CRM a medida para ventanas de aluminio y PVC: medición y pedido

Un CRM a medida para empresas de ventanas de aluminio y PVC es un programa que sigue cada obra desde la llamada del cliente hasta la instalación y la postventa. Un CRM personalizado guarda las medidas de cada hueco, los acabados elegidos y la fecha de fabricación, para que nadie tenga que reconstruirlo desde un correo antiguo o un papel de la furgoneta.

En esta actividad el presupuesto se calcula hueco a hueco, y un mismo cliente puede tener 8 ventanas con medidas y aperturas distintas. Piensa en una vivienda de reforma: el cliente pregunta un martes, el técnico mide el jueves y el presupuesto sale el lunes. Si en esos 5 días nadie escribe al cliente, otra empresa ya ha medido. Según el caso, el CRM avisa de cada plazo y escribe desde WhatsApp Business a quien lleva 3 días sin responder. El repaso de presupuestos abiertos se hace cada lunes a las 9.

¿Qué necesita un CRM a medida para empresas de ventanas de aluminio y PVC?

La ficha de obra es el registro que necesita una empresa de ventanas, más que la ficha de cliente. Cada obra tiene varios huecos, y cada hueco lleva datos técnicos que viajan a fábrica y a la cuadrilla. Un programa genérico guarda contactos; según el caso, el trabajo real se decide en esos datos.

La ficha de obra suele recoger:

• Dirección y tipo de vivienda: piso, chalé o local.
• Número de huecos, con ancho, alto y tipo de apertura.
• Material y color: aluminio o PVC, con o sin rotura de puente térmico.
• Tipo de vidrio y de persiana, si la hay.
• Fotos del hueco y de la fachada.

Por ejemplo, un cliente con 12 huecos en un piso genera 12 líneas de presupuesto, y con un buen CRM esas líneas se copian de una visita a otra sin teclearlas. Además, la comunidad de vecinos puede pedir una fachada uniforme durante 2 o 3 meses de obra, con fotos desde Google Drive o el móvil.

¿Cómo es el embudo de una carpintería de ventanas?

El embudo de una empresa de ventanas es el camino que sigue una consulta hasta convertirse en obra entregada. Cada etapa depende de una persona distinta: comercial, técnico de medición, oficina técnica, fábrica e instalador. Si el CRM refleja esas etapas, cada uno ve solo lo que le toca.

1. Consulta: llamada, formulario o WhatsApp con las primeras fotos.
2. Visita de medición: el técnico toma medidas y confirma la viabilidad.
3. Presupuesto enviado: con precio por hueco y plazo estimado.
4. Pedido a fábrica: tras aceptar y pagar la señal.
5. Instalación: cuadrilla, fecha y acceso a la vivienda.
6. Postventa: revisión y reparaciones en garantía.

En la práctica, la etapa que más se atasca es la tercera. Además, según el caso, si el presupuesto lleva 7 días sin respuesta, la ficha sube a la lista de seguimiento de la semana y el comercial escribe desde WhatsApp Business. Un buen ritmo son 10 llamadas de seguimiento por semana.

¿Cómo se organiza la visita de medición?

La visita de medición es la cita en la que un técnico va a la vivienda a tomar medidas, y es el momento más caro del proceso, porque ocupa media mañana y un desplazamiento. Un CRM a medida agenda estas visitas por zonas y por técnico, de modo que no se crucen dos obras a 40 kilómetros una de otra el mismo día.

Además, antes de ir, el cliente recibe un mensaje de WhatsApp Business con lo que debe tener preparado: acceso a todas las habitaciones y, si la hay, la persiana a la vista. Pongamos que un técnico hace 4 visitas por jornada. Si una se cae a última hora, la ficha pasa a la lista de espera y, según el caso, el hueco se ofrece a otro cliente de la misma zona desde Google Calendar.

Por último, las notas y las fotos del hueco se suben desde el móvil a la ficha. Al volver a la oficina, el presupuesto ya tiene los datos de las 4 visitas.

¿Qué hace la IA en una empresa de ventanas?

La IA es un asistente que contesta el WhatsApp de la empresa a cualquier hora y recoge lo necesario para preparar una visita. Se presenta como asistente virtual, pregunta cuántas ventanas son, si es reforma o vivienda nueva y en qué población está, y deja todo en la ficha para que el comercial lo vea al llegar.

Por ejemplo, un cliente envía a las 21:30 tres fotos de su ventana con humedad y pregunta si se puede cambiar solo el cristal. El asistente anota la consulta, pide la dirección y propone dos huecos de visita. El equipo puede entrar en la conversación cuando quiera. Además, si el cliente llega desde un anuncio de Meta, el formulario entra solo en el CRM y recibe respuesta en menos de 1 minuto.

El asistente no da precios cerrados: eso lo decide el comercial tras medir. Según el caso, sí puede explicar los plazos orientativos que tú le indiques, por ejemplo entre 3 y 4 semanas.

¿Con qué programas se conecta y qué se construye?

Un CRM de ventanas es un sistema que se conecta, según el caso, con el programa de presupuestos o de fabricación que ya usa la empresa. No se tiene que sustituir: la oficina técnica sigue calculando perfiles y cristales donde siempre. El CRM recibe el resultado y lo muestra en la ficha del cliente. Lo viable se concreta en la videollamada.

Entre las piezas que se pueden construir están:

• Presupuestos con varias opciones de color o de vidrio para comparar.
• Aviso al cliente cuando el pedido sale de fábrica.
• Calendario de instalaciones por cuadrilla.
• Firma del albarán en el móvil al terminar la obra.

Además, los datos del cliente se guardan en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas. Por ejemplo, un instalador solo ve las obras que le tocan esa semana, 6 o 7 como mucho, y puede cerrar cada una con 2 fotos desde su móvil.

¿Cómo se empieza?

Se empieza con una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, donde te mostramos el sistema funcionando con tu forma de trabajar: tus plazos de fábrica, tus cuadrillas y tus tipos de obra. Primero se elige una etapa que duela de verdad, por ejemplo el seguimiento de presupuestos; después se amplía según el caso.

Para preparar la llamada, trae los números de una semana normal: cuántas consultas entran, cuántas visitas haces y cuántos presupuestos quedan sin respuesta. Con 20 consultas semanales y 6 visitas, la propuesta se centra en convertir más consultas en visitas. Puedes ver cómo trabaja el sector hermano en CRM para carpinterías y cocinas, el marco general en CRM a medida con agentes de IA y los fundamentos en qué es un CRM a medida. Con Meta como canal de anuncios, se miden 4 semanas.

Preguntas frecuentes

¿Se puede guardar el plano o la foto de cada hueco en la ficha?

Sí, la ficha de obra puede llevar fotos, croquis y un listado de huecos con sus medidas. Según el caso, cada hueco es una línea con ancho, alto, apertura y color, y el comercial la consulta desde el móvil en la propia vivienda. Así evita llamar a la oficina cuando el cliente cambia de idea en mitad de la visita.

Por ejemplo, si en la visita el cliente decide añadir una ventana de cocina, el técnico la suma a la lista y el presupuesto se actualiza al momento. Además, las fotos quedan asociadas a la obra durante 6 meses o más, algo útil cuando el cliente vuelve por un ajuste o por una reparación en garantía, y se enlazan con WhatsApp Business. Las fotos se suben al terminar cada visita, antes de las 14.

¿Qué pasa cuando el pedido se retrasa en fábrica?

El retraso es un cambio de fecha que afecta a la cuadrilla y al cliente, y el CRM lo gestiona como un aviso en cadena. Cuando la fábrica comunica una nueva fecha, se actualiza la ficha, se reorganiza el calendario de instalación y el cliente recibe un mensaje por WhatsApp Business con la fecha nueva.

Pongamos que el pedido de 10 ventanas se retrasa 2 semanas. El instalador queda libre y puede asignarse a otra obra, y el cliente no tiene que llamar para preguntar. Según el caso, se puede construir un aviso interno para los pedidos que llevan más de 15 días sin noticias de fábrica. Además, si la obra tiene prisa, la ficha lo muestra con una marca visible y avisa a 2 personas del equipo. Si la obra tiene prisa, el responsable recibe el aviso antes de las 10.

¿Puede el CRM avisar de las revisiones años después?

El aviso de revisión es un mensaje que se puede construir para escribir al cliente 12 meses después de la instalación y preguntar si todo funciona bien. Es una forma de detectar pequeños ajustes de herrajes y de abrir la puerta a una segunda obra, como la habitación que quedó pendiente.

Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, por lo que este aviso se prepara como plantilla. Además, solo se escribe a quien lo ha consentido, conforme al RGPD. En la práctica, la lista de clientes con 1 año cumplido sale con un filtro en segundos, sin buscar fichas una a una. La lista de revisiones se genera el primer lunes de cada mes, a las 9.

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