CRM a medida para agencias de representación de deportistas
Un CRM a medida para agencias de representación de deportistas es un programa que guarda a cada deportista con su contrato, su club, sus patrocinadores y sus fechas clave, y a cada club con las personas que deciden. Un CRM personalizado sirve para mover relaciones, no para vender productos: el valor está en saber quién conoce a quién y cuándo.
Una agencia de representación trabaja con calendarios que no controla: el mercado de fichajes, el fin de temporada y el final de cada contrato. Por ejemplo, si 8 de sus 30 deportistas acaban contrato en junio, la agencia necesita saber con meses de antelación a qué clubes hablar, y escribirles con WhatsApp Business antes que otras agencias.
Aquí ves qué necesita la ficha de un deportista, cómo es el recorrido de una negociación y qué avisos evitan perder una ventana. Primero, el deportista; además, el club; por último, cómo se construye con Kairux, según el caso.
¿Qué necesita de un CRM una agencia de representación de deportistas?
La necesidad de una agencia de representación es un CRM que ordene relaciones de tres tipos: deportistas, clubes y patrocinadores. Un programa genérico trata a todos como clientes, pero aquí el deportista es la persona representada, el club es quien ficha y la marca es quien patrocina. Cada uno tiene su ficha y su historial de conversaciones. Según el caso, una agencia con 30 deportistas gestiona más de 100 contactos de clubes y marcas.
Por ejemplo, un día cualquiera de enero, una directora deportiva escribe con WhatsApp Business: busca un lateral de 22 años para el próximo verano. La agencia abre la lista de sus jugadores de esa posición y edad, y responde en 15 minutos con 3 perfiles y su situación contractual, y propone una llamada en 2 días.
Además, el CRM guarda quién habla con quién dentro de la agencia, de modo que dos agentes no llaman al mismo club por el mismo jugador.
¿Cómo es el recorrido de una negociación deportiva?
El recorrido de una negociación es la secuencia que va del primer contacto a la firma, y según el caso depende de una fecha de mercado de 4 o 6 semanas. Las etapas con nombres del sector son estas:
- Captación: la agencia conoce al deportista y a su entorno.
- Representación: se firma el acuerdo con el deportista.
- Oferta al mercado: se presenta el perfil a los clubes.
- Negociación: condiciones, duración y cláusulas.
- Firma: contrato y comunicación.
- Seguimiento: temporada, renovación y patrocinios.
Por ejemplo, si un jugador se presenta a 10 clubes y 3 contestan, la ficha anota cada respuesta. Según el caso, con WhatsApp Business se vuelve a escribir a los 5 días a quienes no han contestado. Además, con Google Calendar se fijan las reuniones, y por último se cierra la ficha con el resultado de cada oferta, durante 2 semanas.
¿Qué datos lleva la ficha de un deportista representado?
La ficha de un deportista es su expediente profesional, y mezcla datos deportivos, contractuales y de contacto. Según el caso, primero, la edad, la posición o especialidad, el club actual y la fecha en que termina su contrato. Además, los patrocinadores vigentes, las condiciones pactadas y las personas de su entorno, como familia o preparador.
Por ejemplo, un jugador con contrato hasta junio y opciones de renovación necesita que la agencia revise su situación 6 meses antes, con 3 clubes ya contactados. También se guardan los contactos de los clubes interesados, con fecha y resultado de cada conversación.
Por último, la ficha trata datos con cuidado. Según el RGPD, solo se guardan los necesarios, y los de salud, como lesiones, son categoría especial (artículo 9), que se limitan por rol. Con Google Sheets se importan las fichas de las últimas 3 temporadas.
¿Qué avisos evitan perder una ventana de mercado?
Un aviso es un mensaje que el CRM lanza solo cuando se acerca una fecha de contrato o de mercado, y ahorra 10 llamadas por semana. En representación deportiva, donde las ventanas son cortas, esos avisos se pueden construir según el caso:
- Aviso 6 meses antes de que acabe el contrato de un deportista.
- Alerta cuando se abre el mercado de fichajes.
- Recordatorio a los 7 días de una oferta sin respuesta.
- Aviso de renovación de un patrocinio, 60 días antes.
Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del contacto, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, y el coste lo asume la agencia. Por ejemplo, 12 clubes reciben el aviso de disponibilidad en 1 hora, con la ficha de cada uno abierta, y los que contestan quedan marcados para llamarles con Google Calendar. Además, quien pide no recibir más mensajes queda apartado en la ficha.
¿Cómo se construye un CRM a medida para agencias de representación de deportistas?
Se construye a partir de tus deportistas, tus clubes y tu forma de negociar, no de una plantilla. En una videollamada de 45 minutos sin compromiso vemos cómo llevas hoy los contactos y te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Según el caso, se puede construir una vista de contratos por vencimiento y un buscador de perfiles por posición y edad, que ahorran 1 hora por búsqueda.
La IA contesta el WhatsApp de quien pide información, recoge el perfil y el interés, y propone una llamada con Google Calendar. Una persona de tu equipo puede entrar en cualquier conversación. La IA responde en menos de 1 minuto y no negocia ni da cifras: esas decisiones son siempre de la agencia.
Si trabajas también con clubes, mira el CRM para clubes deportivos. El marco general está en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.
Preguntas frecuentes
¿Puede el CRM avisar de los contratos que están a punto de vencer?
Un contrato a punto de vencer es el de un deportista que acaba en meses, y el CRM lo detecta por la fecha de su ficha. Se puede construir, según el caso, una vista ordenada por vencimiento, de modo que el agente vea quién acaba antes y qué clubes podrían estar interesados.
Por ejemplo, con 30 deportistas representados, la vista enseña 8 contratos que acaban antes de verano, con 6 meses de margen. Además, el CRM lanza un aviso 6 meses antes y otro a los 3. Según el caso, el aviso se manda al agente con WhatsApp Business y se anota en Google Calendar, en menos de 1 minuto, y quien decide el calendario de la negociación es siempre la persona responsable del deportista.
¿Cómo se evita que dos agentes hablen con el mismo club?
Un solapamiento es el que ocurre cuando dos agentes de la misma agencia ofrecen al mismo club, sin saberlo, a jugadores distintos o al mismo. El CRM guarda cada conversación en la ficha del club con el agente responsable, la fecha y el jugador, de modo que nadie escribe a ciegas. Con 20 clubes y 5 agentes, el riesgo de solaparse es real.
Imagina un club con 3 contactos y 4 jugadores ofrecidos en un mes, con 2 agentes implicados. Primero se consulta la ficha; además, se ve quién habló la última vez; por último, se decide quién escribe. Según el caso, los permisos por rol limitan qué ve cada agente, y con Google Sheets se importa el historial de contactos anteriores en 2 o 3 días. Con WhatsApp Business, cada mensaje queda en la ficha del club.
¿Se pueden guardar las conversaciones con la familia del deportista?
La familia es parte del entorno de un deportista, sobre todo si es joven, y sus conversaciones se guardan en una ficha de contacto relacionada con la del deportista. Así queda claro con quién se ha hablado, cuándo y qué se acordó, y cualquier agente puede retomar el hilo en 5 minutos.
Por ejemplo, el CRM guarda los mensajes de WhatsApp Business, las llamadas y las notas de reuniones durante 3 o 4 temporadas, según el caso. Además, el acceso se limita por rol, y según el RGPD solo se conserva lo necesario para la representación. En el caso de menores, la agencia define con asesoramiento legal qué se guarda y quién lo consulta, y nadie fuera del equipo ve esas fichas. Con Google Calendar se recuerdan las 2 reuniones anuales con cada familia.
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