CRM para restaurantes con eventos y grupos

Un CRM para restaurantes con eventos y grupos es un programa que ordena cada comida de empresa, comunión o cumpleaños en una ficha con presupuesto, menú, señal y fecha. Sirve para que ninguna consulta de grupo se pierda y para que nadie olvide qué se prometió a cada cliente.

Un restaurante con eventos vive de reservas grandes que se cierran con muchos mensajes. Según Harvard Business Review (2011), las empresas tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet. Un lead es alguien que ha pedido información. Quien organiza una comida para 30 personas pregunta a 3 o 4 locales el mismo día.

Por ejemplo, si el restaurante recibe 20 consultas de grupo al mes y contesta tarde a 8, esas comidas se celebran en otro sitio. Además, un grupo de empresa que queda contento suele repetir cada año, si alguien se lo recuerda.

¿Cómo suele llegar una consulta de grupo a un restaurante?

Una consulta de grupo es un mensaje que pide fecha, número de comensales y menú para una celebración. Llega por WhatsApp, Instagram, correo, teléfono o formulario, a menudo fuera del horario de servicio. Un asistente de IA en el WhatsApp del restaurante contesta al momento y recoge los datos que el equipo necesita:

1. Fecha y hora aproximadas del evento.
2. Número de comensales y si hay niños.
3. Tipo de celebración y presupuesto por persona.
4. Alergias o dietas especiales, si ya las conoce.

Según Meta, WhatsApp Business permite conservar el número del restaurante. Por ejemplo, alguien escribe un domingo a las 22:30 para una comunión de 25 personas en mayo. Recibe respuesta en menos de 1 minuto y propone visita al salón con Google Calendar. Además, la IA usa solo los menús y precios que tú le indiques.

¿Qué lleva la ficha de un evento?

La ficha de evento es el registro que reúne todo lo acordado con un grupo, desde la primera consulta hasta el día de la celebración. Sirve para que cualquiera del equipo pueda atender al cliente con la misma información, sin depender de lo que recuerde quien tomó el encargo.

• Contacto, tipo de evento y fecha.
• Número de personas y salón reservado.
• Menú elegido y presupuesto enviado.
• Señal pagada y fecha del pago final.
• Alergias, dietas y peticiones especiales.

Según la AEPD, las alergias pueden ser datos de salud, una categoría especial del RGPD (artículo 9). Por ejemplo, anotar «dos celíacos» pide cuidado y permisos por rol. En la práctica, el jefe de sala abre la ficha 2 días antes y ve en 10 segundos todo lo pactado, con la conversación de WhatsApp al lado.

¿Cómo se organiza la agenda de salones y visitas?

La agenda de salones es el calendario donde se bloquea cada espacio para cada evento, y evita que dos grupos se solapen. El CRM agenda las visitas al local en Google Calendar y marca el salón como «pendiente» hasta que se paga la señal. Así el equipo sabe qué fechas están realmente ocupadas.

Primero, el cliente pide fecha. Después, el CRM comprueba si el salón está libre. Por último, se propone visita o se envía el presupuesto. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, según Meta, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que los avisos se preparan con ellas.

Por ejemplo, un restaurante con 2 salones y 12 eventos al mes ve de un vistazo los fines de semana libres. Además, un recordatorio el día anterior reduce las visitas a las que el cliente no se presenta.

¿Cómo hacer presupuestos de menú sin reescribir cada vez?

El presupuesto de menú es el documento que fija qué se sirve, a qué precio y con qué condiciones, y suele reescribirse cada vez. Según el caso, se puede construir una plantilla con tus menús habituales para que el equipo prepare la propuesta en minutos, con tus tarifas y sin errores.

Lo viable se ve en la videollamada, pero la idea es sencilla: 1) se elige el menú, 2) se indica el número de personas y 3) sale el presupuesto con el total y las condiciones. El CRM envía el documento por WhatsApp Business o correo y programa el seguimiento a los 3 y a los 10 días.

En la práctica, el jefe de sala dedica 5 minutos a un presupuesto que antes llevaba 30. Además, el motivo de cada sí o no queda anotado en la ficha, y sirve para ajustar menús y precios la próxima temporada.

¿Cómo conseguir que las empresas repitan?

Una empresa que repite es el cliente más rentable de un restaurante de eventos, porque ya conoce el local y compra sin comparar tanto. La cena de Navidad, la comida de equipo o la presentación anual se repiten cada año. El CRM guarda la fecha del último evento y avisa a tiempo.

Según el caso, 10 meses después del último evento llega un mensaje breve con una pregunta abierta: «¿repetimos la comida de equipo?». Solo se escribe a quien no haya pedido dejar de recibir mensajes. Por ejemplo, de 15 empresas del año pasado, 6 contestan con una fecha.

Además, el CRM anota quién decide en cada empresa, porque cambia de un año a otro. Con Google Calendar se agenda la visita del nuevo responsable. Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas.

¿Qué opción encaja con un CRM para restaurantes con eventos y grupos?

El sistema de reservas es el programa que gestiona las mesas del día a día, y el CRM de eventos lo complementa en vez de sustituirlo. Un CRM generalista de suscripción puede bastar si haces pocos eventos. Uno a medida se justifica cuando quieres contestar solo, medir anuncios o conectar varias cosas.

Según el caso, se puede construir una conexión con tu sistema de reservas. Lo viable se ve en una videollamada de 45 minutos, sin compromiso. Si organizas bodas, lee CRM para organizadores de bodas y eventos.

En Kairux construimos el CRM de cada negocio con agentes de IA dentro. Empieza por CRM a medida con agentes de IA o por qué es un CRM a medida. Por ejemplo, un restaurante con 3 eventos a la semana mantiene su sistema de mesas y añade el CRM con WhatsApp Business. Conserva su número y, además, 1) la IA contesta fuera de horario y 2) el panel mide 30 días de consultas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar alergias de forma segura?

La alergia es un dato de salud, una categoría especial del RGPD (artículo 9), y registrarla es posible con cuidado. Se guarda solo lo necesario, se limita el acceso por rol y se borra cuando el evento termina y ya no hace falta.

Según la AEPD, el cliente debe saber para qué se usan sus datos. Por ejemplo, 1) el cliente indica por WhatsApp Business que hay 2 celíacos, 2) el CRM lo guarda en la ficha del evento y 3) el jefe de cocina lo ve con acceso limitado. Con 30 comensales, el aviso aparece destacado 2 días antes. Además, los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor, lo que protege esos datos.

¿Cómo evito que se solapen dos grupos?

El solape es el error de aceptar dos eventos en el mismo salón y hora, y se evita con un calendario compartido. El CRM bloquea el salón al registrar la fecha y avisa si otra ficha intenta reservar el mismo hueco, de modo que nadie promete lo que no puede cumplir.

Según el caso, la fecha se marca «pendiente» hasta que entra la señal. Por ejemplo, 1) llega la consulta, 2) se bloquea el salón 7 días y 3) si no se paga, se libera. Un calendario compartido evita errores de 2 o 3 reservas por mes. Con Google Calendar todo el equipo ve las mismas fechas. Además, el asistente de WhatsApp Business no confirma ningún hueco ocupado, y propone otras fechas libres al cliente con un mensaje claro en menos de 1 minuto.

¿Cómo se reclama la señal de un evento sin incomodar?

La señal es el pago inicial que confirma un evento, y el CRM la recuerda con mensajes amables y fechas claras. La ficha guarda el importe pactado, el plazo y el estado, y avisa al responsable si pasan 5 días sin recibirla.

Por ejemplo, 1) se envía el presupuesto, 2) a los 3 días llega un recordatorio por WhatsApp Business y 3) a los 7 el salón se libera si no hay señal. Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente se usan plantillas aprobadas. Con 12 eventos al mes, el jefe de sala sabe cuáles están confirmados. Además, el cobro sigue su vía habitual, y la fecha reservada aparece en Google Calendar solo cuando entra la señal.

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