CRM a medida para empresas de domótica: proyectos y soporte

Un CRM a medida para empresas de domótica es un sistema que sigue cada vivienda como un proyecto: la visita técnica, el diseño, la instalación, la puesta en marcha y el mantenimiento posterior. Una empresa de domótica no vende un producto suelto, vende una instalación que luego hay que atender durante años.

Piensa en una empresa con 15 proyectos abiertos, cada uno en una fase distinta y con una visita pendiente en 10 días y con su propio arquitecto, electricista y cliente final. Cuando alguien escribe con WhatsApp Business diciendo que la persiana del salón no responde, el equipo necesita saber en 1 minuto qué se instaló, cuándo y quién lo hizo. Un CRM personalizado lo pone en la ficha de la vivienda, sin buscar durante 20 minutos entre correos.

Primero verás qué lleva esa ficha; además, las etapas de un proyecto y los avisos de mantenimiento, según el caso de tu empresa.

¿Qué guarda un CRM a medida para empresas de domótica de cada vivienda?

La ficha de una vivienda domotizada es el registro de qué hay instalado en una casa, por estancias y con su fecha. A diferencia de una ficha de cliente normal, aquí el protagonista es el inmueble, y el cliente es quien lo habita o lo paga.

Por ejemplo, la ficha recoge la dirección, los metros, el tipo de instalación (obra nueva o reforma), los sistemas montados en cada estancia, el técnico que hizo la puesta en marcha y la fecha de entrega. Con 200 viviendas atendidas, el técnico sabe qué va a encontrar antes de salir. Ahorra al menos 30 minutos por visita, que antes se iban en rebuscar entre Google Sheets y correos.

Además, la ficha guarda fotos del cuadro eléctrico, esquemas y claves de acceso del programa de control, siempre con permisos por rol. Según el RGPD, solo se guarda lo necesario, y el acceso a la casa de un cliente debe quedar restringido a quien de verdad lo necesite.

¿Cuáles son las etapas de un proyecto de domótica?

Las etapas de un proyecto de domótica van desde la primera consulta hasta el mantenimiento, y cada una tiene sus propios documentos. El embudo del CRM las muestra en columnas y deja ver qué proyectos se atascan esperando una decisión del cliente.

1. Consulta: alguien pide información por web, Instagram o WhatsApp.
2. Visita técnica: se mide la vivienda y se ven las necesidades.
3. Propuesta: presupuesto por estancias y sistemas.
4. Aceptada: el cliente firma y se reserva fecha.
5. Instalación: trabajo en obra, a menudo coordinado con otros gremios.
6. Puesta en marcha: formación y entrega.
7. Mantenimiento: revisiones y soporte.

Por ejemplo, según el caso, se puede construir una etapa para obras que llevan 8 semanas paradas esperando a otro gremio. Además, el aviso al responsable sale con WhatsApp Business, y la visita técnica se apunta con Google Calendar. El responsable decide entonces si llama al gremio o avisa al cliente del retraso.

¿Cómo se atiende el soporte posterior desde el CRM?

El soporte posterior es la atención de las incidencias que aparecen después de instalar, y es donde una empresa de domótica gana o pierde la recomendación. Cada aviso del cliente entra en la ficha de su vivienda como una incidencia, con fecha, estancia afectada y estado.

Imagina que un cliente escribe un domingo a las 21:00 con WhatsApp Business porque la calefacción no arranca. El asistente le pregunta qué ve en la pantalla, pide una foto y deja la incidencia en cola con prioridad media. El lunes a las 8:30 el técnico la ve con el historial de la casa, 12 horas después y sin llamar a nadie. Si la IA detecta una urgencia, como una fuga, avisa a la persona de guardia en menos de 1 minuto.

La IA no diagnostica la instalación ni da instrucciones técnicas: recoge datos y los pasa a quien sabe. Además, el cliente sabe en todo momento que habla con una IA.

¿Qué avisos de mantenimiento ahorran trabajo?

Un aviso de mantenimiento es un recordatorio ligado a la fecha de instalación o de la última revisión de una vivienda. Sirve para que la empresa se adelante al problema y venda más servicio sin esperar a que el cliente llame.

• Primero, la revisión anual de la instalación, 12 meses después de la entrega.
• Además, la actualización del programa de control cuando hay una nueva versión.
• Por último, la ampliación: una estancia que quedó fuera del proyecto inicial.

Por ejemplo, con 120 viviendas entregadas, quizá 10 cumplen un año cada mes. El CRM prepara un WhatsApp programado desde la ficha y el cliente elige hora, que se apunta en Google Calendar. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas por Meta, y su coste lo asume la empresa.

¿Cómo se trabaja con arquitectos e interioristas?

Un prescriptor es un profesional que recomienda a la empresa en sus obras, como un arquitecto, un interiorista o una constructora. En domótica pesa mucho, porque muchos proyectos llegan por ellos, y el CRM los trata como una ficha propia ligada a todos los proyectos que traen.

Por ejemplo, un estudio de arquitectura que trae 5 proyectos al año aparece con sus obras abiertas, sus fechas de entrega y las conversaciones sobre cada una. Según el caso, se puede construir un aviso cuando un prescriptor lleva 3 meses sin enviar proyectos, para que alguien le escriba. El comercial apunta con Google Calendar la reunión de cada estudio, 2 semanas antes de su próxima obra.

Además, el responsable comercial ve de qué prescriptores vienen más propuestas aceptadas. Eso orienta dónde dedicar tiempo, sin cifras inventadas: solo cuenta lo que ya está en tus fichas. Lo viable se ve en la videollamada, con tu forma de trabajar delante.

¿Cómo se empieza y con qué se conecta?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, donde se repasa cómo entra hoy una consulta, quién visita las viviendas y dónde se guardan los esquemas. Primero se arranca por la ficha de vivienda y el soporte, que es donde más tiempo se pierde: por ejemplo, 10 llamadas semanales de clientes que no saben a quién avisar.

La conexión con el programa de presupuestos o de facturación que ya uses se estudia según el caso. Además, si trabajas con Google Sheets para planificar obras, se puede traer esa información al CRM. Para el marco general, mira qué es un CRM a medida.

El sector vecino está en CRM para empresas de seguridad y alarmas, que comparte el soporte posterior y las revisiones. El resumen de todo el sistema está en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se guarda la versión de un programa instalado en cada casa?

Se guarda como un campo más de la ficha de vivienda: qué versión del programa de control tiene, cuándo se instaló y qué cambios se han hecho desde entonces. Así, antes de ir a una casa, el técnico sabe con qué se va a encontrar. Cada visita evitada ahorra al menos 30 minutos de ruta. Además, el cliente no espera 2 días a que alguien lo averigüe.

Por ejemplo, una empresa con 200 instalaciones puede filtrar las que siguen con una versión antigua y proponer una actualización a esos clientes. Además, el CRM deja anotar el motivo de cada cambio. Con ello el equipo evita repetir la misma visita dos veces en 2 meses. Primero se registra, después se filtra y por último se avisa con WhatsApp Business, según el caso y con la plantilla aprobada por Meta.

¿Puede el CRM avisar al cliente cuando el técnico va de camino?

Se puede construir, según el caso, un aviso automático que salga cuando el técnico marca en la ficha que sale hacia la vivienda. El mensaje lleva su nombre y una franja de llegada, para que el cliente no pase la mañana esperando ni tenga que llamar a la oficina para preguntar por la hora.

Imagina una jornada con 6 visitas. En cada una, el técnico pulsa «voy de camino» y el cliente recibe un mensaje con WhatsApp Business unos 20 minutos antes. Además, si el cliente contesta que no hay nadie en casa, la ficha avisa al técnico para que reordene la ruta. La puntualidad mejora, y la empresa evita desplazamientos en balde. Con 6 visitas diarias y 3 casas vacías a la semana, el ahorro de ruta se nota. Un aviso de WhatsApp Business dentro de las 24 horas desde el último mensaje del cliente no necesita plantilla, y fuera sí, según Meta. Lo vemos con tu forma de trabajar durante la videollamada.

¿Qué pasa si el cliente pide ampliar la instalación años después?

La ampliación es una nueva propuesta sobre la misma vivienda, y el CRM la enlaza con todo lo anterior. El comercial la prepara en 15 minutos con la ficha delante. El técnico ve qué se instaló, qué quedó fuera y qué se dijo la primera vez, sin empezar de cero. Eso acorta la visita en 1 hora y evita errores de compatibilidad entre piezas viejas y nuevas.

Por ejemplo, un cliente que domotizó el salón hace 3 años quiere ahora las persianas del dormitorio. La ficha de la vivienda muestra el sistema base, y el comercial prepara la propuesta en pocos minutos. Además, el cliente reconoce al equipo que le atendió, porque la conversación sigue con WhatsApp Business en el mismo sitio. Según el caso, se puede construir un aviso de ampliación a los 12 meses de la entrega.

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