CRM a medida para escuelas de cocina: plazas, alergias y bonos

Un CRM a medida para escuelas de cocina es un programa que gestiona las plazas de cada taller, recuerda las alergias de los alumnos y sigue a quien pidió información hasta que se apunta. Un CRM personalizado conoce tu calendario de cursos, y no solo el teléfono de cada persona.

Una escuela de cocina tiene un límite físico: los puestos de la sala. Por ejemplo, si un taller admite 12 alumnos y se apuntan 9, quedan 3 plazas que hay que llenar antes del día del curso. Cada consulta que se pierde es un puesto vacío y unos ingredientes ya comprados.

Primero se ordena el calendario; además, se recogen las alergias; por último, se avisa de cada taller con WhatsApp Business. Según el RGPD, las alergias alimentarias pueden ser datos de salud, una categoría especial que pide más cuidado.

¿Qué lleva la ficha de un alumno de una escuela de cocina?

La ficha de un alumno es el registro con lo necesario para dar el taller con seguridad y cobrarlo, y en una cocina incluye datos que no existen en otras escuelas. Una alergia no avisada puede arruinar una sesión de 3 horas. Según el RGPD, solo se anota lo necesario, y Meta no recibe ese dato. Por eso la ficha separa lo comercial de lo delicado, con permisos por rol.

• Cursos y talleres a los que se ha apuntado.
• Alergias e intolerancias, anotadas con consentimiento.
• Nivel: aficionado, intermedio o profesional.
• Si viene solo, en pareja o con un grupo de empresa.

En la práctica, un cliente que reserva un taller de repostería para 2 personas indica que una es celíaca. La ficha lo guarda y el cocinero lo ve antes de empezar. Además, solo se anota lo necesario, y la información se borra cuando deja de hacer falta, por ejemplo 30 días después del taller, desde Google Calendar hasta la ficha.

¿Cómo es el embudo de una escuela de cocina?

El embudo es la secuencia de etapas desde que alguien pregunta hasta que cocina en tu aula. En una escuela, mucha gente compra por impulso o por un regalo, así que el tiempo de decisión es corto y la respuesta rápida pesa.

1. Consulta: pregunta por fechas o por un curso concreto.
2. Plaza reservada: se aparta un puesto durante unas horas.
3. Pago: la plaza queda confirmada.
4. Taller: el alumno asiste.
5. Después: reseña y propuesta del siguiente curso.

Pongamos que entran 25 consultas en la semana previa a Navidad, muchas para regalar. Según el estudio de Harvard Business Review de 2011, las empresas tardaban de media 42 horas en responder, y quien contesta antes se lleva la plaza. Por último, cada etapa se mide: de 25 consultas, cuántas pagan y cuántas se pierden.

¿Cómo se gestionan las plazas, las listas de espera y los bonos regalo?

Una lista de espera es la cola de personas que quieren un taller lleno, y en cocina rinde mucho porque siempre hay bajas de última hora. El CRM avisa al primero de la lista cuando se libera un puesto, y se confirma con un mensaje de WhatsApp Business.

Por ejemplo, un taller de 12 plazas con 4 personas en espera llena el puesto de una baja en menos de 1 hora. Además, un bono regalo es un código que otra persona canjea por un curso, y la ficha guarda su fecha de caducidad y quién lo usó.

Los avisos fuera de las 24 horas desde el último mensaje, según Meta, usan plantillas aprobadas. La escuela las prepara una vez, y el coste lo asume ella, nunca el alumno. Con 30 bonos vendidos en una campaña, el CRM avisa a quien no ha canjeado el suyo 2 semanas antes de caducar.

¿Qué se puede construir a medida en una escuela de cocina?

Construir a medida es adaptar el CRM a cómo programa y vende la escuela. Según el caso, se puede construir un calendario de talleres con plazas visibles, de modo que el asistente de IA solo ofrezca fechas con hueco libre. Por ejemplo, con 20 talleres al mes, la escuela ve de un vistazo cuáles tienen menos de 4 plazas ocupadas. Además, el equipo prepara las compras con 2 días de margen.

Otras piezas posibles, siempre según el caso:

• Parte de ingredientes por taller, según el número de inscritos y sus alergias.
• Presupuesto para grupos de empresa o despedidas.
• Conexión con la tienda online de bonos, si la hay.
• Seguimiento de alumnos de cursos largos, con asistencia por sesión.

Para el marco de una escuela con cursos y matrículas, lee CRM para academias. Lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos, con tu calendario de talleres delante y con Google Sheets si hoy lo llevas allí.

¿Qué hace la IA en una escuela de cocina?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la escuela al momento y a cualquier hora, con el número de siempre. Según Meta, la API oficial de WhatsApp Business permite contestar al momento. Resuelve lo que más se pregunta: fechas, duración, qué se cocina, si hay que llevar delantal y si se come lo que se prepara. Con 40 preguntas a la semana, la mayoría se repite, y el asistente responde en menos de 1 minuto. Además, el equipo atiende solo los casos especiales.

En la práctica, a las 23:00 alguien pide un taller para regalar a su pareja. El asistente le enseña las 3 fechas con plaza, anota si hay alergias y propone reservar con Google Calendar. Si la persona pide un grupo grande, avisa al equipo. El equipo puede entrar en cualquier conversación.

El asistente se presenta como IA, porque la normativa europea pide transparencia. Un lead, es decir, alguien que ha pedido información en un formulario de Instagram, recibe mensaje en menos de 1 minuto. No inventa precios ni menús: usa solo lo que la escuela le da.

¿Cómo se empieza con un CRM a medida para escuelas de cocina?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con el caso de tu escuela. Primero contamos cuántos talleres das al mes y cuántos puestos tiene cada sala, por ejemplo 12 o 16. Además, vemos cómo vendes hoy los bonos y los grupos, y qué programa de reservas usas, según el RGPD y según el caso.

De ahí sale la ficha, el calendario y los avisos, con una prueba de 2 semanas. Por último, se prueba con 10 reservas reales, por ejemplo desde WhatsApp Business, antes de abrir al público. Si quieres el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página de CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM avisar de las alergias antes de cada taller?

El aviso de alergias es una lista que recibe el cocinero con los alumnos del taller y lo que no pueden comer. Se puede construir como un informe que se genera 24 horas antes, con los datos de las fichas inscritas, y que el cocinero revisa en 2 minutos desde el móvil. Según el RGPD, las alergias pueden ser datos de salud, así que el acceso se limita al equipo de sala y de cocina.

Por ejemplo, en un taller de 12 alumnos hay 2 celíacos y 1 alérgico a los frutos secos. El cocinero ve los 3 casos al abrir la lista y ajusta los ingredientes. Primero se recogen los datos al reservar; además, se pide confirmar el día antes. Por último, se borran cuando el taller termina, si no hay motivo para guardarlos.

¿Sirve para vender talleres a empresas?

Un taller de empresa es una sesión de cocina en grupo que contrata una compañía para su equipo. El CRM lo trata como otra línea del embudo, con sus propias etapas: petición, presupuesto, fecha y factura. Según el caso, se puede construir una ficha de empresa con la persona de contacto y el número de asistentes, y un aviso a las 48 horas de la petición.

Imagina que una empresa pide un taller para 20 personas en 3 semanas. El CRM propone fechas libres en Google Calendar, genera el presupuesto con lo que fije la escuela y recuerda llamar si no responde en 4 días. Además, la ficha guarda el historial por si repiten al año siguiente, y se envía el presupuesto desde WhatsApp Business o por correo. Los precios los fija siempre la escuela.

¿Cómo se evita que un taller se quede con plazas vacías?

Una plaza vacía es un puesto de sala sin alumno, y se evita con avisos a quienes ya mostraron interés. El CRM filtra a las personas que preguntaron por ese taller y no se apuntaron, y les envía un recordatorio con plantilla de WhatsApp aprobada si llevan más de 24 horas sin escribir. Solo se escribe a quien no haya pedido dejar de recibir mensajes, según el RGPD y según Meta para plantillas.

En la práctica, a 7 días de un taller con 5 plazas libres, el CRM encuentra 14 personas interesadas y envía el aviso a las que preguntaron en los últimos 2 meses. Según el caso, se prueba una oferta de última hora que fije la escuela. Después la ficha registra quién respondió y quién se apuntó, y la escuela repite la acción solo con lo que funcionó. Primero se mira el resultado, y luego se decide si hace falta otra campaña.

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