CRM a medida para rocódromos: bonos, cursos y cumpleaños

Un CRM a medida para rocódromos es un programa que lleva a cada escalador desde su primera entrada hasta su bono mensual, y recuerda quién ha hecho el curso de iniciación, quién ha firmado el descargo de responsabilidad y quién celebra un cumpleaños en la sala. Un CRM personalizado trabaja con tres tipos de cliente a la vez: socios, visitantes y grupos.

Un rocódromo no es un gimnasio con otra ropa. Además de la cuota, vende entradas sueltas, alquiler de material y cursos con nivel. Por ejemplo, si un domingo pasan 120 personas y 30 son visitantes nuevos, cada uno debería quedar registrado con su firma y su nivel. Un programa genérico no distingue entre quien sabe asegurar y quien no. Quien busca con Google un rocódromo cerca escribe por WhatsApp Business y quiere saber el aforo de hoy. Aquí tienes qué lleva el sistema, sin repetir lo que cuenta el CRM para gimnasios.

¿Qué datos lleva un CRM a medida para rocódromos?

La ficha de un escalador es el registro que dice quién es, qué sabe hacer y qué ha firmado, y es la base de la seguridad de la sala. Primero guarda el nivel de autonomía: si entra solo, si necesita monitor o si está en un curso. Además, el tipo de acceso, bono o entrada suelta, y la fecha de caducidad.

Por ejemplo, un cliente nuevo rellena el descargo de responsabilidad desde el móvil antes de llegar. La ficha guarda la firma con fecha, y el personal de la entrada ve en 5 segundos que puede pasar. Sin esa ficha, los papeles se acumulan en una carpeta.

• Nivel: iniciación, autónomo en cuerda o autónomo en boulder.
• Descargo firmado, con fecha y versión del texto.
• Bono, caducidad y entradas que le quedan.
• Menores: tutor, autorización y edad.

Según el RGPD, de los menores se recoge lo mínimo, y la autorización del tutor queda guardada.

¿Cómo se gestionan los bonos y el aforo por franja?

Un bono de rocódromo es un paquete de entradas con caducidad, y el CRM descuenta una cada vez que el cliente entra. La ficha muestra cuántas quedan, cuándo vence y cuál es el siguiente aviso. Con 80 clientes con bono de 10 entradas, esa vista evita preguntas constantes en recepción.

• Entradas que quedan y fecha de caducidad.
• Última visita y próximo aviso.

El aforo por franja es el número máximo de personas en la sala a una hora concreta. El CRM puede abrir reservas de 2 horas con un tope de plazas, para que un sábado de lluvia no desborde el local. Si una franja se llena, el cliente recibe por WhatsApp Business otra hora disponible.

Por ejemplo, el aviso de bono por agotarse sale con 2 entradas restantes desde Google Calendar o WhatsApp, y otro cuando faltan 7 días para caducar. Pasadas 24 horas del último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y estos avisos se preparan con ellas.

¿Cómo se organizan los cursos de iniciación y las escuelas infantiles?

Un curso de iniciación es un grupo pequeño con monitor, nivel y calendario fijo, y el CRM lo gestiona como un cupo. Los grupos suelen ser de 4 a 8 personas, con sesiones semanales de 90 minutos durante varias semanas. Cuando el grupo se llena, se abre lista de espera.

1. Inscripción: el cliente elige curso y horario.
2. Primera sesión: se valida el nivel y se firma el descargo.
3. Seguimiento: asistencia y progreso por sesión.
4. Siguiente nivel: propuesta al terminar.

La escuela infantil añade un detalle propio: los padres deciden y pagan, y los niños van por edad. Por ejemplo, un grupo de 8 niños de 7 a 9 años necesita autorizaciones de 8 familias. El CRM las guarda y avisa por WhatsApp de los cambios de horario a todas a la vez.

¿Cómo se gestionan los cumpleaños y los eventos de empresa?

Un cumpleaños en el rocódromo es una reserva de grupo con fecha, hora, número de niños y paquete elegido, y el CRM la sigue como un pequeño proyecto. La ficha guarda quién reserva, cuántos asistirán, las alergias que haya que tener en cuenta y el estado del pago de la señal.

Un día cualquiera, una madre escribe por Instagram para reservar un sábado a las 17:00 para 12 niños. Primero se comprueba el hueco en la sala. Después se envía la propuesta por WhatsApp Business y por último se recuerda la señal. Con 6 cumpleaños al mes y 2 salas, esa lista evita pisar reservas entre sí.

Los eventos de empresa funcionan igual. Una empresa pide una tarde de actividad para 25 personas, y el CRM guarda contacto de compras, fecha, paquete y factura. Por ejemplo, 3 eventos al trimestre ya justifican esa ficha. Cuando se acerca la fecha, un aviso confirma número final de asistentes. Para otros espacios deportivos, mira CRM para clubes deportivos.

¿Qué se construye a medida y cómo se empieza?

Lo que se construye a medida en un rocódromo es lo que un programa de gimnasio no trae: el nivel de autonomía, el descargo firmado, los cumpleaños y el alquiler de material. Por ejemplo, con 400 socios, se puede conectar según el caso con el control de acceso o con el programa de cobros que ya usas.

• Alquiler de material con aviso de devolución.
• Competiciones internas con inscripción y clasificación.
• Avisos de cierre por mantenimiento de las vías.

Además, un asistente de IA en el WhatsApp del rocódromo contesta horarios, precios que tú le des y reservas de franja, y avisa a una persona cuando haga falta, también a las 22:00. Empezamos con una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Antes puedes leer qué es un CRM a medida y CRM personalizado con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exigir el descargo firmado antes de que el cliente llegue?

El descargo de responsabilidad es el documento en el que el cliente acepta las normas y los riesgos de la sala, y el CRM puede recogerlo antes de la visita. Es algo que se construye según el caso: el cliente recibe un enlace por WhatsApp Business, lo firma desde el móvil en 2 minutos y queda guardado con fecha y hora.

Por ejemplo, quien reserva una franja el viernes recibe el enlace en el momento y llega el sábado con el trámite hecho. En la entrada, el personal solo comprueba el estado en la ficha. Con 30 visitantes nuevos los fines de semana, se reduce la cola en 10 minutos. Si el texto cambia, se pide una nueva firma:

• Firma antes de la visita, con fecha.
• Versión del texto guardada.
• Menores con firma del tutor.

¿Cómo se evita que un cliente entre con el bono caducado?

Un bono caducado es el que ha superado su fecha o ha agotado sus entradas. El CRM lo marca en la ficha para que quien atiende la entrada lo vea al instante. Además, el sistema avisa al cliente con tiempo y le ofrece renovar antes de que ocurra, y el mensaje sale por WhatsApp.

En la práctica, 7 días antes de la caducidad sale un mensaje por WhatsApp con la propuesta de renovación, y otro a los 2 días si no hay respuesta. Si el cliente llega con el bono caducado, el personal lo ve en la ficha y le ofrece una entrada suelta o la renovación. Solo se escribe a quien aceptó recibir avisos, y cualquiera puede pedir que no le lleguen más.

• Aviso a 7 días de la caducidad.
• Aviso a 2 días si no hay respuesta.
• Marca visible en la entrada.

¿Se puede conocer la ocupación de la sala por franja?

La ocupación por franja es el número de personas que entran en cada tramo horario, y el CRM la calcula con las reservas y las entradas registradas. El panel de métricas enseña qué horas se llenan y cuáles quedan vacías. Los datos son propios del rocódromo y no medias ajenas, y se actualizan cada 24 horas.

Por ejemplo, si los martes de 12:00 a 15:00 solo entran 5 personas, puedes lanzar una oferta en esa franja para empresas cercanas. La decisión es tuya y el dato sale de tu sala. Con 3 meses de datos, ya se distingue entre una semana floja y un patrón estable, y el aviso a clientes sale por WhatsApp Business. Se puede ver también en Google Sheets, si el equipo lo prefiere.

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