CRM a medida para protésicos dentales: trabajos y clínicas

Un CRM a medida para protésicos dentales es un programa que sigue cada trabajo de laboratorio, desde que la clínica lo encarga hasta que se entrega: coronas, puentes, férulas o prótesis. En este negocio los clientes no son los pacientes, sino las clínicas dentales, y cada trabajo tiene fechas, pruebas y repeticiones.

Un laboratorio de prótesis dental trabaja para varias clínicas a la vez. Cada una manda trabajos por mensajería, escribe por WhatsApp para preguntar cuándo estará un caso y pide cambios de color o de plazo. Cuando un trabajo llega tarde, la clínica tiene un paciente esperando en el sillón.

Un CRM personalizado ordena ese vaivén. Por ejemplo, imagina 50 mensajes de clínicas en un día por WhatsApp Business: con una ficha común, ninguno se pierde. Además, aquí te contamos qué lleva la ficha de un trabajo y qué se puede construir según el caso.

¿Qué lleva la ficha de un trabajo de laboratorio dental?

La ficha de un laboratorio de prótesis es el expediente de un trabajo y de la clínica que lo encarga. Los datos de un paciente son datos de salud, categoría especial del RGPD, así que se guarda solo una referencia, no más de lo necesario.

• Clínica y dentista que encarga el trabajo.
• Referencia del paciente, sin más datos de los precisos.
• Tipo de trabajo, material, color y piezas.
• Fechas: entrada, pruebas, entrega prometida y entrega real.

Por ejemplo, una clínica manda 8 trabajos en una semana, cada uno con su referencia y su fecha. Además, la ficha de la clínica muestra cuántos están en curso y cuáles vencen mañana. Con 120 trabajos abiertos, esa vista evita llamadas de «¿cómo va lo mío?». Con 120 trabajos y 15 clínicas, WhatsApp Business y Google Calendar permiten ver en 1 minuto qué entra mañana.

¿Cómo es el recorrido de un trabajo en el laboratorio?

El recorrido de un trabajo es la secuencia de etapas desde que llega la impresión o el escaneado hasta que se entrega la prótesis. Hay pruebas intermedias, y una prueba rechazada reinicia parte del trabajo, por eso conviene que cada etapa se vea por separado.

1. Recepción: llega el caso con la prescripción de la clínica.
2. Fabricación: se elabora la estructura o la pieza.
3. Prueba: la clínica la prueba en el paciente.
4. Acabado: ajustes de color, forma y oclusión.
5. Entrega: reparto a la clínica.

Pongamos que 10 trabajos dependen de una prueba y 3 llevan 4 días sin respuesta de la clínica. La etapa «Prueba» los lista, y el laboratorio escribe con WhatsApp Business a cada clínica. Además, la ficha anota los motivos de repetición, según el caso.

¿Cómo se controlan los plazos y las entregas a las clínicas?

Un plazo de entrega es la fecha que el laboratorio promete a la clínica para un trabajo concreto, y es la parte más sensible de la relación. El CRM guarda la fecha prometida y avisa al laboratorio de los trabajos que corren riesgo de retrasarse.

Primero, cada trabajo lleva su fecha de entrega. Además, el sistema marca en rojo los que vencen en menos de 2 días y no han pasado a acabado. Por último, el laboratorio avisa a la clínica con antelación, en lugar de dejar que sea ella quien pregunte.

• Fecha prometida en cada trabajo.
• Marca de riesgo a menos de 2 días.
• Aviso a la clínica antes del vencimiento.

Con 120 trabajos abiertos y 4 técnicos, ver los 6 que corren riesgo cada mañana ordena el día. Lo viable se ve en la videollamada. Por ejemplo, con 6 trabajos en riesgo cada mañana y WhatsApp Business para avisar, las clínicas llaman 3 veces menos.

¿Qué avisos ahorran trabajo a un laboratorio de prótesis?

Un aviso es un mensaje programado según la etapa o la fecha del trabajo, y en un laboratorio evita llamadas repetidas. Las clínicas quieren saber cuándo llega el caso, no revisar un chat cada hora.

• Trabajo recibido y fecha de entrega prevista.
• Pieza lista para prueba en clínica.
• Entrega en camino, con la hora aproximada.
• Recordatorio de un trabajo a la espera de respuesta de la clínica.

En la práctica, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas. Los avisos se preparan con ellas y los paga el laboratorio, nunca la clínica. Por ejemplo, 80 avisos de entrega a la semana salen en 1 tanda con WhatsApp Business. Además, con 80 trabajos a la semana y 2 días de margen, el aviso sale a tiempo.

¿Qué hace la IA en el WhatsApp de un laboratorio de prótesis?

El asistente de IA es un programa que contesta el WhatsApp del laboratorio a cualquier hora y responde a lo repetitivo: estado de un trabajo, horario de recogida, qué se necesita para empezar un caso. Los técnicos trabajan con las manos ocupadas y no pueden mirar el móvil.

Por ejemplo, una clínica escribe a las 19:30 preguntando cuándo estará un puente para el viernes. El asistente consulta el estado de la ficha, contesta con la fecha prevista y, si hay riesgo de retraso, avisa a una persona. No decide cambios de diseño ni de material.

• Estado de un trabajo por referencia.
• Horario de recogida y entrega.
• Cita de visita comercial con Google Calendar.

La clínica sabe que habla con una IA, y el equipo puede entrar en cualquier conversación. Además, con 30 consultas al día de 15 clínicas, el asistente responde en menos de 1 minuto con WhatsApp Business.

¿Cómo se construye un CRM a medida para protésicos dentales?

Se construye siguiendo un trabajo real de principio a fin: la recepción, la fabricación, la prueba y la entrega. De ahí salen los campos, las etapas y los avisos, y se descarta lo que el laboratorio no usa.

Un CRM personalizado para un laboratorio puede incluir, según el caso, estas piezas, que se acuerdan antes de construirlas:

• Ficha por trabajo con referencia, fechas y etapa.
• Vista de trabajos en riesgo de retraso.
• Permisos por rol para cuidar los datos de salud.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. El lado de la clínica lo cuenta el CRM para clínica dental, y para el marco general tienes qué es un CRM a medida y CRM a medida con agentes de IA. Primero se prueba con 3 clínicas durante 3 semanas. Además, por ejemplo, con WhatsApp Business y Google Calendar se mide qué avisos reducen más las llamadas de seguimiento.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta guardar el nombre del paciente?

Guardar el nombre del paciente no suele ser necesario para el laboratorio, porque basta una referencia que la clínica entienda. Según el RGPD, los datos de salud son categoría especial y se aplica el principio de minimización: solo el dato imprescindible para la finalidad.

Por ejemplo, una clínica manda el caso con sus iniciales y un número, y el laboratorio lo guarda tal cual. Primero, la referencia identifica el trabajo. Además, solo la clínica sabe a qué paciente corresponde. Por último, el laboratorio reduce el riesgo si hay un fallo de seguridad. Si el laboratorio necesita más datos, se acuerda con la clínica y se recoge solo lo preciso. Se concreta en la videollamada.

• Referencia en lugar de nombre.
• Solo la clínica sabe el paciente.
• Más datos solo si hacen falta.

Con 120 trabajos al mes, WhatsApp Business sirve para hablar de referencias, sin nombres, con 15 clínicas.

¿Qué hago con los trabajos que hay que repetir?

Una repetición es un trabajo que no encaja en la prueba y vuelve al laboratorio. El CRM la registra ligada al trabajo original, con el motivo y la nueva fecha, para que el laboratorio vea cuántas repeticiones tiene cada clínica y por qué.

Piensa en 120 trabajos al mes, de los cuales 9 se repiten. Primero, cada repetición lleva su motivo: color, ajuste o toma de medidas. Además, la ficha de la clínica muestra el recuento. Por último, el responsable habla con la clínica con datos delante, sin culpar a nadie. Con 3 meses de datos, el laboratorio descubre si el problema está en un material, un técnico o una forma de pedir.

• Motivo de la repetición.
• Vinculada al trabajo original.
• Recuento por clínica.

Por ejemplo, con 9 repeticiones al mes y WhatsApp Business para avisar a la clínica, el recuento sale en 1 minuto.

¿Se puede coordinar la recogida y entrega con mensajería?

La recogida y entrega es el transporte de casos y prótesis entre clínica y laboratorio, a menudo con una ruta diaria. Según el caso, el CRM agrupa los trabajos por clínica y por ruta, y avisa a la clínica de la hora aproximada de llegada.

En la práctica, un laboratorio con 2 repartidores atiende 15 clínicas por la mañana. Primero, el calendario agrupa las entregas por zona. Además, la clínica recibe un aviso con WhatsApp Business media hora antes. Por último, el repartidor anota la entrega y cualquier incidencia. Si el transporte lo lleva una empresa externa, la ficha guarda el número de seguimiento. Qué se conecta se ve en la videollamada.

• Ruta agrupada por zona.
• Aviso previo a la clínica.
• Entrega e incidencia anotadas.

Con 2 repartidores, 15 clínicas y 40 entregas a la semana, WhatsApp Business y Google Calendar ahorran 3 llamadas diarias.

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