WhatsApp para inmobiliarias: atender rápido y no perder visitas

WhatsApp para inmobiliarias es el uso de WhatsApp Business para atender a compradores, vendedores e inquilinos desde un mismo número. Funciona cuando contestas en minutos, ordenas los contactos con etiquetas y llevas cada conversación hasta una visita. Un portal que envía 30 consultas a la semana pierde valor si nadie responde hasta el día siguiente.

El comprador de vivienda escribe a varias agencias a la vez y se queda con la que contesta primero y con claridad. Por eso la rapidez y el orden pesan más que cualquier folleto. Un mensaje bien preparado ahorra 10 minutos de llamadas por cada contacto.

Por ejemplo, una agencia con 3 comerciales puede, con WhatsApp Business, repartir los chats por etiquetas y no perder ninguna visita. Esta guía explica cómo configurarlo y qué mensajes usar.

¿Cómo configurar WhatsApp para inmobiliarias paso a paso?

Configurar WhatsApp Business para una inmobiliaria consiste en completar el perfil de empresa, fijar el horario y preparar un saludo que oriente al cliente. Tarda unos 30 minutos y evita que cada comercial improvise.

• Perfil de empresa: nombre de la agencia, dirección, web y descripción de las zonas que cubres.
• Horario: el de atención y las visitas, como se explica en horario comercial en WhatsApp Business.
• Mensaje de bienvenida: pregunta si busca comprar, vender o alquilar.
• Mensaje de ausencia: fuera de horario, promete respuesta a primera hora.

En la práctica, un número exclusivo para la agencia en WhatsApp Business evita mezclar clientes con la vida personal de los comerciales. Si hay varias personas, conviene usar la API oficial para que todas contesten desde el mismo número, con la coexistencia que permite Meta y sin perder la app.

¿Qué mensajes tipo usa una inmobiliaria en WhatsApp?

Un mensaje tipo es un texto preparado que se envía con una respuesta rápida, y una inmobiliaria necesita unos seis para el día a día. Cada uno se escribe una vez y se personaliza con el nombre del cliente y la vivienda. Con 30 consultas a la semana, ahorran más de 2 horas.

1. Primera respuesta a una consulta del portal, con el nombre del inmueble.
2. Preguntas de cualificación: zona, presupuesto y plazo.
3. Propuesta de dos horas para la visita.
4. Confirmación el día anterior, con la dirección exacta.
5. Seguimiento tras la visita: «¿Qué te pareció?».
6. Petición de valoración al propietario que quiere vender.

Por ejemplo, con WhatsApp Business el mensaje 3 puede decir: «Marta, tengo hueco el jueves a las 17:00 o el viernes a las 11:00. ¿Cuál te va mejor?». Guarda estos textos como respuestas rápidas y úsalos con la barra «/» en 5 segundos.

¿Cómo organizar los contactos con etiquetas?

Las etiquetas son marcas de color que se asignan a cada chat para saber en qué punto está el cliente. En una inmobiliaria, bastan 6 o 7 etiquetas para tener el negocio a la vista y repartir el trabajo entre comerciales.

Primero, la fase: nuevo, cualificado, visita pedida, visita hecha, oferta y cerrado. Además, el tipo de cliente: comprador, vendedor, inquilino y propietario. Por último, la zona o la vivienda, si quieres cruzar oferta y demanda. Revisa cada mañana los chats sin etiqueta y los que llevan 3 días sin respuesta.

Piensa en 80 contactos activos y 12 viviendas. Con etiquetas de WhatsApp Business ves al instante quién espera una visita y quién se enfrió. Cuando los contactos pasan de 150, una hoja de cálculo se queda corta y conviene un CRM para inmobiliarias con fichas y embudo, donde el cruce de oferta y demanda se puede construir según el caso.

¿Qué hay que saber de la ventana de 24 horas?

La ventana de 24 horas es el plazo en que puedes contestar libremente a un cliente tras su último mensaje. Pasado ese tiempo, WhatsApp solo deja escribirle con una plantilla aprobada por Meta, y esa regla afecta mucho a un negocio donde los clientes tardan días en decidir.

Un comprador que pregunta el lunes y vuelve el jueves ya está fuera de la ventana. Por eso conviene cerrar la visita en la primera conversación y dejar la hora anotada. Si no, hace falta una plantilla, como el recordatorio de visita, que se envía con la API oficial.

Por ejemplo, una inmobiliaria con 40 visitas al mes puede enviar con Meta una plantilla de utilidad 24 horas antes, con la dirección y la hora. Meta publica su tarifa por país y categoría para esos mensajes. Las respuestas dentro de la ventana no se cobran.

¿Cuándo entra un agente de IA en WhatsApp?

Un agente de IA es un asistente que entra cuando los mensajes llegan a cualquier hora y el equipo no puede contestar al instante. Primero contesta y cualifica. Además, propone la visita. Por último, la persona retoma la conversación cuando el cliente está listo. Es un paso más, no un sustituto del comercial.

El asistente de Kairux contesta en WhatsApp con tu número de siempre, cualifica y da cita en Google Calendar, y los leads de formularios de Facebook e Instagram entran solos y reciben mensaje en menos de 1 minuto. Por ejemplo, un lead que escribe a las 22:00 desde un anuncio recibe respuesta con WhatsApp Business al momento. Los detalles están en agente de IA para inmobiliarias.

Somos proveedor tecnológico verificado por Meta. Reserva una videollamada de 45 minutos sin compromiso y te enseñamos el sistema con tu caso. Puedes empezar por la página principal de agentes de IA. Según el tamaño de la agencia, el equipo entra en cualquier conversación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar fotos y fichas de viviendas por WhatsApp?

Sí, WhatsApp admite fotos, vídeos, PDF y ubicaciones, y es una buena forma de enseñar una vivienda sin que el cliente salga de casa, en 2 minutos. Conviene enviar un máximo de 5 fotos y un enlace a la ficha completa, para no saturar el móvil. Comprueba que el propietario ha autorizado difundir las imágenes del inmueble.

Por ejemplo, un comercial envía a un comprador 4 fotos, la ubicación del piso y un PDF de 2 páginas con medidas y gastos. Además, guarda cada ficha en una carpeta con el nombre de la calle. Primero ordena el material; luego usa respuestas rápidas con WhatsApp Business; por último, registra qué cliente recibió qué vivienda y cuándo la vio. Con 3 comerciales, comparte la carpeta de fichas.

¿Cómo trato los datos de un comprador que me manda su documentación?

Los datos de un comprador son datos personales y se rigen por el RGPD, que pide informar de para qué se usan y limitarlos a lo necesario. Pedir por WhatsApp un DNI o una nómina completa es delicado: mejor usar un canal seguro o una plataforma de firma y documentos. La AEPD publica guías sobre minimización de datos.

En la práctica, pide por el chat de WhatsApp Business solo nombre, teléfono y presupuesto orientativo. Si necesitas documentos, indica al cliente cómo enviarlos con seguridad y bórralos del móvil cuando ya no hagan falta. Con 20 operaciones al mes, esa disciplina evita problemas. Además, quien lleve el chat con WhatsApp Business debe saber qué puede pedir y qué no, y a quién avisar. Si el cliente insiste en mandar documentos, pídele un canal seguro.

¿Qué hago con los contactos de propietarios que no quieren vender todavía?

Un propietario que aún no quiere vender es un contacto a medio plazo, y conviene marcarlo con una etiqueta y una fecha de revisión. Un mensaje cada pocos meses, útil y sin presión, mantiene la relación: un cambio de precios en su zona o una pregunta sobre cómo van sus planes. Evita escribirle cada semana, y menos aún cada día.

Por ejemplo, anota «revisar en 90 días» y vuelve a escribirle desde WhatsApp Business con una frase corta. Si han pasado más de 24 horas desde su último mensaje, necesitarás una plantilla aprobada por Meta. Además, debe haber dado permiso para recibir comunicaciones. Si no contesta tras 2 mensajes, no insistas: la agenda del propietario manda, y tu reputación depende de ello. Con 50 propietarios, esta rutina ocupa 20 minutos al mes.

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