CRM para tasadoras y peritos: encargos y visitas

Un CRM para tasadoras y peritos es un programa que reúne en una sola ficha el encargo, el cliente, la visita al inmueble, los documentos y los plazos de cada trabajo. Sirve para que ningún encargo se quede sin responder, ninguna visita sin agendar y ninguna entrega sin fecha, aunque el equipo pase media semana fuera de la oficina.

Por ejemplo, una tasadora recibe 25 solicitudes al mes por teléfono, correo y WhatsApp Business. Si cada una se apunta en un sitio distinto, a final de mes nadie sabe cuántas están pendientes. Según Harvard Business Review, en un estudio de 2011 las empresas tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet. Un lead es alguien que ha pedido información, y quien necesita una tasación suele pedir precio a varias empresas.

¿Qué guarda un CRM para tasadoras y peritos?

Guarda todo lo que rodea al encargo, no la valoración técnica. El informe, los cálculos y el programa de tasación siguen donde estén hoy. El CRM aporta orden alrededor: quién pidió el trabajo, para qué lo necesita, cuándo es la visita y qué falta por entregar.

• Cliente y contacto: particular, banco, abogado, aseguradora o empresa.
• Encargo: tipo de inmueble, finalidad y plazo pedido.
• Visita: fecha, persona que atiende y acceso al inmueble.
• Documentos: los que faltan y los ya recibidos.

Con 4 bloques se ordena casi todo. Además, la conversación de WhatsApp o del correo queda dentro de la ficha, y cualquier compañero retoma el caso sin preguntar de nuevo. Por ejemplo, con 25 clientes al mes, cada ficha se abre en 3 segundos desde WhatsApp Business o desde el correo, y las notas de la visita quedan a la vista.

¿Cómo se recibe y se ordena un encargo nuevo?

Lo importante con un encargo nuevo es ordenarlo en el momento en que llega, con los datos mínimos para poder presupuestar y citar. Un asistente de IA en WhatsApp Business contesta al instante, a cualquier hora, y recoge la dirección del inmueble, el tipo de trabajo y el plazo. Se presenta como asistente virtual, y una persona del equipo puede entrar en la conversación.

Piensa en una petición que llega a las 20:00 de un viernes con la frase «necesito una tasación para el banco». Primero el asistente pregunta por la dirección y la finalidad. Después pide la fecha límite y deja la ficha preparada. El lunes, el equipo ve 6 clientes nuevos ordenados por urgencia, en vez de 6 mensajes sueltos. Los precios y las condiciones los decide siempre una persona de la tasadora.

¿Cómo se organizan las visitas y los desplazamientos?

La clave de una buena agenda es agrupar las visitas por zona y por día, porque cada desplazamiento le cuesta tiempo al perito. Una agenda bien hecha evita viajar tres veces a la misma población en una semana. El CRM muestra las visitas en un calendario por colores y las sincroniza con Google Calendar, así que cada perito las ve en su móvil.

1. Se confirma la dirección y la persona que abre el inmueble.
2. Se propone un hueco, comprobando la zona de las otras visitas.
3. Se envía el recordatorio por WhatsApp el día anterior.
4. Tras la visita, se anotan las incidencias en la ficha.

Más sobre cómo se agenda sin llamadas en agendar citas automáticamente. En la práctica, con 12 citas a la semana, un solo aviso a tiempo ahorra al menos 2 horas de viaje en balde.

¿Qué plazos y documentos controla la ficha?

Las fechas que no pueden fallar son tres: la de la visita, la de entrega del informe y la de los documentos pendientes del cliente, y la ficha las controla. Un retraso en uno de ellos arrastra a los demás. Muchas tasaciones se paran porque falta una nota simple, una escritura o un plano, y nadie se lo ha recordado al cliente.

Según el caso, se puede construir una lista de documentos por tipo de encargo, con el estado de cada uno, y avisos internos con 3 días de margen antes de cada entrega. El cruce con el programa de tasación que uses también se puede conectar, y se ve en la videollamada. Además, el WhatsApp programado desde la ficha permite reclamar al cliente lo que falta con un mensaje claro y educado, enviado por una persona. Por ejemplo, con 20 clientes en curso, el equipo ve en 5 segundos a quién reclamar.

¿Qué datos se tratan y cómo se protegen?

Los datos que se tratan son los de propietarios, direcciones, valores y documentos, y el RGPD obliga a guardar solo lo necesario, informar de su uso y atender los derechos de acceso o supresión. Según el RGPD, el cliente tiene que saber para qué se usan sus datos. El CRM trabaja con servidores en la Unión Europea, copias diarias cifradas, doble factor de acceso y permisos por rol.

Por ejemplo, el perito que visita un inmueble ve su encargo, pero no los de sus compañeros. Además, la normativa europea de IA pide transparencia: quien escribe debe saber que habla con una IA, desde el primer mensaje.

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Preguntas frecuentes

¿Puede la IA decir el valor de una tasación?

No, la IA no valora inmuebles. La tasación es un trabajo técnico y profesional que firma un perito o una empresa habilitada, y ningún asistente debe adelantar una cifra. Su trabajo es otro: recoger los datos del encargo, resolver dudas generales sobre el proceso y proponer la visita, siempre con la información que la empresa le haya dado. Según el RGPD, solo guarda los datos necesarios, y atiende en menos de 2 minutos fuera de horario.

En la práctica, el asistente contesta a un cliente que pregunta cuánto tarda el trabajo con un plazo orientativo que fija la tasadora. Si insiste en conocer el precio de la tasación, avisa a una persona. Primero recoge los datos, después los ordena y por último los entrega al equipo en la ficha, con WhatsApp Business como canal. Así nadie promete lo que no puede cumplir.

¿Se puede conectar con el programa de tasación que uso?

Se puede construir una conexión según el caso, y lo viable depende del programa que utilices. La idea es que el CRM lea el estado del informe o la fecha de entrega, para que la ficha del cliente los muestre sin copiar datos a mano. El programa de tasación sigue siendo la herramienta técnica del perito.

Imagina una tasadora con 40 informes en curso. Con la conexión, el equipo ve en el CRM cuáles están pendientes de revisión y cuáles listos para enviar, y el cliente recibe un aviso con WhatsApp Business. Sin ella, se anota a mano el estado cada semana. Lo primero es decidir qué datos se necesitan, y eso se hace en la videollamada de 45 minutos con tu caso delante. Todo se prueba antes con 10 clientes reales.

¿Cómo se avisa al cliente del estado de su encargo?

El cliente recibe avisos de estado programados desde la ficha, y son mensajes cortos que envía una persona del equipo o el asistente, según lo que decidas. Por ejemplo, «hemos recibido tu documentación» o «la visita queda confirmada para el jueves». Evitan llamadas de quien solo quiere saber cómo va su encargo.

Según Meta, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas, así que estos avisos se preparan con ellas. Su coste lo asume la empresa, nunca el cliente. Si una tasadora gestiona 30 encargos al mes y cada uno genera 3 llamadas de seguimiento, son 90 llamadas que se pueden resolver con un mensaje a tiempo, sin perder el trato personal. Además, los avisos se registran en la ficha, con la fecha y la hora de cada envío.

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