CRM a medida para equipamiento de hostelería: proyectos y servicio
Un CRM a medida para empresas de equipamiento de hostelería es un programa que sigue cada proyecto de cocina o de sala desde la primera consulta hasta el servicio técnico posterior. Un CRM personalizado guarda el local, la lista de equipos, los plazos de los fabricantes y las visitas de mantenimiento, que es donde esta actividad se complica de verdad.
El cliente es un hostelero que abre un local, reforma una cocina o cambia un horno que se ha roto un sábado. Escribe con WhatsApp Business a las 7:30, antes de que lleguen los primeros desayunos, o a las 16:00, entre servicios. Quien contesta tarde pierde la obra, porque el local quiere abrir cuanto antes.
Por ejemplo, si entran 20 consultas al mes, 8 clientes abren local nuevo y 12 piden una avería o reposición. Cada grupo pide una respuesta distinta. Además, un presupuesto de cocina completa lleva decenas de partidas. Aquí verás qué lleva la ficha, cómo es el embudo y qué se construye según el caso.
¿Qué aporta un CRM a medida para empresas de equipamiento de hostelería?
Un CRM para equipamiento de hostelería es el que aporta una ficha por local y por proyecto, según el caso, con la lista de equipos instalados, y no solo una ficha de persona. El mismo cliente puede abrir un segundo restaurante dentro de 24 meses, y la empresa debería recordar qué le instaló en el primero. Por ejemplo, un cliente que vuelve con 2 locales nuevos escribe con WhatsApp Business.
- Primero, el local, con su cocina, su superficie y sus tomas de gas, agua y electricidad.
- Además, el presupuesto por partidas, con el equipo, la marca y el plazo de cada fabricante.
- Por último, el servicio posterior: mantenimiento, averías y reparaciones en garantía.
En la práctica, la empresa abre la ficha de un restaurante y ve qué campana, qué horno y qué cámara frigorífica instaló hace 14 meses. Para el comercio mayorista, mira CRM para distribuidores mayoristas.
¿Qué datos lleva la ficha de un local de hostelería?
La ficha de un local es el registro de lo que necesita la empresa para presupuestar, instalar y mantener: tipo de negocio, metros de cocina, número de comensales previsto, suministros disponibles y fecha de apertura deseada. Un bar de tapas y un restaurante de menú del día no piden el mismo equipo.
También se guardan los planos, las fotos del local vacío y los contactos de quienes intervienen: el propietario, el arquitecto, el instalador y el jefe de cocina. Por ejemplo, un dato como la altura de la salida de humos evita un error que obliga a cambiar una campana semanas después. Las fotos se suben desde Google Drive o desde el móvil.
Imagina 30 proyectos abiertos a la vez con 12 clientes distintos. Con un filtro por fecha de apertura, la empresa ve los 6 que abren dentro de un mes y prioriza los pedidos a fabricantes. Según el RGPD, solo se guardan los datos personales necesarios, y los planos van en la ficha, no en el correo.
¿Cómo es el embudo de una empresa de equipamiento de hostelería?
El embudo de equipamiento de hostelería es el camino de un proyecto desde la consulta hasta el servicio posterior, y su fase más larga es la del presupuesto, que se ajusta varias veces. El hostelero compara, cambia de marca y recorta partidas antes de decidir.
- Consulta: local nuevo, reforma o reposición.
- Visita y medición: se toman medidas y se ven las instalaciones.
- Presupuesto: lista de equipos, plazos y condiciones.
- Pedido a fabricantes: se confirma y se sigue la entrega.
- Instalación: montaje y puesta en marcha.
- Servicio: mantenimiento y averías.
Pongamos que se entregan 15 presupuestos al mes y 6 siguen sin respuesta a los 10 días. El CRM marca a esos clientes y propone un seguimiento con WhatsApp Business, según el caso, además de anotar si dudan por precio o por plazo.
¿Qué avisos ahorran trabajo en un negocio de equipamiento de hostelería?
Los avisos más útiles son los de plazos y los de servicio, porque un local que abre sin su horno pierde días de ingresos y se lo reprocha a quien se lo vendió. El CRM avisa al comercial cuando un equipo pedido lleva más de lo previsto sin llegar.
Por ejemplo, 15 días antes de la apertura de un local, el CRM prepara un WhatsApp para el hostelero con el estado de cada pedido. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que estos avisos se preparan con ellas.
Además, el CRM recuerda el mantenimiento: a los 6 meses de instalar una cámara frigorífica, ofrece una revisión con Google Calendar. Así cada proyecto genera trabajo futuro. Para la gestión de fechas que se repiten, lee avisos de renovación en el CRM.
¿Qué hace la IA y qué se construye a medida?
La IA es el asistente que contesta el WhatsApp a cualquier hora, por ejemplo un sábado a las 23:00: pregunta si es un local nuevo o una avería, qué equipo falla o qué se necesita, y recoge fotos y datos antes de que el técnico lo vea. No presupuesta equipos ni diagnostica averías. Además, el equipo entra en cualquier conversación de WhatsApp Business, y con Google Calendar se agenda la visita en 2 minutos.
A medida se puede construir, según el caso, un presupuesto por partidas con catálogo de equipos, un seguimiento de pedidos a fabricantes, una agenda de visitas técnicas y la conexión con el programa de gestión donde ya emites facturas. Mira CRM a medida con catálogo de productos para ver cómo se plantea.
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Preguntas frecuentes
¿Puede el CRM llevar las reparaciones en garantía por equipo?
Una reparación en garantía es una avería cubierta por el fabricante durante un tiempo desde la instalación, y el CRM la gestiona como una incidencia ligada al equipo. La ficha guarda la fecha de instalación, el modelo y el número de serie.
Por ejemplo, un restaurante escribe con WhatsApp Business porque su horno no calienta desde hace 2 días. El asistente recoge la foto del equipo y el modelo, y la ficha muestra que se instaló hace 9 meses. Además, la persona de servicio ve si está en periodo de cobertura y avisa al fabricante. Según el caso, se puede construir un parte de avería con foto y firma. Lo viable depende de tus fabricantes y se ve en la videollamada, con tus equipos reales y con las 3 o 4 averías que más se repiten.
¿Se pueden seguir los pedidos a fabricantes desde el CRM?
El seguimiento de pedidos es una lista de cada equipo encargado con su fabricante, su fecha de pedido y su fecha prevista de llegada. Se puede construir dentro del CRM y ligar al proyecto del cliente, para que el comercial vea qué falta sin llamar a nadie.
En la práctica, un proyecto con 12 equipos de 5 fabricantes tiene 12 fechas de llegada, y 3 clientes preguntan cada semana. El CRM marca en rojo los que se retrasan más de 10 días y avisa al comercial, que se lo cuenta al hostelero antes de que pregunte. Además, la ficha guarda el albarán de cada entrega. Según el programa de compras que uses, la conexión se concreta en la videollamada, con Google Sheets si hoy llevas ahí los pedidos. La empresa decide quién puede editar las fechas.
¿Cómo se gestiona un hostelero que compra cada pocos años?
Un cliente de compra espaciada es el hostelero que vuelve a comprar cuando reforma, amplía o abre otro local, y el CRM lo cuida con avisos suaves. La ficha guarda qué instaló y cuándo, y el mantenimiento mantiene la relación entre una compra y otra.
Por ejemplo, un cliente que instaló su cocina hace 36 meses recibe un mensaje preguntando cómo va el local, con WhatsApp Business, y una revisión de sus equipos. Si menciona que piensa abrir una terraza, el comercial lo anota. Según el RGPD, solo se escribe a quien ha dado su consentimiento o pidió información. Además, se respetan las bajas que pida. Esa lista de 40 clientes antiguos es el mejor punto de partida para vender de nuevo, y se revisa cada 3 meses.
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