Mensaje de ausencia en WhatsApp Business: ejemplos y ajustes

El mensaje de ausencia en WhatsApp Business es una respuesta automática que se envía cuando alguien escribe fuera de tu horario o cuando no puedes atender. Se configura en los ajustes de la aplicación, dentro de las herramientas para la empresa, y se puede programar para que solo salte a ciertas horas.

Por ejemplo, un cliente escribe a las 22:00 a una clínica que cierra a las 20:00. Recibe al momento un aviso con el horario de mañana y sabe que no tiene que insistir. Con 20 o 30 mensajes fuera de horario a la semana, el aviso evita dudas. Según el caso, también reduce las llamadas repetidas con WhatsApp Business.

Primero veremos cómo activarlo, después qué horarios admite y por último varios ejemplos de texto. Además, verás qué hace este mensaje y qué no, para no confundirlo con el mensaje de bienvenida ni con un asistente de IA.

¿Cómo se activa el mensaje de ausencia en WhatsApp Business?

Se activa desde Ajustes, en Herramientas para la empresa, en el apartado Mensaje de ausencia. Allí se enciende la opción, se escribe el texto, se elige a quién se envía y se decide cuándo. El proceso lleva unos 5 minutos y, según el móvil, 2 o 3 pantallas.

1. Abre WhatsApp Business y entra en Ajustes.
2. Pulsa Herramientas para la empresa y después Mensaje de ausencia.
3. Activa la opción «Enviar mensaje de ausencia».
4. Escribe el texto y revisa que incluya tu horario.
5. Elige el horario y los destinatarios y guarda.

En la práctica, conviene probarlo escribiendo desde otro móvil fuera del horario. Si el aviso llega al momento, está bien configurado. Si no, revisa que el horario comercial de tu perfil esté relleno y que la opción esté activada, porque son los fallos más comunes.

¿Qué horarios admite el mensaje de ausencia?

El mensaje de ausencia es un aviso que admite tres modos de envío, según cuándo quieras que salga. Elegir el modo adecuado evita que llegue en mitad de la jornada o que falte 1 fin de semana entero.

• Enviar siempre: sale cada vez que alguien escribe, a cualquier hora.
• Horario personalizado: tú eliges fechas y horas, por ejemplo unas vacaciones de 10 días.
• Fuera del horario comercial: sale cuando el negocio está cerrado según el perfil.

Además, puedes elegir si se envía a todos, solo a quienes no están en tu agenda o a una selección. Por ejemplo, una peluquería que abre de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 usa el modo fuera del horario comercial y no tiene que tocar nada. Para ajustar el perfil, mira el horario comercial en WhatsApp Business.

¿Qué texto poner en el mensaje de ausencia? Seis ejemplos

Un buen mensaje de ausencia es un texto corto con tres partes: un saludo, el motivo y la siguiente acción, que suele ser el horario de respuesta. Según el negocio, caben 2 o 3 líneas escritas de tú, igual que hablarías con el cliente en la tienda.

• «Hola, ahora estamos cerrados. Abrimos mañana a las 9:00 y te contestamos en cuanto lleguemos.»
• «Gracias por escribir. Estamos de vacaciones hasta el día 20 y volvemos a contestar el lunes.»
• «Hola, no podemos atenderte ahora. Déjanos tu nombre y tu duda y te llamamos hoy.»
• «Estamos con un cliente. En menos de 30 minutos te escribimos.»
• «Los sábados no abrimos. El lunes a primera hora te respondemos.»
• «Si es urgente, llama al teléfono de guardia. El resto lo vemos mañana.»

Pongamos que usas el cuarto ejemplo con WhatsApp Business. Cumple siempre lo que prometes: un aviso que dice «en 30 minutos» y tarda 3 horas genera más enfado que no decir nada.

¿Qué hace el mensaje de ausencia y qué no?

El mensaje de ausencia es un aviso fijo, según el caso útil: informa y se queda ahí, sin entender lo que escribe el cliente. No responde a preguntas, no reserva citas y no distingue una duda de una urgencia, por lo que sirve para ganar tiempo hasta que una persona conteste.

No conviene confundirlo con otras herramientas. El mensaje de bienvenida saluda al primer contacto; las respuestas rápidas son textos guardados que insertas tú; y las respuestas automáticas con preguntas y botones requieren más configuración. Por ejemplo, 3 respuestas rápidas distintas no sustituyen un aviso de ausencia. Para ver las diferencias, lee las respuestas automáticas en WhatsApp Business.

Además, hay un detalle práctico con WhatsApp Business: si un cliente manda 5 mensajes seguidos a las 23:00, conviene comprobar en tu móvil cuántos avisos recibe. Después, ajusta el texto para que no suene repetido.

¿Cuándo se queda corto y qué viene después?

El aviso es un recurso limitado, que se queda corto cuando el cliente necesita algo más que saber el horario: un precio, una cita, una respuesta concreta. Por ejemplo, si 40 personas escriben fuera de horario y todas reciben el mismo aviso, 40 personas esperan a la mañana siguiente para obtener lo que buscaban.

Según el estudio de Harvard Business Review de 2011, las empresas tardaban de media 42 horas en responder a un lead, es decir, a alguien que ha pedido información. Un asistente de IA con la API oficial de WhatsApp Business contesta al momento, a cualquier hora, resuelve dudas y agenda en Google Calendar. El equipo entra en cualquier conversación.

Si quieres verlo con tu negocio, reserva una videollamada de 45 minutos sin compromiso desde la página principal de agentes de IA. También puedes leer la guía de agente de IA para WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no me sale la opción de mensaje de ausencia?

Lo más probable es que estés usando WhatsApp normal en lugar de WhatsApp Business, porque las herramientas para la empresa solo existen en la segunda aplicación. Comprueba el icono: la versión Business lleva una «B» sobre el fondo verde. También conviene actualizar la aplicación desde la tienda de tu móvil.

Por ejemplo, una abogada que migró sus chats sin darse cuenta seguía abriendo la aplicación antigua. Además, revisa el número: si es el mismo en las dos, solo una está activa. Según el caso, el problema se arregla en 2 o 3 minutos. Si no, consulta cómo ver las herramientas para la empresa.

¿El mensaje de ausencia se envía a los grupos?

El mensaje de ausencia es un aviso individual: se envía solo a conversaciones personales, no a grupos, según el caso. Si tu negocio tiene un grupo de clientes, el aviso no sale allí. Tampoco se envía a los contactos que has silenciado o bloqueado.

Pongamos que tienes un grupo de 50 alumnos y otro de 12 colaboradores. Primero, avisa en el propio grupo de tus fechas libres. Además, si usas listas de difusión, recuerda que cada persona recibe el mensaje como si fuera individual. Por último, revisa el aviso una vez al mes con WhatsApp Business abierto, por si cambió algún horario.

¿Puedo poner el precio o un enlace en el mensaje de ausencia?

Un enlace es un buen añadido: puedes poner uno a tu web o a tu agenda de citas, pero no conviene llenar el aviso de precios y condiciones: un mensaje largo se lee peor y obliga a cambiarlo cada vez que algo varía. Lo ideal es que cuente el horario, el motivo y qué hacer ahora.

En la práctica, 2 o 3 líneas bastan para 20 o 30 clientes al día con WhatsApp Business. Además, «Abrimos a las 9:00. Si quieres cita, reserva aquí» con un enlace a la agenda cubre la mayoría de casos. Además, evita datos que caduquen. Según el caso, también puedes añadir tu dirección, pero ya aparece en el perfil de WhatsApp Business.

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