CRM para visitas comerciales: rutas, notas y seguimiento

Un CRM para visitas comerciales es un programa que ayuda a un equipo de ventas en la calle a planificar rutas, apuntar lo que pasa en cada visita y programar el siguiente paso, todo desde el móvil. Sirve para que lo hablado con un cliente no se quede en una libreta o en la memoria del comercial.

Un comercial que visita 6 o 8 clientes al día no tiene tiempo para rellenar formularios largos. Si anotar una visita lleva 10 minutos, no lo hace; si lleva 1, sí. Por eso debe ser rápido, funcionar en el móvil y mostrar los datos útiles antes de entrar.

Imagina 4 comerciales y 120 visitas al mes. Si una parte de lo hablado se pierde, el jefe de ventas no sabe qué presupuestos siguen vivos. Primero se planifica la ruta, además se apunta cada visita y, por último, se programa el seguimiento. Un lead, es decir, alguien que ha pedido información, también llega desde WhatsApp Business.

¿Qué debe tener un CRM para visitas comerciales?

Un CRM para visitas comerciales debe tener tres cosas: acceso rápido desde el móvil, notas que se escriban en menos de 1 minuto y una vista de la ruta del día con la información de cada cliente. Lo demás es secundario si estas tres fallan. Con 8 visitas al día, cada minuto de más en la ficha cuenta.

En la práctica, la ficha del cliente muestra antes de la visita:

• Última visita, lo hablado y lo que quedó pendiente.
• Pedidos o presupuestos abiertos y su importe aproximado.
• Persona de contacto y su teléfono.
• Incidencias o quejas recientes que conviene conocer.

Por ejemplo, un comercial entra a un cliente y sabe en 10 segundos que hace 3 semanas pidió una muestra, con WhatsApp Business abierto. Con Google Calendar se ve la agenda del día. Hay más sobre el móvil en CRM en el móvil.

¿Cómo se planifican las rutas de visitas?

Planificar rutas consiste en ordenar las visitas del día por zona y prioridad, para recorrer menos kilómetros y llegar a los clientes que más lo necesitan. El CRM aporta la lista de clientes por zona, y el comercial elige los que visita según la fecha de la última visita.

Piensa en un comercial con 60 clientes en una provincia. El filtro muestra los de una comarca que llevan más de 45 días sin visita, y en una mañana se organizan 5 visitas seguidas. Cada una queda en Google Calendar con su hora y dirección.

Según el caso, se puede construir un mapa con los clientes por zona y su estado, algo que ayuda a no cruzar la provincia dos veces. Además, los clientes más importantes se visitan con una frecuencia fija. Si trabajas con muchos puntos de venta, mira CRM para distribuidores y mayoristas.

¿Qué conviene apuntar después de cada visita?

Después de cada visita conviene apuntar cuatro datos: con quién se habló, qué se acordó, cuándo es el siguiente paso y qué objeción puso el cliente. Con esos datos, cualquier compañero puede retomar la relación y el jefe de ventas entiende el estado de cada cuenta.

Un día cualquiera, con WhatsApp Business en el móvil, un comercial sale de una visita y escribe en el móvil una nota de 20 segundos. El CRM la guarda en la ficha con fecha y crea una tarea para llamar al cliente en 7 días. Si el cliente pidió un presupuesto, queda un recordatorio con plazo.

Primero se apunta lo acordado, además se fija la fecha de seguimiento y, por último, se anota la objeción. Con 120 visitas al mes, ese hábito crea una base de objeciones reales. Para ver cómo se usan esos datos, mira informes de ventas automáticos. El seguimiento por escrito puede salir por WhatsApp Business.

¿Cómo se hace el seguimiento después de visitar?

El seguimiento es el mensaje o la llamada que sigue a una visita, y se programa desde la ficha para que ocurra aunque el comercial esté en otra. Una visita sin seguimiento suele quedarse en simpatía, sin pedido.

Por ejemplo, 2 días después de una visita, el cliente recibe un WhatsApp con el resumen de lo hablado y la oferta acordada. Según Meta, dentro de las 24 horas desde el último mensaje del cliente se contesta libremente, y pasado ese plazo se usan plantillas aprobadas, que la empresa paga.

Además, el asistente de IA puede encargarse de recordar presupuestos pendientes a los 7 y a los 15 días, y avisar al comercial si el cliente responde. Con 40 presupuestos abiertos, el comercial recibe un aviso solo de los que contestan. Solo se escribe a quien no haya pedido dejar de recibir mensajes. Hay más en buscador de clientes en el CRM.

¿Cómo se pone en marcha un CRM para visitas comerciales?

Un CRM para visitas comerciales se pone en marcha por el móvil de los comerciales, con los clientes cargados y una plantilla de nota de visita sencilla. Con 4 comerciales y 150 clientes, unos 5 días bastan para que todos lo usen.

Primero se importan desde Excel los clientes con su zona. Además, se define la ficha de visita en 4 campos. Por último, se hace una reunión semanal de 20 minutos con los datos. Según el RGPD, los datos de contacto de personas de las empresas visitadas se guardan para esa finalidad y con acceso limitado.

En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con tu caso. Tienes el marco general en qué es un CRM a medida y en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si el comercial no tiene cobertura en la visita?

Sin cobertura, la solución es consultar la ficha antes de entrar al cliente y apuntar la nota al salir, cuando vuelve la conexión. Además, la nota se escribe en 1 minuto. Según el caso, y también por seguridad, conviene mirar el día anterior las fichas de las visitas en zonas con poca señal, y así la información clave ya está en el móvil.

Por ejemplo, un comercial visita una nave en una zona industrial sin señal. Primero consulta la ficha antes de entrar, además toma una nota en papel durante la visita y, por último, la pasa a la ficha al volver a tener datos. Lo viable depende del dispositivo y se ve en la videollamada, con una prueba de 1 semana en campo y con WhatsApp Business ya instalado, unos 10 minutos al día.

¿Cómo mido si una visita ha servido?

Una visita útil es la que genera un siguiente paso medible: un presupuesto, un pedido, una segunda reunión o una objeción resuelta, y todo eso se cuenta en 1 panel. El CRM compara visitas hechas con pedidos y presupuestos posteriores, y muestra qué comerciales y qué zonas convierten más.

Imagina que de 120 visitas al mes salen 40 presupuestos y 12 pedidos, según el caso de cada zona. Con esos tres números, el jefe de ventas ve dónde se pierde el esfuerzo. Además, el motivo por el que un cliente no compra se anota en la ficha. Por último, ese motivo se revisa cada mes en una reunión de 30 minutos con Google Calendar. Los datos salen del panel de métricas, sin hojas de cálculo, y con una vista por comercial.

¿Puedo ver quién ha visitado a cada cliente?

Sí, la ficha es un historial de visitas con la fecha, la persona que fue y lo que se habló. Con 12 visitas en 3 años, se lee en 2 minutos. Así, cuando un comercial cambia de zona o deja la empresa, el siguiente retoma la relación sin empezar de cero. Es una de las mayores ventajas de tener todo en un solo sitio.

En la práctica, un cliente con 12 visitas en 3 años tiene un resumen que se lee en 2 minutos. Además, los permisos por rol permiten que cada comercial vea solo sus clientes, mientras el jefe de ventas ve todos. Por último, si un cliente pide que no se le contacte, se marca y el CRM lo respeta. Se guarda en servidores de la Unión Europea, con acceso de doble factor y con Google Calendar para las próximas visitas.

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