CRM a medida para panaderías y pastelerías: encargos y tartas

Un CRM a medida para panaderías y pastelerías es un programa que ordena los encargos con fecha y hora de recogida, las personalizaciones de cada tarta, los alérgenos y los pedidos fijos de cafeterías o restaurantes. Un CRM personalizado guarda lo que cada cliente pidió, cuándo vuelve a necesitarlo y qué tiene que saber el obrador antes de encender el horno.

Una panadería trabaja de madrugada y atiende de mañana, y los encargos llegan en el peor momento. El cliente escribe con WhatsApp Business a las 22:00 para pedir una tarta de cumpleaños para el sábado, o a las 6:30 para cambiar el pedido de la comunión. La persona del mostrador contesta cuando puede, y el mensaje se pierde entre la cola y el horno.

Por ejemplo, si una pastelería recibe 25 mensajes de encargo a la semana y se olvida de 3, son 3 clientes que no vuelven. Además, un fallo de alérgenos es serio. Aquí verás qué lleva la ficha y qué se construye según el caso.

¿Qué aporta un CRM a medida para panaderías y pastelerías?

Un CRM para pastelerías es el que aporta una ficha por encargo, según el caso, con fecha y hora de recogida, y una ficha por cliente con sus preferencias y alergias. Un CRM genérico de ventas está hecho para cerrar contratos, no para recordar que la tarta del sábado es sin gluten y lleva una inscripción. Por ejemplo, 14 encargos de fin de semana llegan con WhatsApp Business.

• Primero, el encargo, con producto, tamaño, sabor, texto o decoración y el precio acordado.
• Además, la señal pagada y la hora exacta de recogida.
• Por último, el historial del cliente: qué pidió, para quién y en qué fecha.

En la práctica, la pastelería abre el panel el viernes y ve los 14 encargos del fin de semana por día y por hora. Para el comercio físico en general, mira CRM para tiendas físicas. Aquí manda el encargo con fecha.

¿Qué datos lleva la ficha de un encargo de pastelería?

La ficha de encargo es el registro con lo que el obrador necesita para producir: producto, número de raciones, sabor, relleno, decoración, texto, fecha, hora de recogida y señal. Con una tarta de 12 raciones para el sábado a las 13:00, el equipo sabe cuándo empezar y cuántas horas necesita. Además, la foto de referencia se guarda desde WhatsApp Business.

Los alérgenos tienen un campo propio, visible y obligatorio. Un cliente que avisa de una alergia a los frutos secos debe quedar anotado en su ficha para todos los pedidos futuros, sin depender de que alguien lo recuerde. Es el dato que más importa en este sector y el que menos se debe olvidar.

Pongamos que la pastelería guarda 400 clientes. Con un filtro por alergia, ve en segundos los 35 clientes que necesitan especial cuidado. Según el RGPD, los datos de salud, como una alergia, son una categoría especial (artículo 9) y piden más cuidado: se anotan solo para el pedido y con el permiso del cliente.

¿Cómo es el embudo de una pastelería con encargos?

El embudo de una pastelería es el recorrido de un encargo desde la consulta hasta la recogida, y es corto: de 1 a 7 días. La clave está en no perder el mensaje de la noche anterior y en cobrar la señal antes de producir.

1. Consulta: ocasión, raciones y fecha.
2. Propuesta: sabores, decoración y precio.
3. Señal: el encargo queda reservado.
4. Producción: el obrador elabora según la ficha.
5. Recogida: el cliente paga el resto.
6. Vuelta: aviso para el próximo cumpleaños.

Pongamos que de 20 consultas a la semana, 6 clientes no confirman la señal en 48 horas. El CRM propone un recordatorio con WhatsApp Business, según el caso, antes de que la fecha se acerque. Además, anota si el motivo fue el precio o la fecha.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una pastelería?

Los avisos de recogida y de aniversario son los que más ahorran, porque convierten un encargo suelto en un cliente que vuelve. Un cumpleaños se repite cada 12 meses, y el CRM sabe de quién era la tarta del año pasado.

Por ejemplo, 2 días antes de la recogida, el CRM prepara un WhatsApp para el cliente con la hora, el producto y el resto por pagar. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, según Meta, solo se pueden usar plantillas aprobadas, así que el recordatorio se prepara con ellas.

Además, 11 meses después de un cumpleaños, el CRM propone un mensaje cercano: «¿Preparamos la tarta de este año?». Solo se escribe a quien ha dado su consentimiento. Para la fidelización, lee fidelización de clientes con CRM. La agenda de producción puede verse en Google Calendar.

¿Qué hace la IA y qué se construye a medida?

La IA es el asistente que contesta el WhatsApp a cualquier hora, por ejemplo a las 22:00 con el obrador cerrado, y propone la recogida con Google Calendar: pregunta la ocasión, las raciones, la fecha y las alergias, y deja el encargo preparado. No promete una fecha si el equipo no la ha confirmado y no cambia recetas.

A medida se puede construir, según el caso, una carta de productos con precios por tamaño, un límite de encargos por día según la capacidad del obrador, un cobro de señal con enlace de pago, la gestión de pedidos fijos de cafeterías y la conexión con el programa de caja. También se puede enlazar con Stripe para la señal. Además, el equipo de 3 personas entra en cualquier conversación de WhatsApp Business.

La videollamada de 45 minutos es sin compromiso, con tu obrador y tu carta delante. Empieza por CRM a medida con agentes de IA. En Kairux te enseñamos el sistema con un caso parecido al tuyo.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM limitar los encargos que se aceptan cada día?

Un límite diario es un número máximo de encargos o de raciones que el obrador puede producir, y se puede construir como parte del CRM. Cuando se alcanza, el asistente propone otra fecha en lugar de aceptar un pedido imposible.

Por ejemplo, un sábado el obrador solo puede hacer 15 tartas grandes. Con el cupo lleno, el cliente que escribe con WhatsApp Business recibe otra fecha disponible, y se anota su interés para avisarle en 24 horas si hay una cancelación. Además, el equipo ve la capacidad de los 7 días siguientes en una pantalla. Según el tamaño del obrador, el límite se calcula por raciones, por horas de trabajo o por tipo de producto, y se decide en la videollamada con tu horno real. Primero se mide la capacidad; después, se programa el límite.

¿Cómo se gestionan los pedidos fijos de cafeterías y restaurantes?

Un pedido fijo es un encargo que se repite cada semana con las mismas cantidades, como las 40 barras de un restaurante cada mañana. El CRM lo guarda como una plantilla y genera el pedido solo cada madrugada, con posibilidad de modificarlo hasta 12 horas antes.

En la práctica, una cafetería pide 30 croissants de lunes a viernes y, algún día, cambia a 45 por un evento. Escribe con WhatsApp Business y el asistente ajusta ese día sin tocar la plantilla. Además, administración ve lo facturable del mes por cliente. Según el caso, se construye un albarán diario con Google Sheets o con tu programa de caja, y se decide en la videollamada qué clientes tienen pedido fijo y cuáles encargan a demanda.

¿Se puede avisar de que hay un producto de temporada?

Un aviso de temporada es un mensaje a los clientes que compraron un producto parecido el año anterior, como el roscón o los dulces de Todos los Santos. El CRM filtra a quienes lo pidieron, según el caso, y prepara el texto con WhatsApp Business para que la pastelería lo revise.

Por ejemplo, en diciembre se escribe a los 80 clientes que encargaron roscón el año pasado, con un enlace para reservar. Según la Ley 11/2022, hay que respetar a quien no quiere recibir comunicaciones comerciales, y el CRM guarda esas bajas. Además, la plantilla de WhatsApp debe estar aprobada por Meta, y la pastelería asume su coste. Se decide en la videollamada cuántos avisos al año son razonables, por ejemplo 3 o 4 por cliente.

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