CRM a medida para sonido e iluminación para eventos: material

Un CRM a medida para empresas de sonido e iluminación para eventos es un programa que cruza cada presupuesto con el material disponible, los técnicos y la fecha del montaje. Un CRM personalizado evita lo peor de este negocio: prometer un equipo que ya está alquilado ese día a otro cliente.

Una empresa de sonido e iluminación vive de la disponibilidad. Por ejemplo, si el 14 de junio ya hay 2 bodas y un concierto con la mesa de mezclas y 6 focos móviles, una tercera consulta para esa fecha debe saber en segundos si hay material libre. Sin un sistema, la respuesta depende de la memoria de quien lleva el almacén, y un error cuesta un evento y varias horas de disculpas.

Aquí ves qué necesita la ficha de un montaje, cómo es el recorrido de un evento y qué avisos evitan errores de carga. Primero, el cliente; además, el material; por último, cómo se construye con Kairux, según el caso.

¿Qué necesita de un CRM una empresa de sonido e iluminación?

La necesidad de una empresa de sonido e iluminación es un CRM que cruce clientes, fechas y material en la misma pantalla. Un programa genérico guarda el contacto y el importe, pero esta empresa necesita saber qué equipos hay, cuáles están reservados y qué técnico sale cada día. El CRM a medida ordena esas tres cosas. Según el caso, una empresa con 40 equipos y 3 técnicos gestiona unas 10 reservas por semana en temporada alta.

Por ejemplo, un viernes cualquiera, un organizador escribe con WhatsApp Business: necesita sonido para 300 personas y 8 focos para un sábado de julio. El asistente pregunta lugar, horario y tipo de evento, y la empresa responde en 10 minutos si hay equipo y técnico libres. Además, los 2 días de margen para el montaje quedan reservados.

Además, el CRM distingue los clientes habituales, como salas y organizadores, de los puntuales, como bodas o fiestas privadas, con Google Calendar para ver cada agenda.

¿Cómo es el recorrido de un evento de sonido e iluminación?

El recorrido de un evento es la secuencia que va de la consulta al desmontaje, con varias personas del equipo implicadas durante 1 o 2 semanas. Las etapas con nombres del sector son estas:

1. Consulta: fecha, lugar, aforo y tipo de evento.
2. Visita técnica: se mira el espacio, la potencia y los accesos.
3. Presupuesto: equipo, técnicos, transporte y montaje.
4. Reserva de material: se bloquea lo necesario en la fecha.
5. Montaje y evento: carga, prueba de sonido y operación.
6. Desmontaje y cierre: revisión del material y factura.

Por ejemplo, si de 20 presupuestos al mes se aceptan 9, la ficha guarda el motivo del resto. Según el caso, con WhatsApp Business se pregunta a los 5 días si hay novedades. Además, con Google Calendar se ve cada montaje, y por último se cierra la ficha cuando el material vuelve al almacén.

¿Qué datos lleva la ficha de un montaje?

La ficha de un montaje es la hoja de ruta de un evento, y la usan comercial, almacén y técnicos. Primero, la fecha, la dirección, el horario de carga y el aforo. Además, la lista de material reservado, el técnico asignado y las condiciones del lugar: potencia eléctrica disponible, altura de techo y acceso de la furgoneta.

Por ejemplo, un evento en una plaza de 500 personas pide otra potencia que un salón de 80 personas, y la ficha anota esa diferencia. También se guarda el rider técnico del artista, es decir, la lista de lo que necesita en escenario.

Por último, la ficha conserva fotos del montaje y las incidencias, para mejorar el siguiente. Según el RGPD, solo se guardan los datos de contacto necesarios, y con Google Sheets se importa el inventario de equipos.

¿Qué avisos evitan errores de carga y dobles reservas?

Un aviso es un mensaje que el CRM lanza solo cuando se acerca un montaje o un material cambia de estado. En una empresa de sonido e iluminación, con muchos equipos y poco margen, esos avisos se pueden construir según el caso:

• Alerta de doble reserva si un equipo se asigna a dos eventos el mismo día.
• Aviso al técnico 48 horas antes con la hoja de ruta.
• Recordatorio al cliente de la hora de montaje y los accesos.
• Revisión del material al volver, el día siguiente.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, y el coste lo asume la empresa. Por ejemplo, 3 técnicos reciben su hoja de ruta en 1 hora, con Google Calendar para ver quién sale a las 8:00.

¿Cómo se construye un CRM a medida para empresas de sonido e iluminación para eventos?

Se construye a partir de tu inventario, tus paquetes y tu forma de presupuestar, no de una plantilla. En una videollamada de 45 minutos sin compromiso vemos cómo llevas hoy el material y te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Según el caso, se puede construir un inventario con disponibilidad por fecha y presupuestos en un clic, que ahorran 2 horas por semana.

La IA contesta el WhatsApp de quien pide presupuesto, recoge fecha, lugar y aforo, y propone una visita con Google Calendar. Una persona de tu equipo puede entrar en cualquier conversación, por ejemplo cuando el cliente quiere cambiar el material. La IA contesta en menos de 1 minuto, también por la noche.

Si organizas también el evento completo, mira el CRM para bodas y eventos. El marco general está en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sabe el CRM si un equipo está libre en una fecha?

La disponibilidad es el cruce entre el inventario y las reservas de cada día, y se puede construir para que el CRM la calcule solo. Cada equipo tiene un código y un estado, y al reservarlo para un evento, desaparece de la lista de libres en esa fecha. Con 3 eventos el mismo día, nadie asigna dos veces el mismo foco.

Por ejemplo, con 12 altavoces y 20 focos, el sistema muestra al instante cuántos quedan para un sábado concreto. Además, avisa si una reserva nueva supera lo que tienes. Según el caso, la disponibilidad se consulta desde el móvil en 10 segundos, con Google Sheets para cargar el inventario inicial en una tarde, y el responsable de almacén puede ajustar el estado de cualquier equipo.

¿Se puede guardar el rider técnico de cada artista?

El rider técnico es un documento donde el artista detalla el sonido, la iluminación y el espacio que necesita, y se puede guardar en la ficha del evento. Así, el técnico lo consulta antes de cargar la furgoneta y se evitan olvidos de último momento, que en una semana con 5 eventos pueden ser varios.

Imagina un concierto con 4 personas en el escenario y un rider de 2 páginas. Primero se adjunta el documento; además, el comercial marca qué partes cubre tu empresa; por último, el técnico recibe la lista de carga. Con Google Drive, cada evento tiene su carpeta, y según el caso se revisa el rider 7 días antes para pedir lo que falte con tiempo. Con WhatsApp Business, el técnico confirma que lo ha leído en 1 minuto.

¿Qué hace el CRM cuando un cliente cambia el material a última hora?

Un cambio de última hora es una modificación del pedido a pocos días del evento, y el CRM la anota con fecha y motivo. El comercial actualiza el material, el sistema recalcula el presupuesto y avisa al almacén para que cambie la carga si hace falta, en menos de 10 minutos.

Por ejemplo, un cliente pasa de 4 a 8 focos a 3 días de la boda. La ficha comprueba si hay 4 más libres y avisa al técnico con WhatsApp Business. Además, el cliente recibe el nuevo presupuesto para aprobar. Según el caso, los cambios con menos de 48 horas pasan a una persona de la empresa, que decide si se aceptan, con la agenda de Google Calendar delante. Primero se mira el material; después, el técnico; por último, el transporte.

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