CRM a medida para tiendas de segunda mano: piezas únicas y vendedores

Un CRM a medida para tiendas de segunda mano es un programa que gestiona dos clientes a la vez: quien trae artículos para vender y quien viene a comprarlos. Un CRM genérico solo piensa en compradores; una tienda de segunda mano compra, tasa, vende piezas únicas y no puede reponer lo que se agota.

Esa última diferencia lo cambia todo. En una tienda normal, un artículo agotado se vuelve a pedir; en una de segunda mano, la chaqueta de cuero de la talla 40 solo existe una vez. Si 12 clientes la buscan, el CRM debe saber quiénes son para avisarles cuando entre otra parecida. Un CRM personalizado cruza lo que entra con lo que se busca.

Por ejemplo, una clienta escribe por WhatsApp Business a las 19:00 pidiendo una bicicleta de montaña talla M. Primero se anota la búsqueda; además se avisa cuando entre una; por último se reserva. Aquí vemos cómo se monta con Google Calendar, con 3 ejemplos del oficio. La primera foto de una pieza suele llegar a las 19:00.

¿Cómo se gestionan las compras a particulares?

La compra a particulares es el proceso por el que la tienda adquiere artículos de segunda mano a quien los trae, y es la parte más delicada del negocio. La persona que vende necesita una tasación rápida y la tienda necesita registrar qué compra, a quién y por cuánto.

• Datos de quien vende y fecha de la compra.
• Descripción del artículo, estado y fotos.
• Importe pagado o fórmula pactada, como la consigna.
• Estado: tasado, comprado, a la venta, vendido o devuelto.

Muchas tiendas de segunda mano llevan un registro de lo que compran, y el CRM lo ordena. Por ejemplo, un vendedor envía 4 fotos de un abrigo por WhatsApp a las 18:00, y la tienda responde con una tasación orientativa en menos de 24 horas. Además, el vendedor puede volver con otros 3 artículos, y la ficha recuerda lo que ya vendió en 12 meses.

¿Qué es la consigna y cómo se controla?

La consigna es el acuerdo por el que el dueño deja un artículo en la tienda y cobra solo cuando se vende, quedándose la tienda una comisión pactada. Exige un control más fino: de quién es cada pieza, desde cuándo está en tienda y qué se hizo si no se vende.

El CRM guarda la fecha de entrada y calcula cuántos días lleva cada pieza. Con 80 piezas en consigna, ve cuáles superan los 60 días y propone al dueño bajar el precio, recogerla o donarla. Se puede construir según el caso un aviso por WhatsApp Business que lo plantee sin presión.

Además, al vender, el sistema calcula lo que corresponde a cada parte y lo deja listo para liquidar. Por ejemplo, el liquidado se prepara el día 5 de cada mes, a las 10:00, y llega al dueño con WhatsApp Business en 1 mensaje.

¿Cómo se avisa a quien busca algo concreto?

La lista de búsquedas es el registro de lo que cada cliente quiere encontrar: una talla, una marca, un tipo de mueble o un modelo de consola. Es la mejor herramienta de una tienda de piezas únicas, porque convierte la espera en venta. Cuando entra un artículo parecido, el CRM avisa a quien lo había pedido.

Piensa en un cliente que busca una cómoda de madera de menos de 90 centímetros. Lo anota la persona del mostrador en su ficha, y 3 semanas después entra una. El aviso llega por WhatsApp con una foto, antes de que el artículo salga en el escaparate.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo admite plantillas aprobadas. Se avisa solo a quien lo ha pedido, y el artículo se reserva 48 horas, según el caso. Por ejemplo, con 12 búsquedas abiertas, el aviso sale a 2 personas en 5 minutos, a las 10:00.

¿Cómo se combinan la tienda física y la venta online?

La venta online de segunda mano es un escaparate más, y el CRM debe evitar que una pieza se venda dos veces. Si la tienda publica en su web, en una plataforma como Shopify o WooCommerce, o en redes, un artículo único solo puede comprarse una vez. El CRM mantiene el estado actualizado.

En la práctica, es un problema de coordinación. Con 200 artículos publicados y 30 clientes diarios, uno puede reservar una pieza por WhatsApp mientras otro la compra en la web. Se puede construir una conexión, según el caso, para que el estado cambie en todos los canales a la vez.

Además, la tienda puede registrar de dónde llega cada comprador y qué tipo de artículos busca. Por ejemplo, 10 compradores de bicicletas en 3 meses justifican buscar más piezas de ese tipo. Tienes el enfoque general del comercio en CRM para tiendas físicas, y aquí el protagonista es la pieza única.

¿Qué puede hacer la IA en una tienda de segunda mano?

La IA de una tienda de segunda mano es un asistente que contesta el WhatsApp y recoge fotos y datos de quien quiere vender o de quien busca algo. No tasa ni compra: pide las fotos, el estado y el precio que espera la persona, y deja la ficha preparada para que la tienda valore. Se presenta como asistente virtual.

Un día cualquiera, 20 personas escriben entre las 20:00 y las 8:00 con fotos de cosas que quieren vender. El asistente pide 3 fotos de cada una, anota las medidas y el estado, y la tienda empieza el día con las 20 tasaciones preparadas. Si alguien busca un artículo, lo apunta en la lista de búsquedas.

El equipo puede entrar en cualquier conversación de WhatsApp Business. Primero responde la IA; además recoge la información; por último avisa a quien tasa a las 9:00. Con 20 mensajes nocturnos, ahorra unas 2 horas por la mañana.

¿Cómo se construye un CRM a medida para tiendas de segunda mano?

Un CRM a medida para tiendas de segunda mano se construye con el flujo real de una pieza, desde que entra hasta que sale. Primero se anotan los estados de una pieza. Después se definen las dos fichas, vendedores y compradores. Por último se eligen los avisos: consigna, búsqueda, reserva y liquidación.

Lo viable depende de tu programa de caja y de tu web, y se ve en una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu tienda. Por ejemplo, probamos con 10 piezas y 5 búsquedas reales, y vemos los avisos de 1 semana. Trae 3 piezas de ejemplo con sus fotos, a las 12:00 o cuando prefieras.

Puedes ampliar el marco en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA. Escríbenos y empezamos por la lista de búsquedas.

Preguntas frecuentes

¿Puede el CRM bajar el precio de las piezas que no se venden?

La rebaja automática es una sugerencia, no una decisión. Se puede construir según el caso una regla que marque las piezas que llevan más de un número de días a la venta y proponga una rebaja a la persona responsable. La tienda decide el porcentaje y avisa al dueño si la pieza está en consigna.

• Aviso a los 30 días de estancia.
• Segundo aviso a los 60 días, con propuesta.
• Decisión de la persona responsable.

Por ejemplo, de 200 piezas, 25 pueden superar los 60 días. Además, el CRM avisa a los clientes que habían buscado algo parecido de que ha bajado el precio, con WhatsApp Business a las 11:00. Con 25 piezas rebajadas, salen unos 40 avisos en 1 mañana. Primero se decide; después se avisa; por último se revisa en 1 semana.

¿Cómo se identifica a quien vende para llevar el registro?

La identificación de quien vende es un dato que muchas tiendas de segunda mano recogen para llevar un registro de sus compras. El CRM guarda solo lo necesario y avisa al personal de que debe pedirlo. Según el RGPD, se informa a la persona de para qué se usan sus datos y se limita el acceso.

Por ejemplo, con 15 compras a la semana, el CRM comprueba que ninguna ficha quede sin los datos que la tienda considera obligatorios. Además, no guarda más de lo que hace falta. Primero se pide; después se registra; por último se revisa cada mes con Google Sheets. La tienda debe consultar con su asesor qué registro le corresponde según su actividad, y el CRM se adapta a ello. Con WhatsApp Business, el vendedor envía su documento solo si la tienda lo pide, y a las 18:00 queda archivado.

¿Se pueden gestionar artículos de gran tamaño, como muebles?

El mueble es un artículo de gran tamaño con necesidades propias: medidas, peso, escaleras en casa del cliente y transporte. La ficha del artículo recoge esos datos, y la del cliente anota si necesita entrega. Se puede construir según el caso un calendario de recogidas y entregas con Google Calendar.

Por ejemplo, una tienda que mueve 10 muebles a la semana agrupa las entregas por zona y por día. Además, el CRM envía el aviso del día antes por WhatsApp Business, con la franja horaria acordada. Los clientes que buscan muebles concretos reciben aviso cuando entra uno parecido. Los muebles que llevan 90 días sin venderse se revisan con calma antes de decidir una rebaja o una donación a una entidad social. Primero se mide; después se decide; por último se avisa a los 2 o 3 clientes interesados, a las 12:00.

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