CRM a medida para escuelas de natación: niveles y cursos
Un CRM a medida para escuelas de natación es un programa que organiza a los alumnos por nivel, a las familias por contacto y los cursos por trimestre, y avisa cuando una plaza se libera o una matrícula está a punto de caducar. Un CRM personalizado encaja con un negocio donde el niño cambia de grupo y el padre de teléfono.
La escuela vive de dos picos: septiembre y el comienzo de cada trimestre. Los padres escriben con WhatsApp Business a las 22:00, con el niño ya dormido, para preguntar si queda sitio los martes a las 17:30. Si nadie contesta hasta la tarde siguiente, esa familia llama a otra piscina.
Por ejemplo, si en septiembre entran 60 consultas en 2 semanas y 20 reciben respuesta a los 3 días, esas familias ya han reservado en otro sitio. Además, la lista de espera de cada nivel es oro que casi nadie ordena. Aquí verás qué lleva la ficha y qué se construye según el caso.
¿Qué aporta un CRM a medida para escuelas de natación?
Un CRM de natación es el que aporta un orden que el CRM de un gimnasio no tiene: grupos reducidos por nivel, calles de piscina con aforo y clases que dependen de la edad. Un gimnasio vende cuota mensual abierta; la escuela vende plazas en un grupo concreto, según el curso, con horario fijo y un monitor asignado. Por ejemplo, 8 alumnos por calle y un solo monitor, con WhatsApp Business para las familias.
El sistema se construye alrededor de cuatro piezas:
- Primero, la ficha de la familia con varios hijos y distintos niveles.
- Además, el grupo, con día, hora, calle y monitor.
- Después, la lista de espera de cada grupo, con orden de llegada.
- Por último, el cobro de la matrícula y de la cuota del trimestre.
Si buscas el marco general de clubes, mira CRM para clubes deportivos. Aquí el protagonista es el alumno que sube de nivel dentro de la propia escuela.
¿Qué datos lleva la ficha de un alumno de natación?
La ficha del alumno es el registro con los datos que la escuela usa para ubicarlo en un grupo y avisar a sus tutores. Lleva la edad, el nivel actual, el grupo, el monitor, el contacto de los padres y, si hay que saberlo, alguna necesidad especial que el monitor debe tener presente.
Como la mayoría de alumnos son menores, el contacto es el del padre, la madre o el tutor, y la autorización para escribirles se guarda a su nombre. Según el RGPD, solo se recogen los datos necesarios y se informa de para qué se usan. Los datos de salud, como una alergia o un certificado médico, piden más cuidado (artículo 9 del RGPD) y se limitan a 2 o 3 personas del equipo.
Primero, por ejemplo, una familia con 2 hijos de 5 y 8 años tiene dos fichas ligadas a un mismo contacto. Además, la escuela las ve juntas desde Google Calendar. Con 300 alumnos y 25 familias con dos hijos, un filtro por nivel y trimestre saca en segundos a los 25 que han pasado la prueba y pueden subir de grupo.
¿Cómo es el embudo de una escuela de natación?
El embudo de una escuela de natación es el camino que recorre una familia desde que pregunta por un curso hasta que se renueva el siguiente, y tiene un paso especial: la prueba de nivel. Ningún niño entra en un grupo sin que alguien vea cómo se mueve en el agua, y esa prueba se agenda según el caso, con un hueco de 20 minutos.
- Consulta: la familia pregunta horarios y edades por WhatsApp o Instagram.
- Prueba de nivel: el monitor valora al niño y propone grupo.
- Lista de espera o plaza: hay hueco o se apunta a la cola.
- Matrícula: pago y documentos.
- Renovación: aviso antes de que termine el curso.
Pongamos que de 40 pruebas de nivel al mes, 12 familias no se matriculan porque nadie les contestó. Además, un asistente que propone hueco con Google Calendar el mismo día recupera a buena parte de esos clientes.
¿Qué avisos ahorran trabajo en una escuela de natación?
Los avisos que más ahorran son los de plaza libre y los de renovación, porque la escuela pasa menos tiempo llamando y más tiempo enseñando. Cuando un alumno se da de baja, el CRM avisa al primero de la lista de espera de ese grupo y le ofrece la plaza.
Por ejemplo, a 3 semanas de acabar el trimestre, el CRM prepara un WhatsApp para cada familia con el grupo del curso siguiente y la fecha de renovación. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, según Meta, solo se pueden usar plantillas aprobadas, y estos avisos se preparan con ellas.
Además, se puede avisar a los padres si el niño ha faltado a 3 clases seguidas, con un tono cercano. La escuela decide el texto y quién lo manda. Para los cobros periódicos, lee CRM a medida con cuotas y suscripciones.
¿Qué hace la IA y qué se construye a medida?
La IA es el asistente que contesta el WhatsApp de la escuela a cualquier hora, por ejemplo a las 22:00: explica los niveles, pregunta la edad del niño y propone una prueba de nivel con Google Calendar. No decide en qué grupo entra el niño, eso lo hace el monitor. Si la familia pregunta algo que depende del equipo, avisa a una persona.
A medida se puede construir, según el caso, el reparto de calles por grupo, la reserva de recuperaciones cuando un niño falta, el cambio de nivel con un clic y permisos por rol, de modo que el monitor vea solo sus grupos. La conexión con el cobro depende de cómo cobres hoy, y se ve en 2 o 3 llamadas. Además, el equipo entra en cualquier conversación de WhatsApp Business.
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Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre cuando se libera una plaza en un grupo lleno?
La lista de espera es una cola ordenada por fecha de petición, ligada a un grupo concreto, y el CRM la mantiene sola. Cuando una plaza se libera, avisa al primero y le da un plazo de 24 horas para confirmar. Si no contesta, pasa al siguiente de la cola.
Por ejemplo, el grupo de los martes a las 17:30 está lleno y 5 familias esperan desde hace 3 semanas. Una baja libera un hueco y el CRM escribe a la primera con WhatsApp Business. Si responde en 24 horas, entra; si no, el aviso va a la segunda. Además, la escuela ve de un vistazo cuántas familias esperan en cada nivel, algo útil para abrir un grupo más. Según el caso, también se puede mostrar la demanda por horario.
¿Cómo se gestionan las recuperaciones de clases perdidas?
Una recuperación es una clase que el alumno repone en otro grupo cuando falta por enfermedad o por otro motivo permitido. Se puede construir un sistema que proponga huecos libres del mismo nivel y los reserve con la familia.
En la práctica, la familia avisa por WhatsApp Business de que el niño no va el jueves y el asistente ofrece 2 huecos de esa semana. Primero comprueba el nivel; después, el aforo. Si elige uno, el monitor ve que tendrá un alumno más y el aforo de la calle se actualiza. Además, la escuela decide cuántas recuperaciones permite por trimestre. La regla se fija en la videollamada, según cómo trabajes y con tus 4 monitores, y el sistema la aplica sin que recepción lleve la cuenta de cada niño en una hoja distinta.
¿Se puede avisar a los padres si cambia el horario de la piscina?
Un aviso de cambio de horario es un mensaje que el CRM envía a todas las familias de un grupo a la vez, con la nueva hora. Se prepara con una plantilla aprobada por Meta, porque han pasado más de 24 horas desde el último mensaje de la familia.
Por ejemplo, si la piscina cierra un día por mantenimiento y afecta a 40 alumnos, la escuela filtra esos grupos y envía el aviso en 1 minuto. Las respuestas llegan a la ficha de cada familia, y quien necesite cambiar de día recibe propuestas de hueco con Google Calendar. Además, se puede avisar por correo con Outlook a quien prefiera ese canal. La escuela asume el coste de la plantilla, nunca la familia.
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