meta lo que pasa después del clic, como un lead cualificado, una cita o un cliente, para que los anuncios aprendan a buscar mejores clientes. Looker Studio añade la vista para personas: qué campaña, qué mes, cuántos leads. Ambas cosas se complementan. El acceso se limita por enlace o por cuenta, y el negocio decide qué campos se comparten con el colaborador. Por ejemplo, con 3 campañas activas, la agencia ve cuántos leads de cada una llegaron a cita en los últimos 30 días, desde Looker Studio.

• Origen del lead y mes.
• Etapa alcanzada.
• Sin nombre ni teléfono.

¿Se rompe el informe si renombro una etapa del CRM?

Un diccionario de campos es una tabla que fija el nombre estable de cada dato y evita que cambiar un campo del CRM rompa el informe, según el caso. Primero, se acuerdan los nombres. Además, la tabla que lee Looker Studio es una capa separada, y los cambios del CRM se traducen allí antes de que el gráfico los note.

Piensa en un negocio que renombra la etapa «reunión» como «cita». Si el informe lee la etapa por el nombre, pierde el dato. Si lee un código interno, no se entera del cambio. Por eso, según el caso, se acuerda en la videollamada un diccionario de campos, y cualquier cambio posterior se prueba con Google Sheets o con un informe de prueba antes de publicarlo. Además, con 20 campos en la tabla y 2 cambios al año, el diccionario se revisa en 10 minutos con Google Sheets.

• Nombre estable de cada dato.
• Cambios probados en un informe de prueba.
• Aviso antes de publicar.

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