CRM a medida para consultoras de subvenciones: plazos y expedientes

Un CRM a medida para consultoras de subvenciones es un programa que cruza a cada cliente con las convocatorias que le encajan y sigue cada solicitud hasta su justificación. Un CRM personalizado guarda los requisitos de la empresa, las fechas límite de cada ayuda y el estado del expediente, que es lo que no admite retrasos en este sector.

La consultora vive de plazos que no negocia nadie. Una convocatoria se abre y se cierra en fechas fijas, y el cliente que llega tarde pierde la oportunidad. Quien pregunta suele ser una pyme o un autónomo que ha oído hablar de una ayuda y escribe con WhatsApp Business para saber si le corresponde, a las 20:30, tras cerrar el día.

Por ejemplo, si la consultora lleva 60 clientes y se abren 4 convocatorias al mes, hay que decidir qué clientes encajan en cada una antes de 15 días. Además, cada solicitud acaba con una justificación posterior. Aquí verás qué lleva la ficha, cómo es el embudo y qué se construye según el caso.

¿Qué aporta un CRM a medida para consultoras de subvenciones?

Un CRM para subvenciones es el que aporta el cruce entre clientes y convocatorias, según el caso, algo que un CRM de ventas no hace porque asume que el producto es el mismo para todos. Aquí el producto cambia cada semana, y la consultora debe saber a quién avisar de cada ayuda nueva. Con 60 clientes, eso son 60 revisiones, y los mensajes llegan con WhatsApp Business.

• Primero, la ficha del cliente con sus datos de elegibilidad: tamaño, sector, ubicación y plantilla.
• Además, la convocatoria, con requisitos, importe máximo y fecha de cierre.
• Por último, el expediente, con documentos, estado y fechas de justificación.

En la práctica, al publicarse una ayuda, la consultora filtra los clientes que cumplen los requisitos y les escribe el mismo día. Para el marco de consultoras en general, mira CRM para consultoras. Aquí manda el plazo.

¿Qué datos lleva la ficha de un cliente que pide ayudas?

La ficha de elegibilidad es el registro con los datos que deciden si una empresa puede pedir una ayuda: forma jurídica, número de empleados, sector de actividad, ubicación, facturación aproximada y ayudas ya recibidas. Con esos datos se filtra una nueva convocatoria en segundos. Además, primero se revisa la elegibilidad; después, se avisa. Por ejemplo, 14 clientes de 60 encajan.

También interesa lo que el cliente quiere hacer: contratar, digitalizarse, internacionalizarse o invertir en maquinaria. Una ayuda sirve para un proyecto concreto, y la consultora que sabe qué proyecto tiene cada cliente sabe qué ayuda ofrecerle y cuándo.

Pongamos que la consultora tiene 60 clientes con 3 proyectos posibles cada uno. Con filtros por sector y tamaño, saca los 14 que podrían optar a una convocatoria de digitalización. Según el RGPD, solo se guardan los datos necesarios, y los documentos fiscales se conservan el tiempo que haga falta para la finalidad.

¿Cómo es el embudo de una consultora de subvenciones?

El embudo de una consultora de subvenciones es el camino de un cliente desde que pregunta por una ayuda hasta que cobra y justifica, y tiene un tramo posterior largo que otros sectores no tienen: la resolución y la justificación pueden tardar meses.

1. Consulta: la empresa pregunta por una ayuda o por su proyecto.
2. Estudio de viabilidad: se comprueba si cumple requisitos.
3. Propuesta: honorarios, plazos y documentos necesarios.
4. Solicitud: se prepara y se presenta el expediente.
5. Resolución: concesión o denegación.
6. Justificación: se aportan facturas y memoria.

Pongamos que se envían 15 propuestas al mes y 6 clientes siguen sin contestar a los 10 días. Como la ventana de la convocatoria corre, el CRM los destaca primero y propone un mensaje con WhatsApp Business, según el caso, que menciona la fecha de cierre.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una consultora de subvenciones?

Un aviso de cierre es un recordatorio con fecha, y los de cierre de convocatoria son los que más ahorran, porque una ayuda perdida por un día no se recupera. La consultora necesita saber con 30 o 15 días de margen qué solicitudes están incompletas y qué cliente no ha enviado sus documentos.

Por ejemplo, 20 días antes del cierre, el CRM prepara un WhatsApp para cada cliente con la lista de documentos que faltan. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, según Meta, solo valen plantillas aprobadas, y el coste lo asume la consultora, nunca el cliente.

Además, el CRM avisa de las fechas de justificación de ayudas ya concedidas, que llegan 6 meses después y se olvidan con facilidad. La cita con el cliente queda en Google Calendar. Para el seguimiento de ofertas, lee seguimiento de presupuestos.

¿Qué hace la IA y qué se construye a medida?

La IA es el asistente que contesta el primer mensaje a cualquier hora, por ejemplo a las 20:30 con WhatsApp Business: pregunta la actividad, el tamaño de la empresa y el proyecto que tiene en mente, y propone una reunión con Google Calendar. No decide si una empresa cumple los requisitos ni promete una concesión. Esa valoración la hace el equipo de la consultora. Además, primero se recogen los datos; después, se agenda; por último, la persona técnica decide.

A medida se puede construir, según el caso, un listado de convocatorias con requisitos que se cruza con las fichas, una lista de documentos por expediente con casillas de entregado, un seguimiento de plazos de justificación y permisos por rol. Para el seguimiento por carpetas, mira CRM a medida con gestión de expedientes.

La videollamada de 45 minutos es sin compromiso, con tus clientes y tus convocatorias delante. Empieza por CRM a medida con agentes de IA. En Kairux lo vemos contigo.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM avisar a los clientes cuando sale una convocatoria nueva?

Un aviso de convocatoria es un mensaje a los clientes cuyo perfil encaja con una ayuda recién publicada, y se puede construir cruzando las fichas con los requisitos. La consultora revisa la lista antes de enviarlo, para no avisar a quien no cumple y no generar falsas esperanzas en los demás clientes.

Por ejemplo, sale una ayuda para empresas de menos de 50 empleados que quieren digitalizarse. El CRM filtra los 22 clientes que encajan y prepara un mensaje de WhatsApp con plantilla aprobada. Además, anota quién responde y quién no en las 48 horas siguientes. Según el caso, también se puede enviar un correo desde Outlook. Se escribe solo a quien ha dado su consentimiento o pidió información, y el equipo decide el texto antes de cada envío. Meta exige que la plantilla de WhatsApp esté aprobada.

¿Cómo se controla qué documentos faltan en cada expediente?

La lista de documentos de un expediente es un conjunto de casillas, una por cada papel que exige la convocatoria, y el CRM marca cuáles están entregados. Sirve para saber, de un vistazo, qué falta y a quién reclamarlo, sin abrir 30 carpetas del correo.

En la práctica, una solicitud puede pedir 12 documentos y el cliente tener 9. El CRM muestra los 3 pendientes y escribe al cliente, con WhatsApp Business, para pedírselos. Además, cada archivo se guarda con su fecha, y el equipo ve si un certificado está caducado. Según el tamaño de la consultora, se construye una vista por técnico, para que cada uno vea sus expedientes. Se decide en la videollamada con tus expedientes reales, y se comprueba con Google Drive.

¿Se pueden anotar los honorarios cuando se cobran por éxito?

Un honorario por éxito es una cantidad que la consultora cobra solo si la ayuda se concede, y se puede anotar en la ficha como un dato del expediente. El CRM lo vincula a la fase de resolución, de modo que no se confunda con los honorarios fijos. Según el caso, cada contrato tiene sus propias condiciones.

Por ejemplo, un cliente paga una parte al presentar y otra cuando se resuelve. La ficha recoge los dos tramos, y cuando el expediente pasa a «concedida», el CRM avisa a administración para que emita la factura. Además, el equipo ve cuánto queda por cobrar de los 30 expedientes abiertos. Para facturar, mira facturar desde el CRM. Los detalles se concretan en la videollamada, con Google Sheets como punto de partida si hoy llevas ahí los cobros durante 12 meses.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.