CRM a medida para servicios de prevención de riesgos laborales
Un CRM a medida para servicios de prevención de riesgos laborales es un programa que sigue a cada empresa cliente y a sus trabajadores en las cuatro áreas del servicio: evaluación de riesgos, formación, vigilancia de la salud y documentación. Un CRM personalizado guarda cada fecha de caducidad y avisa antes de que el trabajador se quede sin curso o sin reconocimiento.
El cliente es una empresa, y detrás hay muchas personas. Una constructora con 60 trabajadores no tiene un contacto, tiene 60 fichas con su puesto, su curso y su fecha de reconocimiento. Quien pregunta suele ser un gerente que escribe con WhatsApp Business porque una inspección le ha recordado que está al límite.
Por ejemplo, si el servicio atiende a 80 empresas con 15 personas de media, gestiona 1.200 fechas de formación y de reconocimiento a la vez, y cada mes atiende 100 consultas. Además, cada empresa quiere saber qué falta. Aquí verás qué lleva la ficha y qué se construye según el caso.
¿Qué aporta un CRM a medida para servicios de prevención de riesgos laborales?
Un CRM de prevención es el que aporta orden en tres niveles que un CRM de ventas no distingue: la empresa que paga, el lugar de trabajo donde se evalúan los riesgos y el trabajador que hace el curso. Cada nivel tiene sus fechas y su responsable, y confundirlos obliga a llevar el control en hojas de cálculo sueltas, según el caso de cada empresa. Por ejemplo, 3 lugares de trabajo pueden tener 3 evaluaciones distintas, y los clientes escriben con WhatsApp Business.
- Primero, la ficha de la empresa con su actividad, sus lugares de trabajo y su contrato.
- Además, la lista de trabajadores con puesto, formación y fecha del último reconocimiento.
- Por último, los documentos de cada evaluación, con fecha de revisión.
En la práctica, el técnico abre la ficha de una constructora y ve que 9 trabajadores tienen el curso caducado. Para el marco de empresas de servicios, mira CRM para empresas de servicios.
¿Qué datos lleva la ficha de una empresa en prevención?
La ficha de prevención es el registro donde el servicio anota la actividad de la empresa, el número de trabajadores, el convenio aplicable y el técnico asignado, además del contacto. La actividad decide el riesgo: una obra, un taller y una oficina no necesitan las mismas formaciones.
Los datos de salud de los trabajadores merecen un trato aparte. Según el RGPD, son una categoría especial (artículo 9) y piden más cuidado, así que el CRM no guarda resultados médicos: guarda solo si el trabajador está apto y cuándo toca el siguiente reconocimiento. El detalle clínico queda en el programa del servicio médico.
Si el servicio gestiona 80 empresas, un filtro por mes de caducidad saca los 45 reconocimientos que vencen en las próximas 6 semanas y los agenda por empresa, para no citar a toda una plantilla el mismo día.
¿Cómo es el embudo de un servicio de prevención?
El embudo de un servicio de prevención es el camino de una empresa desde que pide información hasta que renueva el contrato, y combina venta y ejecución. Una vez cerrada la venta, tras 2 o 3 reuniones, el trabajo recurrente (formaciones, reconocimientos, revisiones) es el que da valor al cliente.
- Consulta: la empresa pregunta qué debe cumplir.
- Reunión inicial: actividad, plantilla y lugares de trabajo.
- Propuesta: servicios incluidos y calendario.
- Contrato y alta: los trabajadores pasan al sistema.
- Ejecución: evaluaciones, formaciones y reconocimientos.
- Renovación: revisión anual del contrato.
Pongamos que se envían 14 propuestas al mes y 5 quedan sin contestar a los 15 días. El CRM avisa al comercial y propone un mensaje de seguimiento para enviar por WhatsApp Business, que el equipo adapta según el cliente. Además, anota si la empresa ya tiene otro servicio contratado.
¿Qué avisos ahorran trabajo en un servicio de prevención?
Los avisos de caducidad son los que más ahorran, porque convierten cada curso y cada reconocimiento en una cita sin que nadie lo recuerde. La empresa cliente agradece que el servicio se adelante y no tiene que acordarse de nada. Un aviso a tiempo evita que 10 trabajadores sigan en la obra con el curso caducado durante semanas.
Por ejemplo, 45 días antes de que caduque el curso de un trabajador, el CRM prepara un WhatsApp para el responsable de la empresa con las fechas de formación. Pasadas 24 horas desde su último mensaje, según Meta, solo se pueden usar plantillas aprobadas, y el coste lo asume el servicio, nunca la empresa.
Además, el CRM avisa al técnico cuando una empresa tiene 10 o más pendientes sin resolver desde hace 30 días. Para estas fechas repetidas, lee avisos de renovación en el CRM. Así la renovación del contrato llega con el trabajo ya demostrado.
¿Qué hace la IA y qué se construye a medida?
La IA es el asistente que contesta el primer mensaje a cualquier hora: pregunta la actividad de la empresa, cuántos trabajadores tiene y qué ha ocurrido, y propone una reunión con Google Calendar. No evalúa riesgos ni interpreta la normativa. Si alguien comenta un accidente, avisa al técnico al instante. Por ejemplo, un gerente escribe a las 19:00 con 3 preguntas sobre un curso.
Además, a medida se puede construir, según el caso, el alta de trabajadores por lotes desde una hoja de cálculo, el calendario de formaciones por empresa, un portal donde la empresa vea sus pendientes y permisos por rol, de modo que el personal médico y el comercial vean cosas distintas. Lo viable se ve con tus propios procesos.
La videollamada de 45 minutos es sin compromiso y se hace con casos tuyos. Empieza por CRM a medida con agentes de IA. En Kairux te enseñamos el sistema funcionando con un caso parecido al tuyo.
Preguntas frecuentes
¿Qué ve el comercial y qué ve el servicio médico en el CRM?
El permiso por rol es la regla que decide qué datos ve cada perfil, y en prevención resulta muy importante. El comercial ve empresas, propuestas y contratos. El personal médico ve las citas de reconocimiento desde Google Calendar, y solo el médico accede al detalle clínico en su propio programa.
Por ejemplo, la persona que vende servicios no ve si un trabajador está apto o no apto, solo ve que la empresa tiene 12 reconocimientos pendientes desde hace 3 semanas. Según el RGPD, los datos de salud son una categoría especial y se limitan al mínimo necesario. Además, los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor. Los permisos se definen en la videollamada según el tamaño de tu equipo.
¿Puede la empresa cliente ver sus pendientes?
Un portal de cliente es una pantalla donde cada empresa entra y ve solo lo suyo, y se puede construir como parte del CRM. Muestra qué formaciones están pendientes, qué reconocimientos se han hecho y qué documentos hay al día.
En la práctica, el gerente de una constructora entra desde el móvil y ve que 7 de sus 60 trabajadores tienen el curso a punto de caducar. Puede pedir cita con un clic, o escribir al servicio en 1 minuto, y el aviso llega a los 2 técnicos de su zona con Google Calendar. Además, cada acceso queda registrado. Según el tamaño del servicio, el portal es sencillo o más completo, y se decide en la videollamada con ejemplos reales de tus 10 clientes más grandes. No sustituye al programa clínico: es una ventana al CRM.
¿Cómo se organiza el alta de un trabajador nuevo?
El alta de un trabajador es el paso por el que una empresa comunica una incorporación, según el convenio, y el servicio le asigna formación y reconocimiento. Se puede construir una carga por lotes desde una hoja de cálculo, para no teclear 40 fichas a mano.
Por ejemplo, una empresa que contrata a 8 operarios en una semana envía la lista por WhatsApp Business y el CRM crea las fichas, detecta qué cursos les faltan y propone citas con Google Calendar. Además, avisa al técnico si algún puesto exige una formación específica. Cada ficha guarda solo lo necesario, como indica el RGPD. La carga masiva se ensaya en la videollamada con una hoja tuya, que puedes anonimizar antes de enseñarla. Primero se prueban 10 filas y después las 40.
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