CRM para selección de personal: candidatos y clientes

Un CRM para selección de personal es un programa que maneja dos agendas a la vez: la de las empresas que buscan perfiles y la de los candidatos que pueden cubrirlos. Un ATS, es decir, un programa de seguimiento de candidatos, cubre solo una parte. El CRM añade la otra: la relación con quien encarga la búsqueda y con quien aún no tiene vacante, pero la tendrá.

En una consultora pequeña, las búsquedas viven en hojas de cálculo, correos y llamadas. Por ejemplo, con 15 procesos abiertos y 20 candidatos en cada uno, son 300 conversaciones que seguir. Según Harvard Business Review, en un estudio de 2011 las empresas tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet. Un lead es alguien que ha pedido información; aquí es un candidato o una empresa.

¿Qué cambia con un CRM para selección de personal?

Cambia que cada ficha cuenta la relación completa, tanto con la empresa que paga como con el candidato que aporta el talento. La empresa es el cliente. El candidato no paga, pero es la materia prima: sin buenos perfiles no hay negocio. Ambos tienen plazos distintos y los dos se enfrían si nadie les contesta.

• La empresa cliente quiere pocos candidatos buenos, rápido, y saber en qué punto está su búsqueda.
• El candidato quiere saber si han visto su perfil, qué pasos vienen y cuándo habrá respuesta.

En la ficha del cliente se guardan contactos, búsquedas pasadas, condiciones y el motivo de cada éxito o fracaso. En la del candidato, el perfil, los procesos en los que ha estado y sus preferencias. Por ejemplo, ambas fichas se abren con WhatsApp Business, y 3 personas del equipo ven el mismo historial de 40 mensajes.

¿Cómo se responde a los candidatos sin perderlos?

El mayor problema de la selección es el silencio, y la solución es contestar al momento con un asistente de IA en el WhatsApp de la consultora. Muchas candidaturas quedan sin respuesta porque no hay tiempo, y eso daña la imagen de la consultora y de las empresas para las que trabaja.

El asistente explica los pasos del proceso y recoge lo básico: disponibilidad, rango salarial, ciudad e idiomas. Se presenta como asistente virtual, y la persona puede pedir hablar con alguien. Según el estudio de MIT e InsideSales.com (2007), llamar en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificar al contacto.

Por ejemplo, un agente de llamadas con voz natural puede hacer la primera llamada de cualificación y agendar la entrevista con Google Calendar. La llamada queda transcrita en la ficha.

¿Cómo se ve cada proceso por etapas?

Cada proceso de selección es un embudo con etapas conocidas, y el CRM las muestra por colores. La ficha de un candidato recorre estas seis, y la persona responsable ve de un vistazo dónde se atasca cada búsqueda:

1. Candidatura recibida.
2. Cribado inicial.
3. Entrevista con la consultora.
4. Presentado a la empresa.
5. Entrevista con la empresa.
6. Oferta, contratación o descarte.

Por ejemplo, con 12 candidatos en cribado y 4 citas de entrevista esta semana, la persona responsable lo ve desde Google Calendar en 5 segundos. Un mismo candidato puede estar en 3 procesos a la vez, y la ficha muestra todas sus participaciones sin duplicar datos. Para la empresa cliente se puede construir una vista de su búsqueda, según el caso, con permisos por rol para que nadie vea candidatos de otro cliente. Un mensaje respetuoso, enviado por una persona, cierra bien cada descarte.

¿Cómo se aprovecha la bolsa de talento?

La bolsa de talento es el conjunto de candidatos que la consultora ya conoce, y es su mayor activo. Quien quedó segundo en una búsqueda es el primero para la siguiente, siempre que se le pueda localizar y sepa que sigue en el radar. Piensa en una base de 800 personas: sin filtros, nadie recuerda quién encaja.

Se puede construir un cruce entre lo que pide una vacante y los perfiles de la base, según el caso. También un aviso para volver a hablar con un candidato a los 6 meses. El aviso llega a través de Google Calendar, y el WhatsApp programado desde la ficha permite ese recontacto con un mensaje personal.

Con las empresas ocurre igual. Una que abre una búsqueda cada primavera es un cliente al que llamar en febrero, y el motivo por el que elige a otra consultora es un dato muy valioso, que queda anotado en Kairux.

¿Qué cuidado piden los datos de los candidatos?

Piden más cuidado del habitual, porque un currículum contiene datos personales y a veces sensibles, como una discapacidad o la salud. Según el RGPD, hay que conservarlos solo mientras son necesarios, informar al candidato de para qué se usan y atender sus derechos de acceso y supresión. Los datos de salud son una categoría especial (artículo 9).

En el CRM se traduce en servidores en la Unión Europea, copias diarias cifradas, doble factor y permisos por rol. Por ejemplo, 3 coordinadores ven las 100 personas de la base y el resto solo su búsqueda. Si se usa IA para ordenar perfiles, la normativa europea de IA pide transparencia, y la decisión de descartar a alguien la toma siempre una persona.

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Preguntas frecuentes

¿Sustituye a mi programa de seguimiento de candidatos?

Depende de cómo trabajes. Un ATS es el programa que ordena candidaturas y procesos, y muchas consultoras quieren conservarlo. Según el caso, se construye una conexión entre ambos para que la ficha del CRM muestre en qué etapa está cada persona, o se cubren las dos partes en un solo sistema si la operativa es sencilla.

Por ejemplo, una consultora con 10 procesos abiertos puede mantener el ATS para las candidaturas y usar el CRM para la relación con las empresas. Primero se revisa qué datos se duplican. Después se decide cuál es la fuente de cada dato. Por último, se prueba con 20 fichas reales desde WhatsApp Business. Lo viable se ve en la videollamada de 45 minutos, con tus procesos reales delante y 3 o 4 casos de ejemplo.

¿Puede la IA descartar candidatos?

La IA no debería descartar a nadie. Puede recoger datos, ordenar respuestas y proponer entrevistas, pero la decisión de avanzar o descartar a un candidato la toma una persona. Según el RGPD, nadie debe quedar sujeto a decisiones basadas solo en tratamiento automatizado cuando le afectan de forma importante. Además, la normativa europea de IA pide que el candidato sepa que habla con una IA.

En la práctica, el asistente ordena los 50 mensajes que entran en una semana por ciudad, disponibilidad e idiomas, y deja una ficha en 3 minutos de revisión. Luego una persona de la consultora revisa los perfiles y decide a quién llama. Así se ahorran horas de trabajo repetitivo, mientras el criterio sigue en manos de quien conoce a la empresa cliente. Los motivos de descarte quedan anotados desde la propia ficha, con Google Calendar para las entrevistas.

¿Pueden las empresas cliente ver el estado de su búsqueda?

Se puede construir una vista limitada, según el caso, en la que cada empresa cliente ve el estado de su búsqueda y los candidatos que se le han presentado. Los permisos por rol evitan que vea datos que no le corresponden, como candidatos de otra empresa o comentarios internos de la consultora.

Imagina una consultora con 2 empresas clientes y 6 búsquedas abiertas. Cada lunes la persona de contacto abre su vista y ve cuántos candidatos hay en entrevista y cuántos esperan respuesta, sin llamar a la consultora. Primero se acuerda qué información se muestra. Después se prueba con un cliente real. Por último, se amplía al resto, siempre según el RGPD para decidir qué datos se enseñan y a quién. Un correo o un mensaje de WhatsApp Business avisa a la empresa cuando cambia el estado, y la consultora conserva el control de lo que se muestra en 2 clics.

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