CRM a medida para empresas de desatascos: urgencias y contratos

Un CRM a medida para empresas de desatascos es un programa que recoge cada aviso urgente, lo manda al camión que está más cerca y guarda el parte de trabajo en la ficha del cliente. Un CRM personalizado también recuerda las limpiezas periódicas que se repiten cada año.

Un desatasco tiene algo que casi ningún otro oficio: el cliente llama con el agua en el suelo y elige a quien contesta primero. Según el estudio Lead Response Management (MIT e InsideSales.com, 2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead, es decir, alguien que ha pedido información.

Por ejemplo, si entran 30 avisos a la semana y 10 llegan fuera de horario, esos 10 se pierden si nadie contesta. El CRM los recoge desde WhatsApp Business y desde el formulario de la web.

¿Cómo se organiza un aviso urgente de desatasco?

Según el caso, un aviso urgente es una llamada o un mensaje en el que el cliente describe una avería que no puede esperar: una bajante atascada, un váter que rebosa o una arqueta de restaurante llena de grasa. El CRM lo convierte en una ficha con dirección, tipo de avería y hora de entrada.

En la práctica, el cliente manda por WhatsApp una foto del desagüe y su ubicación. Primero se anota el tipo de instalación; además, se pregunta si hay inundación activa; por último, se asigna un técnico con su ruta del día.

1. Aviso: entra por llamada, WhatsApp o web.
2. Diagnóstico por fotos: se valora si hace falta cuba o cámara.
3. Salida: el técnico acude, a veces en menos de 60 minutos.
4. Parte y cobro: se cierra con importe y fotos.

¿Qué datos lleva la ficha de un cliente de desatascos?

La ficha de cliente es el historial de todo lo que se ha hecho en una dirección, y en desatascos importa más la dirección que la persona. Una finca con un mismo colector atascado cada pocos meses necesita que el técnico vea qué se hizo la última vez.

• Dirección, planta y tipo de instalación: bajante general, arqueta, fosa o red de saneamiento.
• Equipo usado: cuba de presión, cámara de inspección o sonda.
• Fotos y vídeo de la cámara, antes y después.
• Causa probable: grasa, toallitas, raíces o rotura.

Pongamos que una comunidad de 40 vecinos vuelve a llamar 3 meses después. Con la ficha, el técnico llega sabiendo que la rotura estaba en el tramo del garaje. Según el RGPD, solo se guardan los datos que sirven para atender el servicio.

¿Cómo se gestionan las comunidades y los contratos de mantenimiento?

Un contrato de mantenimiento es un acuerdo por el que la empresa limpia a intervalos fijos las instalaciones de un cliente, y es la parte más estable del negocio. Las comunidades de vecinos, los administradores de fincas, los restaurantes con trampa de grasa y las fosas sépticas suelen necesitarlo cada cierto tiempo.

El CRM guarda la fecha de la última limpieza y la frecuencia pactada. Por ejemplo, 90 días antes de la próxima revisión sale un aviso al administrador, y la visita queda en Google Calendar. Además, el administrador pide a menudo un justificante, que se adjunta a la ficha.

Para los avisos programados fuera de las 24 horas desde el último mensaje, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas. La empresa las prepara una vez, y el coste lo asume ella, nunca el cliente. Con 150 contratos, el listado de vencimientos del mes sale en segundos.

¿Qué se puede construir a medida en una empresa de desatascos?

Construir a medida es adaptar el sistema al reparto de trabajo de la empresa. Según el caso, se puede construir un reparto de avisos por zona, para que cada camión reciba solo los de su barrio, o un parte de trabajo que el técnico rellena desde el móvil con fotos.

Otras piezas posibles, siempre según el caso:

• Presupuesto en un clic con tarifas por tipo de desatasco.
• Informe de inspección con cámara, listo para enviar a la aseguradora.
• Factura generada al cerrar el parte.

Si trabajas con aseguradoras, el informe suele ser lo que decide el cobro. Por ejemplo, un parte con 8 fotos y la firma del cliente se guarda desde el móvil y se envía con WhatsApp Business en menos de 5 minutos. Lo viable depende de tu forma de trabajar y se ve en la videollamada. Para el marco general de los servicios a domicilio, mira CRM para oficios.

¿Qué hace la IA en una empresa de desatascos?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la empresa a cualquier hora, con el número de siempre. En desatascos pregunta lo que el técnico necesita saber antes de salir: dónde está la avería, si hay agua saliendo y si el cliente puede mandar una foto.

Por ejemplo, a las 3 de la madrugada entra un mensaje de un bar con la arqueta desbordada. El asistente recoge la dirección, pide la foto y avisa al técnico de guardia. Si el cliente ya tiene cita, la deja en Google Calendar. El equipo puede entrar en cualquier conversación.

El asistente se presenta como IA, porque la normativa europea pide transparencia. No promete precios ni plazos que no haya fijado la empresa. Con 10 avisos nocturnos a la semana, ninguno queda sin respuesta hasta la mañana. Además, los avisos de anuncios de Instagram entran solos en la ficha, y la IA escribe en menos de 1 minuto. Los anuncios de Meta aprenden de lo que ocurre después del clic, y un aviso atendido en 10 minutos enseña más que uno perdido.

¿Cómo se empieza con un CRM a medida para empresas de desatascos?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu empresa. Primero contamos cuántos camiones tienes y por qué canales llegan los avisos. Además, vemos qué programa de facturación usas hoy.

Después se define la ficha, las etapas y los avisos de revisión, por ejemplo con un recordatorio a 90 días. Según el RGPD, cada dato que se guarda necesita una finalidad clara. Por último, se prueba con 10 avisos reales desde WhatsApp Business y con Google Calendar antes de ponerlo en marcha, y se ajusta durante 2 semanas hasta que el equipo se siente cómodo.

Si quieres el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos y lo vemos con tu empresa delante.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM repartir los avisos entre varios camiones?

El reparto de avisos es la asignación de cada urgencia al técnico que está más cerca o libre, y se puede construir a medida. Primero se guarda la zona de cada técnico. Además, el CRM compara la dirección del aviso con esas zonas y propone a quién llamar. La decisión final la sigue tomando una persona de la empresa, que puede cambiar la asignación en cualquier momento.

Imagina que tienes 3 camiones y entran 6 avisos en una hora. En lugar de repartir a mano con 6 llamadas, el responsable ve un tablero con cada aviso y su estado, y cambia la asignación arrastrando la ficha. Cuántas zonas y qué reglas se usan se decide en la videollamada, según el tamaño del equipo, con Google Calendar como agenda común y con un aviso al técnico por WhatsApp Business en menos de 1 minuto.

¿Se pueden guardar las fotos y los vídeos de la cámara de inspección?

Las fotos y los vídeos son el justificante de qué se encontró en la tubería, y se adjuntan a la ficha de la dirección. Se puede construir una carpeta por servicio, con la fecha, para que el técnico del año siguiente vea el estado anterior. Según el RGPD, conviene guardar solo lo necesario y avisar al cliente de para qué se usa.

Por ejemplo, un informe de 12 fotos sirve para justificar ante una aseguradora que la rotura estaba en un tramo concreto. Además, el cliente puede recibir el informe por WhatsApp Business o por correo, y el CRM anota cuándo se envió. Así el administrador de la finca lo tiene a mano si hay una discusión posterior con otro vecino, incluso 6 meses después, y la empresa no depende de buscar entre carpetas.

¿Cómo se recuerdan las limpiezas de fosas y arquetas?

El recordatorio es un mensaje que sale solo cuando se acerca la fecha de la limpieza pactada. Primero la ficha guarda la última limpieza y la frecuencia. Además, el CRM filtra los vencimientos de cada mes y avisa con una plantilla de WhatsApp aprobada por Meta, porque el cliente suele llevar más de 24 horas sin escribir.

En la práctica, un restaurante con trampa de grasa recibe el aviso 15 días antes y responde con un sí. La visita queda puesta en Google Calendar y el técnico la ve en su ruta. Solo se escribe a quien no haya pedido dejar de recibir avisos, y el coste de las plantillas lo asume la empresa, nunca el cliente. Según el RGPD, el aviso se envía solo a quien tiene relación con la empresa. Con 40 restaurantes en cartera, la lista del mes se revisa en 5 minutos.

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