CRM a medida para escuelas de yoga: estilos, talleres y retiros

Un CRM a medida para escuelas de yoga es un programa que ordena a los alumnos por estilo, nivel y tipo de suscripción, y que sabe distinguir una clase semanal de un taller, un retiro o una formación de profesores. Cada una de esas ofertas tiene su propio público y su propio ritmo de venta.

Una escuela de yoga vende mucho más que clases. Además de la cuota mensual hay talleres de fin de semana con profesores invitados, retiros de varios días y cursos de formación que duran meses. Los alumnos que compran una cosa suelen interesarse por la siguiente, y casi nadie lo anota.

Por ejemplo, una escuela con 80 alumnos activos puede llenar un retiro de 15 plazas si avisa a las 20 personas que ya asistieron a 2 talleres. Un CRM personalizado detecta ese perfil y lo ofrece a tiempo con WhatsApp Business, en 1 mensaje.

¿Qué necesita un CRM a medida para escuelas de yoga?

Un CRM para una escuela de yoga es un programa que separa los distintos productos de la escuela y relaciona a cada alumno con los que le interesan. Una cuota mensual, un taller puntual y un retiro de fin de semana se venden de forma distinta. Un CRM genérico los mezcla en una sola lista de clientes.

Primero, la ficha marca los estilos que practica el alumno: hatha, vinyasa, yin u otros. Además, anota su tipo de suscripción y su asistencia. Por último, enlaza cada alumno con los talleres y retiros a los que ha ido o ha preguntado.

En la práctica, la recepción abre el CRM y filtra por «vinyasa» y «ha ido a un taller» para avisar de uno nuevo. La lista sale en 10 segundos y el mensaje va por WhatsApp Business. Por ejemplo, 18 alumnos de vinyasa han ido a un taller en 6 meses.

¿Cómo es el recorrido de un alumno, de la clase de prueba al retiro?

El recorrido de un alumno de yoga es una escalera de compromisos cada vez mayores. Empieza con una clase suelta y puede acabar en una formación. Las etapas del embudo suelen ser:

• Curiosidad: sigue a la escuela en Instagram o pregunta por horarios.
• Primera clase: una sesión de prueba, con aviso de nivel.
• Suscripción: cuota mensual o paquete de sesiones.
• Taller: un fin de semana monográfico con profesor invitado.
• Retiro: varios días fuera, con reserva anticipada.
• Formación: curso largo para quien quiere enseñar.

Pongamos que 12 personas hacen una primera clase en un mes. La columna «primera clase» enseña cuántas llevan 4 días sin apuntarse a nada, y esa lista dice a quién escribir con WhatsApp Business.

¿Qué datos lleva la ficha de un alumno de yoga?

La ficha de un alumno de yoga es el registro con lo que el profesor necesita saber antes de empezar la clase. Primero, el estilo preferido, el nivel y la experiencia previa. Además, las lesiones o limitaciones, el embarazo si lo hay, y la modalidad, presencial o en directo por internet.

También se anotan la suscripción vigente, la fecha de la última clase y los talleres a los que ha ido. En un retiro importan la dieta, las alergias y el contacto de emergencia, que son datos que no se piden en una clase normal, y se recogen con 3 preguntas.

Según el RGPD, los datos de salud son una categoría especial (artículo 9), y una lesión anotada en la ficha entra ahí. Se pide solo lo necesario, con permisos por rol. Por ejemplo, la profesora ve la lesión; recepción, solo la cuota, y un aviso por WhatsApp Business no menciona nunca la lesión. Hay 2 niveles de acceso y 1 solo responsable de datos. Hay más en CRM y RGPD.

¿Cómo se venden talleres y retiros con plazas limitadas?

Un retiro es una oferta de plazas limitadas con fecha de venta, y se parece más a una reserva de viaje que a una cuota. Se vende con meses de antelación, exige señal y suele llenarse por boca a boca. El CRM lo trata como un proyecto con su lista de interesados, sus reservas y su lista de espera.

En la práctica, un retiro de 15 plazas se abre a las personas que han ido a 2 talleres. A los 7 días, el CRM muestra cuántas han contestado, y se abre al resto de alumnos. Si se llena, las siguientes entran en espera con WhatsApp Business y reciben aviso por si alguien se baja.

Según el caso, la ficha del retiro guarda habitaciones, dietas y pagos. Por ejemplo, un retiro con 15 plazas puede tener 25 interesados, y 10 esperan a las 48 horas siguientes con WhatsApp Business.

¿Qué hacer con las clases online y los alumnos a distancia?

Las clases online son sesiones en directo o grabadas que permiten asistir sin desplazarse, y cambian la forma de llevar la relación con el alumno. Un alumno de otra ciudad puede apuntarse a una clase en directo y comprar luego un retiro presencial. El CRM los guarda en la misma ficha y marca la modalidad.

Por ejemplo, una alumna que se mudó de ciudad sigue conectándose a la clase de los martes a las 19:00 desde casa. En la práctica, recibe el enlace por WhatsApp Business y el CRM cuenta su asistencia igual que la de una presencial. Si deja de conectarse 3 semanas, la ficha avisa. Además, con Google Calendar el enlace de cada sesión se genera una sola vez.

Si la escuela vende grabaciones o cursos pregrabados, se puede construir según el caso un acceso para quien los compra. Una grabación de 60 minutos se ofrece a las 24 horas, y el acceso dura 30 días.

¿Puede la IA llevar el contacto con los alumnos de yoga?

La IA para una escuela de yoga es un asistente que contesta el WhatsApp mientras el equipo da clase. Responde al momento y a cualquier hora, explica los estilos y horarios que tú decidas, cualifica a la persona que pregunta y le da cita para una primera clase en Google Calendar. El equipo puede entrar en cualquier conversación.

No sustituye la atención cuidadosa que espera el alumno de yoga. Por ejemplo, ante una persona que dice que sufre una lesión de espalda, el asistente lo anota y avisa a la profesora antes de la clase para que la tenga presente. Una consulta se atiende en menos de 1 minuto.

Para comparar con otro negocio de actividad física, tienes CRM para gimnasios. La videollamada de 45 minutos sin compromiso empieza en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Se puede llevar la formación de profesores como un proyecto aparte?

Sí, es un proyecto que se puede construir según el caso con su propio embudo. Una formación es un curso que dura meses, tiene calendario de módulos, plazas limitadas y pagos fraccionados, y el CRM la gestiona como un grupo de alumnos con fechas. Cada estudiante tiene su asistencia y sus pagos, con un aviso por WhatsApp Business 3 días antes de cada módulo.

Por ejemplo, una formación de 20 plazas con 8 fines de semana de clase tiene 8 fechas que el CRM comunica a cada alumno. Además, la lista de interesados se conserva para la siguiente edición, que suele abrirse 12 meses después. En la práctica, así la escuela sabe cuántas personas preguntaron y cuántas acabaron matriculándose. Una formación de profesores suele durar varios meses, con módulos de fin de semana, normalmente entre 6 y 8.

¿Cómo se anotan las lesiones o el embarazo de un alumno?

Una limitación física es un dato de la ficha con acceso restringido, que la profesora consulta antes de empezar la clase. Se anota con las palabras del alumno y la fecha, y se revisa cada trimestre. Solo ve el dato quien lo necesita para dar bien la clase.

Por ejemplo, una alumna embarazada avisa por WhatsApp Business de que está de 12 semanas. La ficha lo registra y cada clase le llega a la profesora con un aviso. Además, el CRM puede sugerir la clase adecuada de las 3 que ofrece la escuela. Son datos de salud según el RGPD, por lo que se explican al recogerlos y se guardan con servidores en la Unión Europea y copias cifradas. Para el alumno, rellenar la ficha lleva 2 minutos. Una escuela mediana acaba teniendo fichas con limitaciones en un grupo reducido de alumnos, quizá unas 10.

¿Qué pasa con los alumnos que pausan la suscripción en verano?

Una pausa es un estado de la ficha con fecha de inicio y de vuelta. El CRM no la trata como una baja: guarda el motivo y programa un mensaje para la vuelta. Así no se pierde a quien se fue de vacaciones, y se distingue de quien se dio de baja de verdad.

En la práctica, de 80 alumnos, unos 15 pausan en julio y agosto. Con la pausa registrada, el 25 de agosto sale una lista con quienes vuelven en septiembre y el mensaje se envía con WhatsApp Business, que tarda 5 minutos en revisar. Según el caso, también se avisa de los horarios nuevos del curso. Si alguien no contesta en 7 días, la ficha pasa a revisión y una persona decide si insiste. Los estados de una suscripción son 3: activa, pausada y baja.

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