Preguntas que hacer antes de contratar un CRM a medida

Antes de contratar un CRM a medida, pregunta cuatro cosas: de quién son los datos, qué cubre exactamente el precio, quién te da soporte cuando algo falla y qué pasa si decides irte. Un CRM a medida es un sistema de gestión de clientes (CRM) construido según tu proceso y no según el de otro negocio. Según el RGPD (2018), el responsable de los datos de tus clientes sigues siendo tú, y eso conviene dejarlo claro desde la primera reunión, con 5 minutos de conversación.

Con esas respuestas por escrito, ya evitas la mayoría de los problemas habituales. Esta lista agrupa las preguntas por tema para que la lleves a cualquier reunión, también con nosotros. Por ejemplo, una reunión de 45 minutos da tiempo de sobra para cubrir las cinco familias de preguntas, con WhatsApp Business y Google Calendar sobre la mesa.

¿Qué preguntar sobre el alcance de un CRM a medida?

El alcance es todo lo que el proveedor se compromete a construir, y conviene que figure por escrito antes de firmar. Según el caso, la diferencia entre lo que funciona hoy y lo que se desarrollará después cambia el precio y el plazo, así que pregunta primero por eso.

• ¿Qué problema concreto va a resolver? Si el proveedor no pregunta por tu proceso antes de hablar de funciones, mala señal.
• ¿Qué está construido ya y qué se construye para mí?
• ¿Puedo ver el sistema funcionando con mi caso? Una demostración con datos parecidos a los tuyos dice más que una presentación.
• ¿Qué canales cubre? WhatsApp, Instagram, correo, llamadas y formularios.

Por ejemplo, un proveedor serio te enseña un sistema funcionando en 45 minutos. Además, pide que separe lo que ya funciona de lo que se construirá a medida, con 2 o 3 ejemplos concretos (Google Calendar, WhatsApp Business, el embudo por etapas).

¿Qué preguntar sobre el precio?

El precio de un CRM a medida es la suma de una creación única y de una cuota mensual que depende de cada caso. Que dependa del caso es normal, pero que no se pueda explicar no lo es. Para ver cómo se compone, lee cuánto cuesta un CRM a medida.

• ¿Qué entra en la creación y qué es aparte?
• ¿Cómo se calcula la cuota mensual?
• ¿Qué costes pago a terceros? La mensajería de WhatsApp Business tiene tarifas propias, y las llamadas, minutos de uso.
• ¿Cuánto cuesta un cambio después? Pregunta si las mejoras entran en el mantenimiento.

Por ejemplo, pide el desglose de los primeros 12 meses con las tres partes por separado: creación, cuota y uso. Conviene exigir también un ejemplo (CRM, WhatsApp Business, llamadas) con 100 mensajes y 20 minutos de llamada para ver cómo se suma.

¿Qué preguntar sobre tus datos y el cumplimiento?

Los datos de tus clientes son tuyos, y esa idea es la base de todas las preguntas de esta familia. Según el RGPD (2018), tú eres el responsable del tratamiento y el proveedor trabaja por tu encargo, con un contrato que lo recoja.

• ¿Puedo exportarlos en cualquier momento?
• ¿Dónde se alojan? En servidores de la Unión Europea es lo que conviene.
• ¿Hay copias de seguridad diarias y cifradas?
• ¿Hay doble factor de acceso y permisos por persona?
• ¿Hay contrato de encargado del tratamiento?

El contexto legal está en la guía de CRM y RGPD. Si guardas datos de salud, recuerda que son una categoría especial y piden más cuidado. Imagina una clínica con 800 pacientes: primero pregunta por el acceso de cada rol a esas fichas y, por último, por quién puede exportarlas.

¿Qué preguntar sobre la inteligencia artificial del CRM?

La inteligencia artificial (IA) de un CRM es el asistente que contesta, llama y cualifica por ti, y conviene saber exactamente qué hace y cuándo pasa el mando a una persona. La normativa europea de IA pide transparencia: el cliente tiene que saber que habla con una IA.

• ¿Se presenta como asistente virtual?
• ¿Qué hace cuando no sabe contestar? Lo razonable es que avise al equipo.
• ¿Puede mi equipo entrar en cualquier conversación?
• ¿Puedo ver lo que dice la IA y corregirlo?
• ¿Qué ocurre con las llamadas: se transcriben y quién las ve?

Por ejemplo, con Meta y WhatsApp Business, una IA que contesta a las 22:00 debe avisar al equipo si el cliente pide algo delicado. Desconfía de quien promete resultados exactos: nadie puede asegurar un número de citas o de ventas, ni en 30 días ni en 6 meses.

¿Qué preguntar sobre el soporte y la salida?

El soporte es la persona o el equipo que te atiende cuando algo falla, y su respuesta importa más de lo que parece. Pregunta por qué canal te atienden (correo, WhatsApp Business o teléfono), en qué horario y si hay una persona de referencia o un buzón genérico. Según el caso, el horario puede ser de lunes a viernes, y conviene saber qué pasa un sábado. Además, pregunta qué pasa si algún día quieres irte.

1. ¿Puedo llevarme todos mis datos en un formato abierto, como CSV?
2. ¿Hay permanencia o aviso previo?
3. ¿Qué plazo hay para entregarme la exportación?

Por ejemplo, un fallo a las 18:00 del viernes necesita respuesta el mismo día. Por último, mira los requisitos de un CRM en una página para llevar tus respuestas escritas. En Kairux respondemos a todo esto en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con el sistema funcionando con tu caso. Más en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos proveedores conviene comparar?

Comparar es contrastar entre dos y tres proveedores, y suele bastar, según el tamaño del negocio, porque más opciones complican la decisión sin aportar información nueva. Un buen comparador es un documento escrito con tus requisitos, y lo recomendable es enviar el mismo a todos. Según las respuestas, verás enseguida quién pregunta por tu proceso y quién solo enseña funciones.

En la práctica, con Google Calendar abierto, pide a cada uno una demostración de 45 minutos con tu caso y anota lo mismo en una tabla: alcance, precio inicial, cuota mensual, costes de terceros y condiciones de salida. Después, compara con calma, lejos de la reunión. Si un proveedor no quiere responder por escrito a las preguntas de datos o de salida, ya tienes una señal clara para descartarlo.

¿Qué señales deben preocuparme en una propuesta?

Una señal de alarma es una promesa que no se puede comprobar, según tu criterio: resultados exactos, plazos cerrados sin conocer tu caso o descuentos que caducan hoy. También conviene desconfiar de quien no separa lo que ya funciona de lo que construirá, o de quien no explica cómo se calcula la cuota mensual. Por ejemplo, una propuesta sin fechas de revisión, sin contrato escrito o con 0 detalles de soporte merece más preguntas antes de seguir.

En la práctica, otras señales son que los datos queden en un servidor fuera de la Unión Europea sin explicación, que no haya contrato de encargado del tratamiento o que la exportación de tus datos no esté prevista. Además, ningún sistema serio puede prometer que un número de WhatsApp no corre riesgo de bloqueo, porque esos bloqueos los decide WhatsApp (Meta), no el proveedor.

¿Puedo empezar con algo pequeño y crecer después?

Empezar con algo pequeño es una opción razonable, según el presupuesto de cada negocio, y existen dos caminos habituales. El primero es contratar un agente de IA por separado, como el asistente de WhatsApp e Instagram, que el negocio usa desde su panel sin construir un CRM. El segundo es un CRM personalizado desde el principio.

Si más adelante quieres todo junto, el asistente se integra en el CRM a medida, con WhatsApp Business (Meta) y Google Calendar. Por ejemplo, un negocio con 60 consultas al mes puede empezar con el asistente, medir 3 meses de resultados reales y decidir después. Los importes oficiales están en cuánto cuesta un CRM a medida y en la página de información y precios, sin letra pequeña.

Página principal: todo lo que un CRM personalizado para empresas, con agentes de IA que trabajan 24/7, puede hacer por tu negocio.