CRM a medida para promotoras de conciertos: artistas y salas

Un CRM a medida para promotoras de conciertos es un programa que ordena cada concierto como un proyecto con muchas partes: artista, sala, patrocinadores, permisos y promoción. Cada fecha tiene su ficha, sus plazos y sus responsables. Un CRM personalizado evita que un contrato, un permiso o un patrocinio se queden sin cerrar.

Una promotora no vende un producto: monta un día concreto con decenas de personas implicadas. El representante del artista pide el rider, la sala pide la fecha y el patrocinador pide visibilidad. Por ejemplo, con 6 conciertos en marcha a la vez y 5 personas por concierto, son 30 conversaciones abiertas durante semanas. En este artículo verás:

• qué lleva la ficha de cada concierto;
• cómo se ordenan las etapas hasta la liquidación;
• qué se puede construir según el caso.

Con 12 fechas al año, la promotora gestiona más de 100 contactos y 3 o 4 reuniones por semana. También hay plazos: un permiso se pide con semanas de antelación y un cartel necesita 10 días de diseño.

¿Qué necesita un CRM a medida para promotoras de conciertos?

Necesita una ficha por concierto que enlace a las personas implicadas, y una ficha por contacto con su papel. Un mismo representante puede llevar a 4 artistas en tu cartera. La ficha del concierto incluye:

• el artista, su representante y la fecha propuesta;
• la sala o recinto, con su aforo y su contacto;
• el rider técnico y las necesidades de hospitalidad;
• los patrocinadores y lo acordado con cada uno.

Un programa genérico no sabe qué es un rider ni distingue un representante de un patrocinador. Por ejemplo, una promotora que organiza 12 fechas al año tiene casi 100 contactos activos. Un CRM personalizado los separa por papel y recuerda quién debe responder a quién, con WhatsApp Business como canal habitual. Además, la ficha del concierto anota 4 o 5 contactos con su papel, y el equipo los ve en WhatsApp Business o Google Calendar. Primero se crea la ficha y después se añaden los contactos, con 5 minutos de trabajo por concierto.

¿Cómo se ordena un concierto, de la propuesta a la liquidación?

El embudo de una promotora es la secuencia de etapas de cada fecha, y termina con un cierre económico que casi nadie más tiene. Una versión posible, que se ajusta según el caso, es esta:

1. Propuesta: se ofrece la fecha al representante.
2. Contrato firmado: con condiciones acordadas.
3. Sala y permisos: recinto reservado y trámites en marcha.
4. Promoción: patrocinios, prensa y entradas a la venta.
5. Concierto: el día del evento.
6. Liquidación: cuentas con artista, sala y patrocinadores.

En la práctica, la tercera etapa es donde se acumulan los retrasos. Un permiso que tarda semanas puede mover una fecha. El CRM muestra las fechas con trámites pendientes a 45 días del concierto y avisa a quien los lleva. Además, el equipo ve en una sola pantalla 8 conciertos y 6 trámites abiertos, con la semana de cada uno.

¿Qué avisos ahorran trabajo en una promotora de conciertos?

Un aviso es un recordatorio ligado a una fecha límite del concierto. Aquí los plazos son rígidos: un cartel que sale tarde o un seguro que no está contratado no se arreglan el día del evento. El CRM lanza los avisos según los días que faltan para la fecha.

• Aviso a 60 días: cerrar sala y permisos.
• Aviso a 30 días: cartel, prensa y venta de entradas.
• Aviso a 7 días: hojas de ruta para el equipo técnico.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje de un contacto, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas. Los avisos a patrocinadores y prensa se preparan con ellas. Por ejemplo, una reunión con la sala se agenda en Google Calendar y queda a la vista de todo el equipo.

¿Qué hace la IA en una promotora de conciertos?

El asistente de IA es un agente que contesta los mensajes de Instagram y WhatsApp de la promotora cuando el equipo está montando un evento. Por ejemplo, un seguidor pregunta a las 22:00 dónde comprar entradas y recibe respuesta en 1 minuto. Entre sus tareas están:

• responder dudas del público sobre horarios y accesos;
• recoger propuestas de grupos que quieren tocar;
• pasar a una persona las consultas de patrocinio.

El asistente no cierra contratos ni confirma fechas sin que una persona lo apruebe. Se presenta como asistente virtual, porque la normativa europea de IA pide transparencia. Para promotoras que también organizan celebraciones, mira CRM para bodas y eventos, donde se cuenta el lado de la organización. Además, en 5 minutos el asistente deja resumidas 10 consultas del público y de grupos, con el contacto de cada persona.

¿Qué se puede construir a medida y cómo se empieza?

Lo propio de una promotora es el calendario de fechas y el cierre económico, y eso se puede construir. Según el caso, se puede hacer lo siguiente:

• un panel de conciertos por fecha, con el estado de cada trámite;
• una hoja de ingresos y gastos por evento;
• un registro de patrocinadores y lo prometido a cada uno;
• una conexión con la plataforma de venta de entradas que uses.

Además, lo viable depende de lo que uses hoy, por ejemplo con Stripe para cobros de 2 o 3 patrocinadores, y se ve en la videollamada. Para empezar, hacemos una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso, por ejemplo con tus próximas 3 fechas. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. Por ejemplo, un panel de 5 conciertos muestra ingresos y gastos de cada uno en 1 minuto, en vez de revisar 3 hojas de cálculo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo llevar varias giras de artistas distintas a la vez?

Sí, porque cada gira es un grupo de fichas de concierto con el mismo artista. El CRM las agrupa y muestra el calendario completo de cada una. Por ejemplo, un artista con 8 fechas en 3 meses aparece como una gira con 8 conciertos, cada uno con su sala y su estado.

Además, el representante ve en un vistazo qué fechas están cerradas y cuáles esperan permisos. Primero se crea la gira. Después se añaden las fechas. Por último, se asignan responsables. Según el caso, se puede construir un informe por gira con ingresos y gastos de los últimos 3 meses, y se explica en la videollamada con una gira real tuya. Por ejemplo, un artista con 8 fechas tiene 8 salas y 24 contactos, todos en una sola vista con Google Calendar.

¿Cómo se controlan los patrocinadores y lo prometido a cada uno?

Cada patrocinador tiene una ficha con lo acordado: logotipo en el cartel, menciones, entradas o espacio en el recinto. El CRM suma lo prometido y avisa cuando se acerca una fecha de entrega. Así no se olvida ninguna contrapartida, que es lo que más molesta a una marca.

Por ejemplo, un patrocinador espera su logo en el cartel 30 días antes. A los 35 días, el aviso llega a la persona de diseño. Si el patrocinador contesta por WhatsApp Business, la conversación queda en su ficha. Según el RGPD, solo se guardan los datos necesarios para la relación comercial, y el acceso va con doble factor. Además, 4 patrocinadores y 12 contrapartidas se revisan cada semana en 10 minutos, con avisos por WhatsApp Business.

¿Se pueden cruzar las salas disponibles con las fechas de los artistas?

Un cruce de oferta y demanda es una vista que coloca fechas de artistas frente a huecos de salas, y se puede construir según el caso. La promotora ve qué sala tiene libre el sábado que el artista propone y qué contacto lo gestiona.

Por ejemplo, con 10 salas en cartera y 5 artistas interesados durante 3 semanas, el cruce enseña en segundos las 4 combinaciones posibles de una semana. Las fechas de las salas pueden venir de su calendario o de un correo. Lo viable depende de lo que tengas, y se ve en la videollamada con tus datos reales durante 20 minutos y tu forma de trabajar con las salas. Además, la vista se actualiza cada día, y el equipo ahorra 2 horas a la semana de llamadas a salas. Además, el cruce muestra en 1 minuto qué fechas chocan y a quién avisar por WhatsApp Business, con Google Calendar como apoyo.

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