CRM a medida para talleres de confección: series, tallas y entregas

Un CRM a medida para talleres de confección es un programa que guarda por cada marca cliente sus prendas, patrones, tallas, series y plazos. Un CRM personalizado recuerda qué colección está en producción, qué muestra espera aprobación y qué entrega está a punto de retrasarse.

Tus clientes son marcas pequeñas, diseñadores, tiendas con producción propia y empresas de uniformes. Escriben con WhatsApp Business para enseñar un boceto, preguntar si cabe una serie corta o saber cuándo estará su pedido. Una marca con 3 colecciones al año escribe casi cada semana.

Por ejemplo, una marca encarga 120 prendas en 4 tallas para una colección de otoño, y a los 10 días cambia el tejido. Si el cambio queda en un mensaje suelto, la serie se corta mal. Un sistema a medida lo guarda en la ficha de la prenda, con fecha, y no depende de la memoria.

¿Qué lleva la ficha de una prenda en un CRM a medida para talleres de confección?

La ficha de una prenda es el registro de todo lo que se necesita para repetirla igual dentro de un año. Según el caso, lleva el patrón, la tabla de tallas, el tejido y su proveedor, el consumo de tela por unidad (el escandallo) y las instrucciones de acabado.

• Las fotos de la muestra aprobada y sus observaciones.
• El precio acordado por unidad y el mínimo de la serie.
• El plazo habitual desde que llega la tela hasta la entrega.

En la práctica, una marca que repite una camisa cada primavera durante 3 años agradece que el taller recuerde el patrón y la talla base. Un taller con 20 marcas y 80 prendas no lo guarda en Excel con orden. La ficha lo conserva, y el equipo la abre desde el móvil con Excel o con el panel (Kairux), sin buscar en carpetas de ordenador.

¿Cómo se organizan las series, las muestras y la producción?

La serie es el conjunto de prendas del mismo modelo que se cortan y se cosen juntas, repartidas por tallas y colores. Se puede construir un tablero de producción con cada serie y sus fases: corte, confección, planchado, control y empaquetado, con su responsable y su fecha.

Imagina 5 series abiertas a la vez, con entre 40 y 300 prendas cada una y 8 personas en el taller. El tablero enseña en qué fase está cada una y cuál se atasca. Además, la muestra previa tiene su propio circuito: se envía, la marca la aprueba o pide cambios y solo entonces se lanza la serie. Una muestra suele necesitar 2 rondas y 7 días, según la marca, y la serie solo sale con el visto bueno por escrito en WhatsApp Business.

1. Primero, muestra aprobada por escrito.
2. Además, tela recibida y revisada.
3. Por último, corte, confección y control de calidad.

¿Cómo se controlan los plazos de entrega y la tela del cliente?

El plazo de entrega es la fecha comprometida con la marca, y en confección depende de que la tela llegue a tiempo. Muchos talleres reciben la tela del cliente, y el CRM guarda cuándo llegó, cuántos metros eran y si faltó material. Es un dato que evita discusiones.

Pongamos que una marca promete la entrega a sus tiendas el día 20 y la tela llega con 8 días de retraso. El CRM recalcula la fecha de salida y avisa al comercial para que hable con la marca cuanto antes. Además, enseña qué otros pedidos se ven afectados, y el comercial avisa a las 3 marcas con WhatsApp Business. Con 5 series abiertas, el recálculo lleva 1 minuto con Excel como origen.

• Metros de tela recibidos y fecha de llegada.
• Fecha comprometida y fecha estimada actual.
• Aviso automático a la marca si hay desvío.

El aviso se envía por WhatsApp Business o por correo (Outlook), según prefiera cada marca, con 5 días de margen.

¿Qué hace la IA con las consultas de nuevas marcas?

La IA es un asistente que contesta por WhatsApp a cualquier hora a las marcas que piden información: qué tipo de prenda, cuántas unidades, si traen patrón, si traen tela y para cuándo lo necesitan. Por ejemplo, una diseñadora escribe a las 22:30 con el boceto de un abrigo y pregunta si el taller acepta series de 30 unidades. El asistente contesta en 1 minuto con WhatsApp Business.

El asistente recoge los datos y propone una videollamada de 20 minutos con Google Calendar. No presupuesta ni promete plazos, porque eso lo decide el taller. Recoge además en cuántas semanas necesita la marca la entrega. Según el estudio de MIT e InsideSales.com (2007), llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo.

Para un negocio de fabricación cercano, mira el CRM para empresas industriales B2B. En ambos casos, lo importante es que ninguna consulta espere horas.

¿Qué se puede construir a medida y cómo se empieza?

Lo que se puede construir a medida es lo que tu taller hace de forma propia. Por ejemplo, según el caso, un calculador de presupuesto por prenda con tus tarifas de corte y confección, un control de destajo por costurera, un registro de incidencias de calidad por serie y un aviso 5 días antes de cada entrega.

Primero hacemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Además, preguntamos cómo presupuestas hoy,Además, preguntamos cómo presupuestas hoy, qué usas para planificar la producción (Excel o papel) y cuántas marcas tienes activas. Con Google Calendar fijamos la segunda reunión de 30 minutos.

Para el marco general, tienes qué es un CRM a medida y la página principal de CRM a medida con agentes de IA. La conexión con tu programa de facturación se mira en la llamada.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden guardar las tallas y medidas de cada marca?

Las tablas de tallas son un dato propio de cada marca, porque una talla M de una marca no es la M de otra. El CRM las guarda en la ficha de la prenda o de la marca, con medidas por talla y tolerancias. Por ejemplo, una marca con 6 tallas y 8 medidas por talla tiene 48 datos que no deben mezclarse con los de otra. Para que el taller las encuentre, se cargan 1 sola vez. Cada marca tiene su propio fichero (Excel u otro).

Además, si la marca cambia una medida, la ficha guarda la versión anterior y la fecha del cambio. Primero se carga la tabla actual, después se compara con la última muestra aprobada y por último se bloquea para la producción. Según el caso, se importa desde una hoja de cálculo (Excel) o de Google Sheets, con 2 horas de trabajo, y el taller no tiene que escribirlo todo otra vez.

¿Cómo se lleva el control de calidad de cada serie?

El control de calidad es la revisión de las prendas terminadas antes de empaquetarlas, y el CRM puede guardar el resultado por serie. Por ejemplo, de 200 prendas, el responsable anota cuántas pasan, cuántas necesitan retoque y el motivo. Son 3 minutos por lote con Google Calendar de recordatorio. Esa lista queda en la ficha de la serie, con fecha y con la persona que revisó.

Además, si una marca reclama por un defecto, el taller encuentra en 2 minutos qué se anotó ese día. Primero se define una lista de defectos habituales, después se marcan en el móvil durante la revisión y por último se resume por marca. El resumen se abre en Excel o en el panel. Con 10 series al trimestre, se ve qué fallo se repite, y la conversación con la marca parte de datos y no de impresiones.

¿Puedo enviar a la marca fotos del avance de su pedido?

Las fotos de avance son imágenes que el taller sube a la ficha del pedido en cada fase, y el CRM las convierte en un mensaje para la marca. Por ejemplo, tras el corte, el equipo sube 3 fotos y la marca recibe un mensaje por WhatsApp Business con el estado: tela cortada, 40 por ciento cosido y entrega prevista el día 18.

Además, la marca puede contestar con una duda y la respuesta queda en la ficha, con todas las anteriores. Primero se decide qué fases se comunican, después se prepara el texto y por último se programa. Con 6 marcas activas, son 6 mensajes a la semana. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas por Meta, y el aviso se prepara con ellas, según el caso de cada marca.

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