CRM a medida para casas de subastas: lotes, pujadores y consignantes
Un CRM a medida para casas de subastas es un programa que gestiona dos públicos a la vez: quien trae piezas para vender, el consignante, y quien puja por ellas. Un CRM personalizado guarda cada lote, cada contrato de consignación y cada interés de los pujadores, y avisa cuando una pieza encaja con alguien.
El negocio tiene un calendario marcado: se reciben piezas, se tasan, se cataloga, se abre la sala o la puja en línea y se cierra con pagos y recogidas. Cada fase de esa secuencia deja datos que un programa genérico no sabe ordenar.
Por ejemplo, si preparas una subasta cada 3 meses con 300 lotes y 600 personas registradas, cada pujador interesado en relojes o en pintura del siglo XIX merece un aviso cuando entre una pieza afín. Con una hoja de cálculo (Excel) solo es posible mientras el catálogo es pequeño. El aviso sale por WhatsApp Business.
¿Qué lleva la ficha del consignante y la del pujador?
La ficha del consignante es el registro de la persona o empresa que te confía piezas para vender, con todo lo que necesitas para tasarlas y devolverlas si no se venden. Según el caso, lleva el contrato de consignación, el precio de reserva pactado, la fotografía de cada pieza y su procedencia.
- En el consignante, el origen de cada pieza y la fecha en que llegó al almacén.
- En el pujador, las categorías que le interesan y el tramo de precio donde puja.
- En ambos, el historial de operaciones y las notas de cada trato.
En la práctica, la misma persona puede ser consignante este año y pujador el siguiente. Con una ficha única, el CRM lo ve y tu equipo no la trata como dos desconocidos distintos. Si una pieza lleva 30 días sin tasar, la ficha lo avisa a los 2 tasadores. Todo se consulta desde Google Sheets o desde el panel (Kairux).
¿Qué etapas tiene el embudo en un CRM a medida para casas de subastas?
El embudo de una casa de subastas es un recorrido con dos ramas que se cruzan: la de las piezas, desde la oferta hasta la entrega, y la de los pujadores, desde el registro hasta la compra. Mantener las dos separadas evita confundir una pieza vendida con un cliente que paga.
- Oferta de pieza: el consignante envía fotos y datos.
- Tasación: estimación de salida y precio de reserva.
- Consignación firmada: la pieza entra en un lote.
- Subasta: pujas en sala, por teléfono o en línea.
- Adjudicación: el pujador gana el lote.
- Pago y entrega: con recogida o envío.
Pongamos que 100 clientes ganan un lote y 12 siguen sin pagar a las 3 semanas. El CRM te los enseña juntos, con el contacto de cada comprador, y puedes escribir con WhatsApp Business a quien lo necesite. Antes lo apuntabas en una hoja (Excel) que nadie miraba.
¿Cómo se avisa a los pujadores según sus intereses con un CRM personalizado?
El aviso por intereses es un mensaje que un CRM personalizado envía a los pujadores cuyo perfil encaja con un lote nuevo del catálogo. Se puede construir una regla propia: categoría, época, autor o tramo de precio, según el caso.
Imagina que entra un reloj de colección y en tu base hay 25 pujadores que han pujado por relojes antes. El sistema los lista y tu equipo decide a cuáles escribir, sin enviar el aviso a las 800 personas del catálogo. Cada persona recibe solo lo suyo, y eso reduce las bajas.
- Primero se elige el lote que se quiere promocionar.
- Además, se filtra por intereses y por actividad reciente.
- Por último, se programa el aviso con una fecha antes del cierre.
Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta (la API oficial), y el aviso se prepara con ellas desde WhatsApp Business.
¿Qué puede hacer la IA y cómo se empieza?
La IA es un asistente que contesta por WhatsApp a cualquier hora a quien escribe para consignar o para registrarse como pujador. Por ejemplo, una persona manda a las 23:00 tres fotos de un cuadro heredado. El asistente recoge medidas, firma y procedencia, y deja la ficha lista para el tasador, que decide el valor. No tasa ni promete precio alguno. Propone una cita de 30 minutos con Google Calendar.
Según el estudio de MIT e InsideSales.com (2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead es alguien que ha pedido información.
Primero hacemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, con tu caso en pantalla, y vemos qué programa de catálogo usas hoy. Para otro negocio de piezas de valor, mira el CRM para joyerías, y para el marco general, qué es un CRM a medida y CRM a medida con agentes de IA.
Preguntas frecuentes
¿Se puede guardar el catálogo de lotes dentro del CRM?
El catálogo de lotes es la lista de piezas de cada subasta, con número, descripción, estimación y estado, y se puede construir como un apartado del CRM. Por ejemplo, un lote pasa de recibido a catalogado, luego a adjudicado y por último a entregado. Cada cambio de estado queda con fecha y con la persona que lo hizo, según el caso. Con 300 lotes por subasta y 2 personas catalogando, el historial evita discutir quién tocó qué.
Además, el lote se enlaza con su consignante y con el pujador que lo gana, de modo que desde una ficha ves la otra. Si ya tienes el catálogo en una hoja de cálculo (Excel) o en Google Sheets, se puede importar para no empezar de cero. Primero se revisa el formato, después se carga una subasta de prueba, y por último se compara con tu catálogo impreso durante 2 semanas.
¿Qué pasa con los datos de quien puja con nombre de otra persona o en representación?
Quien puja en representación de otra persona es un caso habitual en las subastas, y el CRM lo recoge como una relación entre dos fichas. Por ejemplo, un asesor de arte puja por un coleccionista que no quiere aparecer, y llama 3 veces durante la sala. La ficha del asesor guarda a quién representa, y la del coleccionista queda con su dato de contacto reservado. Si necesitas avisar a ambos, el mensaje sale con WhatsApp Business (Meta).
El RGPD pide recoger solo los datos necesarios y explicar para qué se usan. Además, se separan permisos por rol: quien atiende al público no ve los datos de pago ni los precios de reserva. El sistema se aloja en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor. Si necesitas un registro de operaciones con más detalle, se estudia en la videollamada de 45 minutos.
¿Puedo seguir a quien se queda a las puertas de pujar?
El seguimiento de un pujador indeciso es una lista de personas que se han registrado, han mirado un lote y no han pujado. Por ejemplo, 40 personas guardaron un lote en favoritos y solo 6 pujaron. El CRM las lista el día antes del cierre para que tu equipo les escriba con WhatsApp Business un recordatorio breve con la hora de cierre.
Además, tras la subasta, se puede preguntar a quien no pujó por qué: precio, estado de la pieza o falta de tiempo. Esa respuesta se guarda como motivo en la ficha y alimenta la siguiente tasación de los próximos 2 meses. Según el caso, solo se escribe a quien ha dado su consentimiento o ha pedido información, como marca la Ley 11/2022 en las llamadas comerciales. Así los 40 contactos del ejemplo no reciben nada que no esperen.
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