CRM a medida para empresas de tratamiento de agua
Un CRM a medida para empresas de tratamiento de agua es un programa que guarda cada instalación de descalcificación, ósmosis o filtración y avisa de cuándo toca cambiar filtros o revisar el equipo. Cada cliente tiene su equipo y su calendario de mantenimiento. Un CRM personalizado convierte una venta de instalación en una relación de años.
Una empresa de tratamiento de agua instala un equipo una vez y lo mantiene durante años. El cliente no se acuerda de cuándo cambió el filtro, y es la empresa quien debe recordarlo. Por ejemplo, con 500 equipos instalados y revisiones cada 6 meses, hay unas 1.000 visitas al año que no pueden depender de la memoria. En este artículo verás:
- qué lleva la ficha de una instalación de agua;
- cómo se ordenan visitas y mantenimientos;
- qué se puede construir según el caso.
Además, un equipo que lleva 2 años sin revisión puede fallar sin aviso, por eso el aviso temprano importa.
¿Qué necesita un CRM a medida para empresas de tratamiento de agua?
La ficha de una instalación de agua es un registro del equipo que tiene el cliente, de su estado y de su mantenimiento. Un programa genérico guarda al cliente, pero no sabe qué equipo hay en su casa ni cuándo toca revisarlo. La ficha incluye:
- el tipo de equipo: descalcificador, ósmosis o filtro;
- la dureza del agua de la zona, medida en la visita;
- la fecha de instalación y la de cada cambio de filtro;
- el contrato de mantenimiento y su periodicidad.
Además, el CRM guarda la dirección y el acceso al equipo. Por ejemplo, un cliente de una vivienda en una urbanización con agua muy dura necesita revisiones más seguidas que otro en una zona de agua blanda, y la ficha lo recuerda, con WhatsApp Business para avisar al técnico de cualquier cambio.
¿Cómo se ordenan las visitas y los mantenimientos?
Un mantenimiento es una visita periódica en la que el técnico revisa el equipo y cambia lo necesario, y es el ingreso recurrente de la empresa. El CRM sigue cada cliente por etapas, que se ajustan según el servicio:
- Consulta: el cliente pregunta por cal, sabor o presión del agua.
- Análisis o visita: se mide la dureza del agua.
- Presupuesto aceptado: equipo y condiciones.
- Instalación: montaje y puesta en marcha.
- Mantenimiento: revisiones y cambios de filtros.
- Renovación: contrato o cambio de equipo.
En la práctica, la quinta etapa es la que da estabilidad. Un cliente que no recibe aviso del filtro lo cambia tarde o nunca. Además, el CRM reparte las visitas por zona y por semana, y deja la agenda en Google Calendar, ordenada por poblaciones para ahorrar desplazamientos.
¿Qué avisos ahorran trabajo en una empresa de tratamiento de agua?
Un aviso es un recordatorio que sale solo según la fecha del último mantenimiento de cada equipo. En este sector el aviso es el servicio, porque el cliente delega en la empresa el cuidado del equipo. Los avisos más útiles son estos:
- aviso de cambio de filtros 30 días antes de la fecha;
- recordatorio de la visita 24 horas antes;
- aviso al comercial si un contrato no se renueva;
- mensaje de seguimiento 15 días después de una instalación.
Según Meta, fuera de la ventana de 24 horas WhatsApp solo deja usar plantillas aprobadas. Los avisos de filtros se preparan con ellas, y el coste es de la empresa. Por ejemplo, 80 clientes con cambio de filtro en octubre reciben el aviso el mismo día por WhatsApp Business. Además, el asistente apunta el problema que nota el cliente, y el técnico llega a la visita sabiendo si es cal, sabor o presión.
¿Qué hace la IA en una empresa de tratamiento de agua?
El asistente de IA es un agente que responde el WhatsApp de la empresa mientras los técnicos montan un equipo. Por ejemplo, una clienta escribe a las 20:00 porque el agua deja cal en los grifos, recibe respuesta en 1 minuto y el asistente le pregunta si ya tiene algún equipo. Además, recoge lo necesario:
- tipo de vivienda y número de personas;
- problema que nota: cal, sabor o presión;
- una cita para visita técnica en Google Calendar.
El asistente no valora la calidad del agua ni promete resultados, porque lo decide el técnico tras medirla. Se presenta como asistente virtual, porque la normativa europea de IA pide transparencia. Para servicios con visitas periódicas parecidas, mira CRM para climatización, donde se cuenta ese lado. Primero se decide qué ve el técnico en el móvil y, después, qué ve el comercial durante las 2 primeras semanas. Además, un técnico lleva 8 visitas al día y el CRM reparte esas visitas por zonas en 1 minuto.
¿Qué se puede construir a medida y cómo se empieza?
Lo propio del agua es el calendario de mantenimiento por equipo, y eso se puede construir. Además, cada empresa tiene su forma de llevar los contratos, así que lo viable se concreta contigo. Según el caso, se puede hacer lo siguiente:
- un panel de visitas por zona y por técnico;
- un registro de equipos con su historial de filtros;
- un parte de visita que el técnico rellena desde el móvil;
- una conexión con tu programa de facturación o con una hoja de cálculo.
Para empezar, concertamos una videollamada de 45 minutos sin compromiso. Te enseñamos el sistema funcionando con tu caso, por ejemplo con 10 clientes y sus equipos. El marco general está en CRM a medida con agentes de IA. Primero se decide qué datos del equipo se guardan, y después se prueba con 10 clientes durante 2 semanas.
Preguntas frecuentes
¿Puede el CRM saber qué filtro lleva cada equipo?
Un historial de filtros es un registro de qué recambio se instaló en cada equipo y en qué fecha, y se puede construir según el caso. El técnico lo anota en la visita y el CRM calcula la fecha del siguiente cambio. Así sabe qué recambios llevar en la furgoneta antes de salir.
Por ejemplo, 12 visitas del martes necesitan 8 filtros de un tipo y 4 de otro. La lista de recambios sale la víspera, en 5 minutos, desde la agenda de Google Calendar. Además, el cliente recibe un aviso por WhatsApp Business con el tipo de filtro. Qué datos del equipo conviene guardar se concreta en la videollamada, con tus modelos reales. También el técnico sube fotos del equipo desde el móvil, y quedan guardadas en la ficha del cliente durante 12 meses.
¿Cómo se contratan y renuevan los mantenimientos anuales?
Un contrato de mantenimiento es un acuerdo con una periodicidad de visitas y una fecha de renovación, y la ficha guarda ambas. El CRM avisa 60 días antes del fin y propone al comercial un mensaje de renovación. Así no se pierden clientes por olvido.
Imagina 500 contratos y 40 que vencen en un trimestre. Primero se filtran por fecha. Después se escribe a cada cliente con una propuesta clara. Por último, se anota si renueva y el motivo. Según el caso, el recordatorio incluye un enlace a la cita de renovación. Según el RGPD, solo se guardan los datos necesarios, y la persona puede pedir su borrado cuando quiera. Además, el recordatorio sale por WhatsApp Business y el cliente puede responder en 1 minuto con Google Calendar para elegir la fecha.
¿Sirve para empresas que venden agua a particulares y a comunidades?
Sí, porque el tipo de cliente es un campo de la ficha. Una vivienda decide en el día y paga por transferencia o tarjeta. Una comunidad decide en una junta y puede tardar semanas. El CRM personalizado adapta los avisos y los plazos a cada uno.
Por ejemplo, de 500 clientes, 450 son viviendas y 50 son comunidades. A una comunidad se le envía la propuesta con 45 días de margen, para que el administrador la lleve a la junta. Además, las comunidades tienen un contacto por edificio, y el técnico recibe la llave o el acceso por WhatsApp Business. Todo queda en la ficha del edificio. Además, las comunidades se avisan 45 días antes y las viviendas 15 días antes, con 2 plantillas distintas. También las viviendas particulares reciben el aviso 15 días antes, con 1 mensaje de recordatorio 24 horas antes.
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