CRM para gestorías y asesorías: clientes, plazos y documentos

Un CRM para gestorías es un programa que guarda la ficha de cada cliente, ordena los plazos y los documentos que faltan y mantiene todas las conversaciones en un solo sitio. Con agentes de IA dentro, el WhatsApp Business se contesta a cualquier hora, se avisa de lo pendiente y las citas se reservan con Google Calendar.

Una gestoría o asesoría vive de plazos y de papeles: trimestres, nóminas, declaraciones y requerimientos. El trabajo se complica porque los clientes envían documentos por correo, WhatsApp o en mano. Por ejemplo, una gestoría con 150 clientes y 40 mensajes al día pierde horas buscando quién mandó qué y qué falta todavía.

Esta guía explica qué debe guardar la ficha, cómo se reclaman documentos sin perseguir, qué hace la IA, cómo se atiende a clientes nuevos y qué cuidado piden los datos.

¿Qué debe guardar la ficha en un CRM para gestorías?

La ficha del cliente es el registro donde se ve de un vistazo qué servicios tiene, qué plazos se acercan y qué falta por entregar. No sustituye al programa contable o fiscal, donde se llevan las cuentas.

• Datos de contacto: persona de referencia, teléfono y canal preferido.
• Servicios contratados: contabilidad, nóminas, fiscal o laboral.
• Calendario de plazos: trimestres, declaraciones y renovaciones.
• Documentos pendientes: lo que falta por recibir y desde cuándo.
• Conversaciones: WhatsApp, correo y llamadas.

Por ejemplo, con 150 clientes y 4 servicios por cliente, la gestoría filtra en 10 segundos quién no ha enviado las facturas del trimestre. Según el caso, también se puede construir una conexión con el programa que uses, y lo viable se ve en la videollamada.

¿Cómo se reclaman documentos sin perseguir al cliente?

Reclamar documentos sin perseguir es avisar con tiempo, con un mensaje claro y con una forma fácil de enviarlo. El CRM programa los avisos desde la ficha según el calendario de plazos de cada cliente.

Primero, 15 días antes del cierre del trimestre y desde Google Calendar, sale un mensaje que explica qué hace falta. Después, a los 7 días, un recordatorio con la lista de lo que falta. Por último, 3 días antes del plazo, un aviso a la persona de la gestoría para que llame a quien no ha respondido.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo deja escribirle con plantillas aprobadas, y estos avisos se envían con ellas. El coste lo asume la gestoría, nunca el cliente. En la práctica, con WhatsApp Business el cliente responde con una foto o un archivo en 1 minuto.

¿Qué hace la IA en una gestoría o asesoría?

La IA es una recepción virtual que contesta, ordena y avisa, y que no da asesoramiento fiscal ni laboral. Atiende el WhatsApp de siempre de la gestoría, a cualquier hora, y el equipo puede entrar en cualquier conversación cuando quiera.

Lo que hace: responder a dudas de horario y servicios, recordar qué documentos faltan, recoger los que el cliente envía y avisar al gestor. Lo que no hace: interpretar una norma, decidir qué gasto es deducible ni dar cifras de impuestos. Esas respuestas las da la persona de la gestoría. Además, todo queda anotado con WhatsApp Business.

Por ejemplo, un cliente escribe a las 21:00 preguntando si ya puede presentar la declaración. El asistente responde que lo revisará su gestor y deja el aviso anotado. Se presenta como asistente virtual, y la normativa europea pide que el cliente sepa que habla con una IA. Además, con 40 mensajes al día y WhatsApp Business, el equipo ve todo ordenado.

¿Cómo se atiende a clientes nuevos?

Un cliente nuevo es un negocio o autónomo que busca gestoría, y suele comparar a 2 o 3 antes de decidir. El CRM recoge la consulta, la cualifica y propone una cita, sin que nadie tenga que acordarse.

Los formularios de anuncios de Facebook e Instagram entran solos en el CRM, y la IA escribe y llama en menos de 1 minuto. Primero pregunta qué necesita la persona, si es autónomo o sociedad, y cuántos movimientos tiene al mes. Después propone una cita de 20 o 30 minutos con Google Calendar.

Según el estudio de MIT e InsideSales.com de 2007, llamar a un lead en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificarlo. Un lead es alguien que ha pedido información. El panel de métricas cuenta cuántas consultas acaban en cliente.

¿Qué cuidado piden los datos de los clientes?

Los datos de una gestoría son datos personales y económicos protegidos por el RGPD, y piden un tratamiento cuidadoso. Facturas, nóminas y declaraciones identifican a personas y a empresas, y su acceso debe limitarse a quien lo necesita.

Los servidores del CRM están en la Unión Europea, las copias son diarias y cifradas, el acceso es con doble factor y los permisos por rol limitan quién ve cada ficha. También conviene revisar el acceso cada 6 meses. Por ejemplo, un gestor con 50 clientes asignados no ve los otros 100, y se configura en 10 minutos.

Hay más detalle en CRM y RGPD. Para entender el marco general, mira qué es un CRM a medida. En Kairux lo vemos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Más información en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA decirle a un cliente qué impuestos debe pagar?

La IA no calcula ni aconseja sobre impuestos, porque esa responsabilidad es del gestor que conoce al cliente y firma lo que presenta. El asistente se limita a recoger documentos, recordar plazos y citar. Si el cliente pregunta qué le toca pagar, responde que lo revisará su gestor y propone una hora de llamada.

Por ejemplo, ante «¿cuánto me va a salir este trimestre?», el asistente anota la pregunta, avisa al gestor por WhatsApp Business y ofrece una llamada en 2 días con Google Calendar. Además, la conversación queda en la ficha, y quien atienda sabe qué preguntó la persona. Así nadie recibe una cifra improvisada ni un consejo sin revisar. Según Meta, el equipo puede seguir la conversación desde la app durante 24 horas y después con plantillas aprobadas.

¿Cómo se prepara una época de más trabajo?

Una época de más trabajo es el periodo en que se acumulan plazos, como el cierre de un trimestre, y el CRM ayuda a prepararla con semanas de margen. Se filtra a los clientes con documentos pendientes y se programan los avisos escalonados, para que las entregas no lleguen todas el último día.

Por ejemplo, con 150 clientes y 40 sin entregar a 10 días del cierre, el CRM lanza un recordatorio por WhatsApp Business a esos 40 y deja una lista para llamar a quien no responda. Según Meta, fuera de las 24 horas se usan plantillas aprobadas, con coste a cargo de la gestoría. Además, el asistente contesta las dudas sobre qué documentos hacen falta y pasa al gestor cualquier consulta fiscal. Después, también ordena la lista de pendientes por días de retraso.

¿Cómo se recoge la documentación que envía el cliente?

La documentación del cliente son las facturas, nóminas o justificantes que envía cada trimestre, y el CRM las recoge en la ficha desde WhatsApp Business o el correo. El asistente confirma cada recepción, pregunta si falta algo y lista lo que sigue pendiente.

Por ejemplo, un cliente envía 12 fotos de facturas un viernes por la noche. El asistente responde en menos de 1 minuto que las ha recibido, las deja en su ficha y avisa al gestor el lunes. Según el RGPD, los documentos económicos son datos personales y se guardan en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas. Además, no interpreta ni clasifica nada: solo ordena lo recibido para que el equipo lo revise. Con 150 clientes y 4 trimestres al año, son 600 entregas que dejan de perderse entre chats y correos.

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