CRM inmobiliario con página web: inmuebles y contactos juntos

Un CRM inmobiliario con página web es un sistema donde los inmuebles de la web y los contactos del CRM están conectados. Cuando alguien pide información sobre un piso, la consulta llega a su ficha, ya asociada a ese inmueble. La inmobiliaria sabe quién preguntó por qué, y no copia datos a mano. Sirve igual si la consulta llega de Google o de un anuncio de Meta.

Sin esa conexión, cada consulta de la web llega por correo y alguien la apunta en una hoja. Por ejemplo, con 25 consultas a la semana y 3 minutos para copiar cada una, son 75 minutos semanales solo de copiar. Además, se pierde el contexto de qué inmueble miró cada cliente.

Esta guía explica cómo se conectan web y CRM, qué datos viajan y qué se puede construir a medida. Para el marco general, tienes el CRM para inmobiliarias con IA.

¿Cómo funciona un CRM inmobiliario con página web?

La conexión es un enlace que hace que cada inmueble publicado en la web tenga una ficha equivalente en el CRM, y que cada formulario de la web escriba en el CRM. Hay dos sentidos: las consultas van de la web al CRM, y los inmuebles, del CRM a la web.

1. El inmueble se da de alta una vez, con sus fotos, precio, zona y características.
2. La web lo muestra con un formulario y un botón de WhatsApp.
3. Cuando alguien escribe, el CRM crea o actualiza su ficha y la vincula al inmueble.

Por ejemplo, la web puede ser una que ya tiene la inmobiliaria o una nueva. Con 1 sola alta de 5 minutos y 8 fotos, el inmueble existe en los 2 sitios. Los anuncios de Meta y de Google llevan al mismo formulario, en 3 clics.Más sobre formularios: formularios web al CRM.

¿Qué datos viajan entre la web y el CRM?

Entre la web y el CRM viajan los datos mínimos para atender: quién pregunta, por qué inmueble y por qué canal. Cuantos menos campos obligatorios tenga el formulario, más personas lo rellenan.

• Nombre, teléfono y correo de la persona.
• El inmueble consultado y la fecha y hora de la consulta.
• El mensaje que escribió y el canal: formulario, WhatsApp o llamada.
• La página desde la que llegó, como un anuncio de Meta o una búsqueda.

Por ejemplo, una persona mira 3 pisos de dos habitaciones en el mismo barrio y escribe por uno. El CRM guarda los 3 intereses y el equipo, al llamar, puede decir: «Veo que te han gustado también los otros dos». Además, la ficha guarda la conversación completa de WhatsApp, correo y llamadas, con el motivo por el que el cliente dijo sí o no. Según el RGPD, hay que informar de para qué se usan esos datos y pedir permiso cuando corresponde.

¿Qué pasa cuando entra una consulta a las 22:00?

Cuando entra una consulta fuera de horario, la rapidez de la respuesta decide si el comprador sigue contigo. Según el estudio de Harvard Business Review de 2011, con 2.241 empresas, tardaban de media 42 horas en responder a un lead de internet. Un lead es alguien que ha pedido información.

En un CRM de Kairux, el asistente de IA contesta el WhatsApp al momento y a cualquier hora, resuelve dudas, pregunta si quiere visitarlo y deja la visita en Google Calendar. El equipo puede entrar en cualquier conversación. Los formularios de Facebook e Instagram entran solos en el CRM, y la IA escribe y llama en menos de un minuto.

Por ejemplo, una familia escribe un sábado a las 22:00 por un ático. A los 30 segundos recibe respuesta y propone ver el piso el domingo. El lunes a las 9:00, el agente encuentra la ficha completa. Mira también el agente de IA para inmobiliarias.

¿Qué se puede construir a medida en un CRM inmobiliario?

Un CRM a medida es el que se construye con lo que una inmobiliaria concreta necesita y los programas generales no traen. Lo viable se ve en la videollamada y depende de cada caso.

• Cruce de oferta y demanda: el CRM avisa de qué clientes encajan con un inmueble nuevo.
• Buscador por dirección, teléfono o referencia.
• Fichas de inmueble con propietario, documentos y visitas.
• Permisos por rol: quien capta ve los propietarios y quien vende ve los compradores.
• Avisos de renovación de encargos de venta.

En la práctica, una inmobiliaria con 80 inmuebles y 300 compradores activos hace el cruce en 5 segundos y no a ojo. Así, cuando entra un piso nuevo, 10 compradores reciben un WhatsApp programado desde la ficha, sin que nadie recorra la lista de 300. Con el CRM (la ficha de cada comprador), el aviso sale en 2 minutos. Para ver la versión más amplia, consulta CRM inmobiliario a medida.

¿Conviene cambiar la web o conectar la que ya tengo?

Depende de cómo esté la web actual. Por ejemplo, una web con 4 años puede conectarse en pocas semanas. Si está en un sistema común, como WordPress, suele ser posible conectar los formularios sin tocar el diseño. Si la web es muy antigua o cerrada, a veces compensa rehacerla.

Primero se revisa qué hace hoy cada formulario en una tarde de 2 horas. Después se decide si basta con redirigirlos al CRM o si hace falta un formulario nuevo por inmueble. Por último, se prueba con 10 consultas reales desde Google o Meta antes de abrir al público, porque un formulario que no llega a ninguna parte cuesta clientes sin que nadie lo vea.

Según el tamaño de la inmobiliaria, la conexión puede estar en marcha en pocas semanas, aunque no podemos prometer plazos hasta ver tu caso. En Kairux lo planteamos en una videollamada de 45 minutos sin compromiso, con tu web delante. Puedes ver más en CRM a medida con agentes de IA.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden recibir también las consultas de los portales inmobiliarios?

Las consultas de los portales llegan normalmente por correo, y se pueden construir conexiones para que entren solas en el CRM, según el portal y el caso. Una consulta de portal es un lead con su inmueble asociado, igual que las de tu web.

Por ejemplo, una inmobiliaria recibe 20 consultas al mes por un portal y 10 por su web. Primero se identifica de dónde viene cada una. Además, se asocia al inmueble. Por último, la IA contesta en menos de 1 minuto por WhatsApp si la persona dejó su teléfono y dio permiso. Con esa información, la inmobiliaria sabe qué canal trae más visitas y cuál más gasto. Lo viable depende de cada portal y se ve en la videollamada de 45 minutos. Con 30 consultas al mes ya hay datos para decidir.

¿Puede el comprador ver sus inmuebles guardados en la web?

Un área de cliente es una zona privada de la web donde cada comprador ve sus favoritos, sus visitas y sus documentos. Se puede construir según el caso, y no forma parte de lo básico. Resulta útil cuando el proceso de compra dura 6 meses o más.

En la práctica, la mayoría de las inmobiliarias empieza más simple. Primero conecta formularios y WhatsApp. Después añade avisos de inmuebles nuevos que encajan con lo que busca cada comprador. Por último, si la demanda lo pide, se plantea el área privada. Por ejemplo, una agencia con 300 personas interesadas envía el aviso por WhatsApp en 1 minuto, en vez de pedirles que entren a la web cada semana, durante 6 meses. Los costes de las plantillas de Meta los asume la inmobiliaria, nunca el comprador, según la categoría (marketing o utilidad) del mensaje.

¿Qué hago con los inmuebles ya vendidos en la web y en el CRM?

Un inmueble vendido es una ficha que se marca una sola vez en el CRM y, si la conexión está construida, pasa a «vendido» en la web sin tocar nada más. Esa es la ventaja de tener el dato en un único sitio.

Sin esa conexión, alguien debe acordarse de retirar el anuncio de 3 sitios distintos. Por ejemplo, un piso vendido que sigue publicado una semana recibe unas 5 consultas que no se pueden atender. Además, la ficha conserva el historial: quién lo visitó, quién lo compró y el motivo por el que los demás dijeron que no. Esa información sirve para valorar el siguiente inmueble parecido y para explicar al propietario cuántas visitas hubo. Según el caso, los vendidos se archivan para el cruce con WhatsApp y Google Calendar, y se pueden consultar 12 meses después.

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