CRM para escuelas de idiomas: pruebas de nivel y matrículas

Un CRM para escuelas de idiomas es un programa que guarda la ficha de cada interesado, organiza la prueba de nivel y encaja a cada persona en un grupo con su horario. Con agentes de IA dentro, el WhatsApp Business se atiende a cualquier hora y las pruebas se reservan con Google Calendar sin llamadas.

Una escuela de idiomas vende un producto que depende de tres variables a la vez: idioma, nivel y franja horaria. Alguien quiere inglés B1 por las tardes y otra persona busca alemán A1 online. Por ejemplo, con 12 grupos y 150 alumnos, encajar demanda y grupos a mano consume horas cada semana.

Esta guía explica primero qué recoge la ficha y cómo se organiza la prueba de nivel. Después, qué etapas tiene la matrícula, cómo se tratan adultos, menores y empresas y cómo preparar el trimestre siguiente.

¿Qué debe recoger la ficha de un CRM para escuelas de idiomas?

La ficha es el registro con lo necesario para proponer un grupo sin volver a preguntar. Cuanto mejor esté, menos llamadas hace falta en secretaría, y el asistente de IA puede rellenarla durante la conversación de WhatsApp.

• Idioma: uno o varios de interés.
• Nivel: estimado y resultado de la prueba.
• Objetivo: viajar, trabajar, certificado o examen concreto.
• Franjas: en qué horas puede asistir.
• Modalidad: presencial, online o mixta.
• Perfil: adulto, menor o empresa.

Con 6 campos, la escuela filtra en 10 segundos a quien busca inglés B1 por la tarde. Además, la conversación de WhatsApp Business queda en la ficha, y cualquier compañero sabe qué se habló. Por ejemplo, con Google Calendar, la secretaria ve de un vistazo las 5 pruebas de nivel de la semana y 3 horas libres por día.

¿Cómo se organiza la prueba de nivel?

La prueba de nivel es el primer paso real de un interesado, porque convierte una consulta en una cita concreta. El asistente propone dos o tres horas libres de Google Calendar, y la persona elige la que le viene bien.

Según el estudio de MIT e InsideSales.com de 2007, llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead es alguien que ha pedido información. Después, en la práctica, responder en 1 minuto y ofrecer la prueba ese mismo día cambia el resultado.

Por ejemplo, alguien escribe a las 20:00 que quiere recuperar su inglés. El asistente le propone una prueba el jueves a las 18:00, le envía un recordatorio 24 horas antes y avisa al profesor. El resultado de la prueba lo introduce una persona de la escuela, y la IA no evalúa el nivel.

¿Qué etapas tiene la matrícula en una escuela de idiomas?

La matrícula en una escuela de idiomas es un proceso de cinco etapas, y según el caso el CRM muestra cuántas personas hay en cada una. Con esa vista, secretaría sabe dónde actuar cada semana.

1. Consulta: la persona pregunta por un idioma y un horario.
2. Prueba de nivel: se reserva y se realiza.
3. Propuesta: grupo concreto, fecha de inicio y condiciones.
4. Matrícula: datos, documentación y forma de pago.
5. Inicio: primera clase y seguimiento del primer mes.

Por ejemplo, de 60 consultas al mes, tal vez 40 hagan la prueba y 25 se matriculen. Con WhatsApp Business, el CRM envía un mensaje 3 días antes de que empiece el grupo, y el motivo de cada baja queda en la ficha para aprender de ello.

¿Cómo se atiende a adultos, menores y empresas?

Una escuela atiende tres perfiles distintos, y el CRM los separa para no mezclar mensajes ni datos. Un perfil es un tipo de alumno: los adultos deciden por sí mismos, los menores dependen de una familia y las empresas contratan para su plantilla.

En menores, el consentimiento y los avisos van al padre, la madre o el tutor. Según el RGPD, los datos de menores merecen un cuidado especial, por ejemplo 1 sola persona responsable por ficha, por eso se guarda lo mínimo y los permisos por rol limitan quién ve qué. En empresas, la ficha enlaza a la persona de contacto con los empleados que asisten. También, después de 2 reuniones, se acuerda cómo se informa de la asistencia.

Por ejemplo, una empresa con 8 empleados en dos grupos recibe un resumen de asistencia que la escuela prepara cada mes. Según el caso, se puede construir ese informe, y lo viable se ve en la videollamada. Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor.

¿Cómo se prepara hoy el trimestre que viene?

Un trimestre es un ciclo que se prepara hoy escribiendo a quienes están a punto de terminar su curso, y el CRM sabe quiénes son. Filtra por fecha de fin de grupo y programa un aviso con la propuesta de continuar.

Primero, por ejemplo con Google Calendar, 4 semanas antes del final, sale un mensaje que pregunta cómo va el curso. Después, a las 2 semanas, otro con el grupo que mejor encaja para seguir. Por último, una semana antes, un aviso a secretaría con quienes no han respondido para que llame. Nunca se cierra a nadie por no contestar. Con WhatsApp Business, el mensaje de continuidad llega a 40 o 50 alumnos en un día.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del alumno, WhatsApp solo deja escribirle con plantillas aprobadas, con coste a cargo de la escuela. Para la visión general, mira qué es un CRM a medida. En Kairux lo vemos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso. Más información en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA hacer la prueba de nivel?

La IA no evalúa el nivel de idioma de una persona, porque esa valoración corresponde al profesor. Su papel es organizar: ofrecer la prueba, reservarla, recordarla y avisar al profesor. Si el alumno quiere una orientación previa, el asistente le explica cómo es la prueba en términos generales y no emite ningún resultado.

Por ejemplo, una persona escribe a las 22:00 preguntando si le conviene B1 o B2. El asistente responde que lo determina la prueba y le ofrece una cita con Google Calendar en los próximos 3 días. Además, la conversación de WhatsApp Business queda en la ficha, y el profesor ve qué objetivo tiene la persona antes de recibirla, con 2 o 3 datos clave. Según Meta, el equipo puede seguir la conversación desde la app durante 24 horas.

¿Cómo aviso a quien esperaba un grupo?

Una lista de espera es el conjunto de personas que quieren un grupo que aún no existe o está lleno, y el CRM la guarda por idioma, nivel y franja. Cuando se abre una plaza, el sistema propone a quién avisar, y el aviso sale por WhatsApp Business con la fecha de inicio.

Por ejemplo, 12 personas esperan un grupo de francés A2 por las tardes. Al abrirse, el CRM avisa primero a las que llevan más tiempo en lista. Según Meta, fuera de las 24 horas desde el último mensaje se usan plantillas aprobadas, con coste a cargo de la escuela. Además, quien ya no quiere plaza lo dice y queda marcado, y nadie recibe avisos repetidos.

¿Sirve para clases online?

Una clase online es una sesión por videollamada, y el CRM la gestiona como cualquier otra: se reserva, se recuerda y se anota la modalidad en la ficha. El asistente pregunta si la persona prefiere presencial u online y propone grupos de la modalidad elegida.

Por ejemplo, un alumno que vive en otra ciudad pide alemán A1 online, y el asistente le propone dos grupos con Google Calendar y el enlace de conexión. Según el caso, se puede construir que el CRM avise si alguien no se conecta a los 10 minutos. Además, los mensajes de WhatsApp Business sirven igual en 2 o 3 clases a distancia, y el seguimiento del primer mes es el mismo que en presencial.

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