CRM a medida para talleres de herrería: obras y presupuestos

Un CRM a medida para talleres de herrería es un programa que sigue cada trabajo desde la visita para medir hasta la instalación: una reja, una escalera, una barandilla o una puerta de hierro. Un CRM personalizado guarda las medidas, los materiales, el plano, el anticipo y las fechas de fabricación y montaje, que son los puntos donde una obra de herrería se desvía.

La herrería trabaja por encargo y casi nada se repite. El cliente es un particular que reforma, un constructor con una obra o una comunidad de vecinos con una barandilla rota. Escribe con WhatsApp Business con una foto del hueco y una pregunta: cuánto cuesta y cuándo podrían venir a medir.

Por ejemplo, si el taller recibe 30 consultas al mes y 10 se contestan tarde, ese cliente ya ha pedido otro presupuesto. Además, cada trabajo lleva varias visitas. Aquí verás qué lleva la ficha, cómo es el embudo y qué se construye según el caso.

¿Qué aporta un CRM a medida para talleres de herrería?

Un CRM para herrerías es el que aporta una ficha por trabajo, según el caso, con foto, medidas, material y plazo, y no solo una ficha de cliente. Un CRM genérico guarda un negocio y un importe, pero una escalera de hierro exige croquis, tipo de acero, acabado y puntos de anclaje. Los clientes escriben con WhatsApp Business y mandan 2 o 3 fotos.

• Primero, el trabajo, con tipo de pieza, medidas, material y acabado (forja, pintura o galvanizado).
• Además, las visitas: medición, toma de plantilla e instalación.
• Por último, el taller, con las fases de corte, soldadura y acabado.

En la práctica, el herrero abre el panel y ve que una barandilla lleva 9 días en taller, que el cliente ha enviado una foto nueva del hueco y que la instalación depende de la pintura. Para el trabajo de urgencia, mira CRM para cerrajeros.

¿Qué datos lleva la ficha de un trabajo de herrería?

La ficha de trabajo es el registro con lo que el taller necesita para fabricar sin volver a la obra: medidas con tolerancias, fotos del hueco, tipo de pared o suelo donde se ancla, material, acabado y fecha deseada. Un error de 2 centímetros en una reja se descubre el día de la instalación, y rehacerla cuesta 2 semanas. Además, las fotos pesan y se comparten desde Google Drive.

La obra suele tener más de una persona. El cliente que paga, el arquitecto que prescribe y el constructor que coordina no son lo mismo, y cada uno opina. Anotar quién decide qué evita discusiones, por ejemplo con 3 personas opinando. Además, la dirección de la obra, el acceso y el piso cambian la logística.

Pongamos que el taller tiene 20 trabajos abiertos. Con filtros por fase, ve en segundos los 5 que esperan visita de medición y los 4 listos para instalar esta semana. Según el RGPD, solo se guardan los datos del cliente necesarios para el trabajo, y las fotos de su vivienda se usan únicamente con su permiso.

¿Cómo es el embudo de una herrería?

El embudo de una herrería es el recorrido de un trabajo desde la consulta hasta la instalación y la revisión, y tiene un tramo largo en el medio: la fabricación. El cliente decide tras la medición y, después, espera semanas a una pieza que no ve.

1. Consulta: pieza deseada y foto del hueco.
2. Visita de medición: medidas, croquis y acabado.
3. Presupuesto: material, mano de obra y plazo.
4. Anticipo: el trabajo entra en cola.
5. Fabricación: corte, soldadura y acabado.
6. Instalación: montaje y revisión final.

Pongamos que se entregan 16 presupuestos al mes y 6 clientes siguen sin respuesta a los 10 días. El CRM propone un seguimiento con WhatsApp Business, según el caso, y anota si el cliente dice que es caro o que lo pospone.

¿Qué avisos ahorran trabajo en un taller de herrería?

Los avisos de estado ahorran más trabajo, porque el cliente de una herrería llama cada semana para preguntar cómo va su pieza. Un mensaje a tiempo con la fase actual evita esas llamadas y mejora la imagen del taller sin esfuerzo.

Por ejemplo, cuando la pieza pasa a pintura, el CRM prepara un WhatsApp para el cliente con una foto y la fecha estimada de instalación. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, según Meta, solo se pueden usar plantillas aprobadas, así que el aviso se prepara con ellas.

Además, 2 días antes de instalar, el CRM avisa de la franja de llegada del equipo. La visita queda en Google Calendar, con la dirección y el acceso. Para el seguimiento de ofertas, lee seguimiento de presupuestos. Tras la instalación, un mensaje a los 30 días pregunta si todo está bien.

¿Qué hace la IA y qué se construye a medida?

La IA es el asistente que contesta el WhatsApp a cualquier hora, por ejemplo un domingo a las 20:00, y propone la medición con Google Calendar: pregunta qué pieza se necesita, para qué espacio y para cuándo, y pide una foto del hueco. No da precios ni opina sobre estructuras. Además, el equipo de 4 personas entra en cualquier conversación de WhatsApp Business y decide. Primero responde la IA; después, el herrero.

A medida se puede construir, según el caso, una carpeta de fotos y planos por trabajo, un presupuesto por partidas de material y horas, un seguimiento de fases en taller, un cobro del anticipo con enlace de pago y permisos por rol, de modo que el instalador vea solo las direcciones y los accesos. La conexión con tu programa de facturas depende de lo que uses.

La videollamada de 45 minutos es sin compromiso, con un trabajo tuyo delante. Empieza por CRM a medida con agentes de IA. En Kairux te enseñamos el sistema con un caso parecido al tuyo.

Preguntas frecuentes

¿Dónde queda el croquis que mandó el cliente por WhatsApp?

Una carpeta de trabajo es un conjunto de archivos ligados a la ficha: fotos del hueco, croquis, planos del cliente y capturas de WhatsApp. El CRM las ordena por fecha, según el caso, de modo que el taller vea siempre la versión vigente y nadie busque en 5 conversaciones distintas.

Por ejemplo, el cliente envía con WhatsApp Business una foto de la escalera y, 3 días después, otra con la nueva medida. El CRM guarda las dos y marca la última. Además, el soldador abre la ficha desde el móvil y ve el croquis sin llamar a nadie. Según el tamaño del taller, se conecta con Google Drive para los planos grandes. Lo viable se concreta en la videollamada, con 2 o 3 trabajos reales de tu archivo.

¿Cómo se gestionan los trabajos para comunidades de vecinos?

Una comunidad de vecinos es un cliente con varias personas que deciden juntas, según el caso, y el CRM la guarda como una ficha de entidad con su administrador y su presidente. Los presupuestos pasan por una junta, así que los plazos son más largos.

En la práctica, una comunidad pide el arreglo de una barandilla y tarda 6 semanas en aprobar el presupuesto. El CRM no pierde el hilo: guarda la fecha de la junta, avisa al taller de que debe llamar al administrador y mantiene el presupuesto vigente. Además, anota si el administrador trae más comunidades, que a veces son 10 o 20 clientes, y los avisos salen con WhatsApp Business. Solo se escribe a quien ha dado su consentimiento o pidió información, y el mensaje sale de la propia ficha. El detalle se decide en la videollamada, según el caso.

¿Se puede llevar el control del material que queda en el taller?

El control de material es un registro de barras, chapas y perfiles disponibles, y se puede construir como un módulo del CRM o conectarse con una hoja de cálculo. Sirve para saber, según el caso, si un trabajo se puede empezar sin esperar 5 días a un pedido.

Por ejemplo, un presupuesto de una reja necesita 18 metros de perfil, y el taller comprueba el stock antes de dar fecha. Si falta material, el CRM avisa al responsable de compras con WhatsApp Business o Outlook. Además, el sobrante de cada obra queda anotado para el siguiente trabajo. Según el tamaño del taller, el control es sencillo o más completo, y se decide en la videollamada. No hace falta tocar el programa que ya usas, y Google Sheets sirve como punto de partida.

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